Administracja i utrzymanie cmentarzy komunalnych przy ul. Słowiańskiej i ul. Waleriana Łukasińskiego w Świdnicy w 2027 roku

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

2. Komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy Pzp, za pośrednictwem elektronicznej Platformy zakupowej Open Nexus (dalej „Platforma”) pod adresem platformazakupowa.pl, która spełnia wymagania opisane w art. 64 ustawy Pzp.

3. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania komunikacja między zamawiającym a wykonawcami w zakresie:

1) przesyłania zamawiającemu pytań do treści SWZ,

2) przesyłania odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do złożenia podmiotowych środków dowodowych,

3) przesyłania odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do złożenia/poprawienia/uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu,

4) przesyłania odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu,

5) przesyłania odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych,

6) przesłania odpowiedzi na inne wezwania Zamawiającego wynikające z ustawy Pzp,

7) przesyłania wniosków, informacji, oświadczeń wykonawcy,

8) przesyłania odwołania/inne odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

4. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wy-słana do zamawiającego.

5. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji „Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.

6. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

7. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie za-mówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020, poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

8. Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

9. Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany według czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

10. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

cd. "Informacje dodatkowe"

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Miasto Świdnica ul. Armii Krajowej 49, 58-100 Świdnica, tel. 74 856-28-00 fax 74 856-87-21, w imieniu której działa Prezydent Miasta Beata Moskal - Słaniewska,

• administrator powołał inspektora danych osobowych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@um.swidnica.pl, telefon 74 856-28-23,

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.

„Administracja i utrzymanie cmentarzy komunalnych przy ul. Słowiańskiej i ul. Waleriana Łukasińskiego w Świdnicy w 2027 roku.” nr sprawy P-89/XI/26 prowadzonym w trybie podstawowym bez możliwości negocjacji na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp,

• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 ustawy Pzp,

• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,

• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,

• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,

• posiada Pani/Pan:

 na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia),  na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),  na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego),  prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,  przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul Stawki 2, 00-193 Warszawa.

 nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest zadanie pn.: „Administracja i utrzymanie cmentarzy komunalnych przy ul. Słowiańskiej i ul. Waleriana Łukasińskiego w Świdnicy” w tym m. in:

1) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi i zarządzanymi obiektami,

2) utrzymanie znajdujących się na terenie cmentarzy komunalnych przy ul. Słowiańskiej i ul. Waleriana Łukasińskiego składników majątkowych Gminy Miasta Świdnica, wyszczególnionych w załączniku nr 2 do umowy.

3) pobieranie opłat i wystawianie faktur w imieniu i na rzecz Gminy Miasto Świdnica,

4) prowadzenie i przechowywanie w odpowiednim pomieszczeniu dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej i elektronicznej, a w szczególności:

- ksiąg osób pochowanych na cmentarzu,

- alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu,

- księgi grobów na cmentarzu,

- rejestru miejsc rezerwowych,

- kompletowanie, przechowywanie kart zgonów oraz sukcesywne przekazywanie ich do archiwum,

5) nadzór nad robotami wykonywanymi na cmentarzach i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi pogrzebowe i inne np. kamieniarskie, w zakresie przestrzegania ob-owiązujących przepisów oraz Regulaminu Cmentarzy Komunalnych w Świdnicy dot. wymagań jakie muszą spełniać cmentarze, szczególnie w odniesieniu do wznoszenia pomników-nagrobków, budowy grobów, zagospodarowania terenu przy grobach i innych pracach,

6) podlewanie drzew i krzewów,

7) cięcie i utrzymanie żywopłotów oraz krzewów ozdobnych na terenie cmentarza przy ulicy Słowiańskiej,

8) nadzór oraz wykonywanie drobnych napraw części zewnętrznych obiektów, urządzeń i instalacji, w szczególności w zakresie: wodociągu, kanalizacji deszczowej, ogrodzeń oraz nawierzchni alejek – do łącznej kwoty 500 zł brutto rocznie,

9) odśnieżanie i uszorstnianie (każdorazowo wg potrzeb) wszystkich alejek o nawierzchni asfaltowej, brukowanej oraz tych o strukturze żwirowo-kamiennej o szerokości powyżej 3 m oraz placu wokół domu przedpogrzebowego i kaplicy, prace należy wykonać w ciągu 4 godzin, rozpoczynając do 2 godzin od zakończenia opadów śniegu lub do 2 godzin od wystąpienia gołoledzi.

2. Specjalista do spraw ewidencji cmentarnej odpowiadał będzie za obsługę spraw dotyczących administrowania dwoma cmentarzami, a w szczególności do:

1) prowadzenia ewidencji w księgach osób pochowanych,

2) prowadzenia rejestru prolongat w księgach,

3) przyjmowania wpłat i wystawiania faktur za prolongaty i rezerwy na cmentarzach,

4) prowadzenia rejestru opłat miejsc rezerwowych,

5) przygotowywania i sporządzania protokołów i sprawozdań dla Zamawiającego,

6) przeprowadzania procedur likwidacji grobów na cmentarzach.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 8 do SWZ.

4. Wykonawca będzie świadczyć usługi z najwyższą dbałością, efektywnością oraz starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami zawodowymi i doświadczeniem, a także zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Będzie ponosił całkowitą odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich z tytułu roszczeń wynikających z jakiegokolwiek naruszenia przez Wykonawcę lub Podwykonawców przepisów prawa i postanowień Umowy.

