Zintegrowany system informatyczny do obsługi finansowo-księgowej, podatkowej, elektronicznego obiegu dokumentów

Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z “ROZPORZĄDZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”.

1) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

2) W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:

a) .zip

b) .7 Z

3) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.

4) Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES.

5) Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

6) Zamawiający zaleca, aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.

7) Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.

8) Zaleca się, aby komunikacja z wykonawcami odbywała się tylko na Platformie za pośrednictwem formularza “Wyślij wiadomość do zamawiającego”, nie za pośrednictwem adresu email.

9) Osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji.

10) Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków.

11) Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1.

12) Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

13) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.

14) Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest GMINA KOSAKOWO, 81-198 KOSAKOWO, UL. ŻEROMSKIEGO 69;

2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: monika.sawa@cbi24.pl;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P. Z. P.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P. Z. P. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy P. Z. P., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu teleinformatycznego obejmującego zintegrowane systemy dziedzinowe do obsługi finansowej wraz z udzielenie licencji oraz przeprowadzenie szkolenia.

2. Zakres przedmiotu zmówienia obejmuje w szczególności:

1) dostarczenie wraz z dokumentacją i zainstalowanie zintegrowanego systemu informatycznego do obsługi finansowo-księgowej, podatkowej, elektronicznego obiegu dokumentów obejmującego następujące moduły:

a) moduł do obsługi finansowo-księgowej jednostki budżetowej,

b) moduł do obsługi wpływów podatkowych budżetowych wraz z podatkiem akcyzowym,

c) moduł do obsługi wpływów niepodatkowych budżetowych,

d) moduł do obsługi EZD,

e) moduł do obsługi integracyjnej,

f) moduł do obsługi kontrahentów,

g) moduł do przechowywania dokumentów/plików,

h) moduł do administracji i zarządzania.

2) wykonanie prac wdrożeniowych obejmujących niezbędny zakres prac instalacyjno-konfiguracyjno-integracyjnych wraz z migracją danych dla obszarów, dla których są konieczne ze względu na ich uwzględnienie w związku z wdrażanymi rozwiązaniami i e-usługami oraz oprogramowaniem oraz udzielenia lub dostarczenia stosownych licencji wraz z prawem do udzielenia sublicencji na czas nieograniczony,

3) przeprowadzenia prac wdrożeniowych lub konsultacji w siedzibie Zamawiającego,

4) przeprowadzenia szkoleń w miejscu i na warunkach określonych przez Zamawiającego,

5) świadczenia usług w ramach gwarancji oraz asysty technicznej w okresie wdrożenia i trwania gwarancji za pomocą profesjonalnych narzędzi oraz zasobów ludzkich, w szczególności: usuwania Błędów Oprogramowania, doradztwa, konsultacji, upgrade Oprogramowania do najnowszych wersji,

6) zapewnienia stałego i profesjonalnego zespołu osób pracujących nad wdrożeniem Oprogramowania,

7) W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest zapewnić niezbędne przygotowane organizacyjne, zgodnie z wymaganiami określonymi w Opisie przedmiotu zamówienia ze złożoną ofertą. Wykonawca zobowiązany jest realizować zamówienie z godnie z opisem przedmiotu zamówienia, opracowanym i zatwierdzonym przez Zamawiającego harmonogramem.

8) dokonywania uaktualniania i dostarczania nowych wersji instrukcji obsługi dla administratorów i użytkowników, w przypadku każdej zmiany wpływającej na sposób funkcjonowania oprogramowania, która nastąpi w okresie objętym gwarancją

3. Przedmiot zamówienia obejmuje dwa (II) etapy:

1) Etap I – wdrożenie systemu zintegrowanego systemu informatycznego, dokonanie migracji danych niezbędnych do rozpoczęcia pracy w nowym systemie, przeprowadzenie szkoleń. Zintegrowany system informatyczny musi być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa na dzień składania ofert, zapewniać ochronę danych osobowych na poziomie przewidzianym przepisami prawa, gwarantować bezpieczeństwo informacji zawartych w systemie,

2) Etap II – wykonywanie usługi wsparcia dla wdrożonego zintegrowanego systemu informatycznego. Usługa wsparcia polegać będzie na udzielaniu pomocy Zamawiającemu m.in. w zakresie obsługi, konfiguracji, usprawnień, wgrywania aktualizacji i administracji rozwiązaniami zastosowanymi w systemie oraz wspieraniu Zamawiającego w rozwiązywaniu problemów organizacyjno-technicznych związanych z funkcjonowaniem oraz rozwojem systemu. Usługa wsparcia może być świadczona telefonicznie, za pośrednictwem e-mail, za pośrednictwem portalu internetowego w formie dedykowanego systemu zgłoszeń lub w siedzibie Zamawiającego.

