Usługa przechowywania i brakowania dokumentacji archiwalnej w okresie od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2029 r.

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu

Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https: ezamowienia.gov.pl. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

W przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@wup.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy określa Regulamin

Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https:/ ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum pomocy”. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. Zamawiający nieudostępnił dla Wykonawcy interaktywnego formularza ofertowego generowanego z Platformy e-Zamówienia. Szczegóły wymagań techniczno-organizacyjnych oraz korespondencji elektronicznej zawiera Rozdział 13 SWZ (Zamawiający odsyła do SWZ ze względu na ograniczoną liczbę znaków)

WYKAZ USŁUG WYKONANYCH – Załącznik nr 4 do SWZ. Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował należycie co najmniej 3 usługi, których przedmiotem każdej było przechowywanie dokumentów, przez okres nie krótszy niż 1 rok, w ilości nie mniejszej niż 600mb., wraz z podaniem:

- przedmiotu,

- terminu realizacji,

- nazw podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Zamawiający będzie wstępnie oceniał spełnienie powyższego warunku udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego do oferty wykonawcy, który na dzień składania ofert tymczasowo zastępuje podmiotowe środki dowodowe. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający uzna w/w warunek za spełniony, jeżeli będzie go spełniał samodzielnie co najmniej jeden z Wykonawców lub łącznie Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. Zamawiający oceni spełnianie wyżej wymienionego warunku na podstawie dokumentów, które Wykonawca składa na wezwanie Zamawiającego (WYKAZ USŁUG WYKONANYCH wraz z załącznikami wg wzoru Załącznika nr 4 należy złożyć dopiero po otrzymaniu wezwania od Zamawiającego). Zamawiający dokona oceny spełniania tego warunku zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i oświadczeniach wymaganych w SWZ.

WYKAZ USŁUG WYKONANYCH – Załącznik nr 4 do SWZ.

Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował należycie co najmniej 3 usługi, których przedmiotem każdej było przechowywanie dokumentów, przez okres nie krótszy niż 1 rok, w ilości nie mniejszej niż 600mb., wraz z podaniem:

- przedmiotu,

- terminu realizacji,

- nazw podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Zamawiający będzie wstępnie oceniał spełnienie powyższego warunku udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego do oferty wykonawcy, który na dzień składania ofert tymczasowo zastępuje podmiotowe środki dowodowe.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający uzna w/w warunek za spełniony, jeżeli będzie go spełniał samodzielnie co najmniej jeden z Wykonawców lub łącznie Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.

Zamawiający oceni spełnianie wyżej wymienionego warunku na podstawie dokumentów, które Wykonawca składa na wezwanie Zamawiającego (WYKAZ USŁUG WYKONANYCH wraz z załącznikami wg wzoru Załącznika nr 4 należy złożyć dopiero po otrzymaniu wezwania od Zamawiającego). Zamawiający dokona oceny spełniania tego warunku zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i oświadczeniach wymaganych w SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 10 ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane/dostawy/usługi wykonają poszczególni wykonawcy – Załącznik nr 8 do SWZ OŚWIADCZENIE z art. 117ust. 4 Pzp (podział zadań konsorcjantów).

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą posługiwać się odrębnymi Certyfikatami lub wspólnym Certyfikatem wskazanych w Rozdziale 10 pkt 7 SWZ, jeżeli wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia.

1. Stosownie do przepisu art. 455 ustawy PZP Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie określonym poniżej w ust. 2.

2. Wprowadzane zmiany mogą dotyczyć:

1) wystąpienia konieczności przetransportowania przechowywanej dokumentacji do innej lokalizacji, niż ta wskazana w ofercie Wykonawcy;

2) zmiany Administratora danych osobowych oraz zakresu danych przekazanych do przechowywania wskazanych w załączniku nr 1 do Umowy powierzenia danych, będącej załącznikiem nr 3 do niniejszej umowy.

3. W przypadku zaistnienia sytuacji opisanej w ust. 2 pkt 1) Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o tym fakcie z wyprzedzeniem pozwalającym na ewentualne sprawdzenie nowej, zaproponowanej lokalizacji.

4. Nowe miejsce przechowywania dokumentacji musi co najmniej odpowiadać wymaganiom opisanym w OPZ, SWZ oraz niniejszej umowie.

5. Ewentualna zmiana w żaden sposób nie może wpływać na zadeklarowany przez Wykonawcę czas dostawy zamawianych dokumentów oraz w żaden dodatkowy sposób obciążać Zamawiającego.

6. Szczegóły dotyczące zapisów zmienianych w umowie powierzenia danych każdorazowo będą ustalane pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za realizację Umowy wskazanymi w § 2 ust. 1.

7. Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyższej, rozumianej na potrzeby umowy jako zdarzenie zewnętrzne, niezależne od woli stron, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, w szczególności takie jak wojna, klęska żywiołowa, epidemia, pandemia, blokada komunikacyjna o charakterze ponadregionalnym, strajk, zamieszki społeczne, katastrofa ekologiczna, katastrofa budowlana.

8. Strona umowy, u której wystąpiły utrudnienia w wykonaniu umowy wskutek działania siły wyższej jest obowiązana do niezwłocznego poinformowania drugiej strony w terminie 3 dni od jej zaistnienia pod rygorem braku skutecznego powołania się na siłę wyższą jako przyczynę zwolnienia z odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.

9. Strona umowy, u której wyniknęły utrudnienia w wykonaniu umowy na skutek siły wyższej, jest zobowiązana do podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zminimalizowania wpływu działania siły wyższej na wykonanie umowy.