5. Wykonawca zapewni stałą wymianę informacji z Zamawiającym oraz koordynację swojej działalności z wymaganiami Zamawiającego.

6. Osobą upoważnioną do zarządzania i nadzorowania w imieniu Zamawiającego niniejszej Umowy oraz do bezpośrednich kontaktów z Wykonawcą jest: Alicja Więcław – inspektor DI w Urzędzie Miejskim w Świdnicy – tel. 74/ 856 28 856; e-mail: a.wieclaw@um.swidnica.pl.

7. Wspólny słownik zamówień publicznych CPV: 98371111-5 – usługi utrzymania cmentarzy 75110000-0 - usługi administracji ogólnej 75100000-7 - usługi administracji publicznej

8. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części usługi.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) Nie podlegają wykluczeniu z postępowania.

2) Spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie,

b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej – Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie.

3) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia, na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż: 500.000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych).

4) Zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że:

a) dysponuje osobami zdolnymi do realizacji zamówienia:

- 1 osobą posiadającą minimum trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie prowadzenia ewidencji cmentarnej oraz obsługi spraw związanych z administrowaniem cmentarzami, posiadającą wykształcenie minimum średnie.

b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okre-sie, wykonał lub należycie wykonuje:

• co najmniej dwie usługi/umowy polegające na prowadzeniu administracji i utrzymaniu cmenta-rza, przy czym:

- łączna wartość wykazanych usług/umów wynosiła lub wynosi co najmniej 1 000 000,00 zł brutto,

- łączna liczba obsługiwanych mogił wynosiła lub wynosi co najmniej 10 000 sztuk,

- co najmniej jedna z wykazanych usług/umów obejmowała lub obejmuje cmentarz o liczbie mogił nie mniejszej niż 5 000 sztuk, oraz

• co najmniej jedną usługę/umowę obejmującą lub obejmującą w przeszłości utrzymanie tere-nów zieleni o powierzchni nie mniejszej niż 10 ha. Doświadczenie w zakresie utrzymania terenów zieleni może być wykazane w ramach jednej z usług/umów dotyczących administracji i utrzymania cmentarzy albo na podstawie odrębnej usługi/umowy. *Zamawiający przez usługę rozumie umowę, jedna usługa to jedna umowa.

2. Wykonawca może wykazać spełnianie warunku udziału w postępowaniu określonego w ust. 1 za pomocą certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, na zasadach określonych w Rozdziale XXVI SWZ.

Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1) dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.

W aktualnym stanie prawnym polisa OC winna być opłacona. W przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia, dla której składka płatna jest w ratach, za prawidłowy dokument potwierdzający spełnianie warunku udziału w postępowaniu należy uznać polisę opłaconą w takim zakresie, by zapewniała ochronę ubezpieczeniową w dniu wyznaczonym przez Zamawiającego na składanie ofert.

Jednocześnie jest także możliwa sytuacja, że strony umówiły się inaczej i odpowiedzialność ubezpieczyciela trwa pomimo nieuiszczenia kolejnej składki ubezpieczeniowej, musi to jednak jasno wynikać z przedstawionych dokumentów.

Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może złożyć dokumentów dotyczących sytuacji finansowej lub ekonomicznej wymaganych przez Zamawiającego, może złożyć inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu lub kryterium selekcji.

2) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie (wg załącznika nr 5 do SWZ), wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy,

3) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego wraz z in-formacjami na temat ich uprawnień, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz in-formacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - wzór stanowi załącznik nr 6 do SWZ.

Ponadto Wykonawca musi do oferty dołączyć:

1) przedmiotowe środki dowodowe, o ile dotyczy,

2) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdz. X ust. 2 pkt 1) SWZ, o ile dotyczy,

3) oświadczenie, o którym mowa w Rozdz. XII ust. 6 SWZ, o ile dotyczy,

4) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik,

5) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w rozdziale XIV ust. 12 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek, o którym mowa w rozdz. VII, ust. 1, pkt. 4, lit. b, tj. warunek wiedzy i doświadczenia nie podlega sumowaniu w zakresie administracji i utrzymania cmentarzy – oznacza to, że albo Wykonawca składający ofertę wykaże się w całości samodzielnie tym doświadczeniem albo jeden z uczestników konsorcjum wykaże się w całości samodzielnie tym doświadczeniem – warunek nie będzie spełniony jeżeli uczestnicy konsorcjum w sumie wykażą wymagane doświadczenie w zakresie cmentarzy, lecz żaden z nich nie wykaże samodzielnie całości tego doświadczenia. Natomiast doświadczenie w zakresie utrzymania terenów zieleni o powierzchni nie mniejszej niż 10 ha może zostać wykazane przez tego samego Wykonawcę lub innego uczestnika konsorcjum w ramach jednej umowy cmentarnej lub odrębnej umowy.

5. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy, Pzp z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

1. Wzór umowy, stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

2. Postanowienia ustalone we wzorze umowy nie podlegają negocjacjom.

3. Jeżeli wybrany wykonawca uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może zbadać, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału w postępowaniu wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

4. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy, zgodnie z § 8 Umowy.