4. Przedmiot zamówienia obejmujący II etapy będzie realizowany w terminie do 24 miesięcy od dnia podpisania umowy, z zastrzeżeniem, że:

1) etap I zostanie zrealizowany w terminie do 3 miesięcy od dnia podpisania umowy,

2) etap II zostanie zrealizowany w terminie do 21 miesięcy od dnia zakończenia realizacji etapu I. 5. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia, warunki realizacji prawa i obowiązki Wykonawcy określa Opis przedmiotu zamówienia, stanowiący załącznik nr 7 do SWZ, Wzór umowy – załącznik nr 6 do SWZ.

48210000-3 - Pakiety oprogramowania dla sieci

48800000-6 - Systemy i serwery informacyjne

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: W celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający żąda:

a) wykazania wykonanych dostaw, w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej:

− dwóch zadań zrealizowanych na rzecz różnych jednostek samorządu terytorialnego obejmujących wdrożenie oprogramowania obejmującego zintegrowane systemy dziedzinowe do obsługi finansowej, o wartości co najmniej 400.000,00 zł brutto każde,

b) skierowania do realizacji zamówienia przez Wykonawcę, co najmniej:

− jednej osoby pełniącej funkcje kierownika z minimum 3-letnim doświadczeniem w zarządzaniu projektami informatycznymi, posiadający certyfikat Prince 2 Practitioner lub równoważny, która w ciągu ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, brała udział w realizacji co najmniej 2 projektów informatycznych w sektorze jednostek samorządu terytorialnego, o wartości co najmniej 500.000,00 zł brutto każdy. − dwóch osób pełniących funkcje specjalisty ds. wdrożeń wykonujących prace wdrożeniowe, w co najmniej dwóch projektach informatycznych obejmujących uruchomieniu e-usług oraz wdrożenie systemu do obsługi finansowej jednostek samorządu terytorialnego, w szczególności systemu do naliczania podatków i opłat lokalnych wraz z migracją danych podatkowych,

− jednej osoby pełniącej funkcje specjalisty ds. testów w zakresie testowania systemów informatycznych, uczestniczącej w co najmniej 2 projektach informatycznych polegających na uruchomieniu e-usług zintegrowanych z oprogramowaniem do naliczania podatków i opłat lokalnych, potwierdzony aktualnym certyfikatem ISTQB. Wszystkie osoby skierowane przez Wykonawcę do realizacji zamówienia (wskazane przez Wy-konawcę w wykazie osób) muszą posługiwać się językiem polskim lub, w przypadku braku zna-jomości języka polskiego przez ww. osoby, Wykonawca zobowiązany jest na własny koszt do zapewnienia tłumacza języka polskiego w celu stałego tłumaczenia w kontaktach pomiędzy Zamawiającym, a personelem Wykonawcy.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, o których mowa w Rozdziale VIII pkt 2, podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy obejmują:

1) wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ.

2) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku opisanego w Rozdziale VIII pkt 2 SWZ, wraz z informacjami na temat ich wykształcenia, uprawnień, kwalifikacji i doświadczenia, niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, wraz z załączeniem posiadanych uprawnień, kwalifikacji a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SWZ.

1. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swojej oferty wadium w wysokości: 8 600,00 zł.

2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.

3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) gwarancjach bankowych;

3) gwarancjach ubezpieczeniowych;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r. poz. 299).

4. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na konto w Banku PKO BP nr rachunku: 28 1020 1811 0000 0902 0374 5379 z dopiskiem „Wadium – nr postępowania ZP. 271.49.2025”. UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego.

5. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi być złożone jako oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej i spełniać co najmniej poniższe wymagania:

1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w ustawie Pzp;

2) z jej treści powinno jednoznacznej wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;

3) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie; termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem, iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);

4) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;

5) beneficjentem poręczenia lub gwarancji jest: GMINA KOSAKOWO;

6) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 Pzp), Zamawiający wymaga, aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).

6. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 Pzp zostanie odrzucona . Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 Pzp.

7. Wadium winno zabezpieczać interes zamawiającego, przez cały okres na jaki zostało ustanowione, co oznacza, że Zamawiający winien mieć praktyczną możliwość dokonania zatrzymania wadium do upływu terminu na jaki zostało ustanowione. Wadium wniesione w formie gwarancji ubezpieczeniowej musi mieć taką samą płynność jak wadium wniesione w pieniądzu co oznacza, że dochodzenie roszczenia z tytułu zapłaty wadium wniesionego w formie gwarancji nie może być utrudnione. Tym samym z treści gwarancji winno wynikać w jaki sposób należy zgłosić wystąpienie okoliczności uzasadniających zatrzymanie wadium, aby realnie możliwe było zaspokojenie roszczeń beneficjenta przez cały okres ważności wadium.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X pkt 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SWZ.

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych we Wzorze Umowy, stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.

2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 Pzp. oraz wskazanym we Wzorze Umowy, stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.

4. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.