Świadczenie usług pocztowych dla Uniwersytetu Łódzkiego

12.6. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

12.3. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy i formularza „Wyślij wiadomość” znajdującego się na stronie danego postępowania. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

2.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

2.1.1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Łódzki z siedzibą przy ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź;

2.1.2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować za pomocą poczty elektronicznej: iod@uni.lodz.pl;

2.1.3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji pod nazwą świadczenie usług pocztowych dla Uniwersytetu Łódzkiego - nr postępowania 8/ZP/2026/S Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane, ponieważ jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych zwanej dalej ustawą PZP).

2.1.4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy PZP;

2.1.5. Okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych wynosi odpowiednio:

- zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

- jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały okres obowiązywania umowy, zgodnie z art. 78 ust. 4 ustawy PZP;

- w przypadku zamówień realizowanych w ramach projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów właściwych dla danego programu oraz z umowy lub decyzji o dofinansowaniu, jeżeli wymagają one dłuższego przechowywania dokumentacji;

- okres przechowywania wynika również z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

2.1.6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;

2.1.7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

2.1.8. Posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, prawo to może zostać ograniczone w oparciu o art. 75 ustawy PZP, przy czym zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, prawo to może zostać ograniczone w oparciu o art. 19 ust. 2 oraz art. 76 ustawy PZP, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;

c) na podstawie art. 18 ust.1 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2, prawo to może zostać ograniczone w oparciu o art. 19 ust. 3 oraz art. 74 ust.3 ustawy PZP, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

2.1.9. Nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

2.2. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 13 lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO.

10.2.1. Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik nr 4 do SWZ;

10.2.2. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

10.3. Informacja dla Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

10.3.1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o których mowa w pkt. 10.2.2. SWZ, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

10.3.2. Dokument, o którym mowa w pkt. 10.3.1. SWZ, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem.

10.3.3. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 10.3.1. SWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy. Przepis pkt. 10.3.2. SWZ stosuje się.

Zgodnie z art. 124 ust. 2 ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793 z późn. zm.), Wykonawca może, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wymaganych przez Zamawiającego na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia, posłużyć się certyfikatem Wykonawcy zamówień publicznych, wydanym na podstawie przepisów ustawy z dnia 05.08.2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1235 z późn. zm.), jeżeli certyfikat ten potwierdza okoliczności wymagane przez Zamawiającego w zakresie braku podstaw wykluczenia.

10.2.4. dotyczy Części nr 1 - wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat (okres liczony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, że, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej dwie (2) usługi polegające na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek, przez okres co najmniej 12 miesięcy każda, o wartości nie mniejszej niż 200 tys. złotych netto każda - wraz z podaniem jej wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. Wskazane w wykazie usługi winny spełniać warunki opisane w pkt. 8.2.4. SWZ – Załącznik nr 6 do SWZ.

10.2.3. dotyczy Części nr 1 i 2 – zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ust 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2026 r. poz. 558 z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z art. 124 ust. 2 ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793 z późn. zm.), Wykonawca może, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wymaganych przez Zamawiającego na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, posłużyć się certyfikatem Wykonawcy zamówień publicznych, wydanym na podstawie przepisów ustawy z dnia 05.08.2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1235 z późn. zm.), jeżeli certyfikat ten potwierdza okoliczności wymagane przez Zamawiającego w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu.

15.3. Wykonawca składa ofertę posiadającą załączone:

15.3.1. Wypełniony Arkusz asortymentowo-cenowy, stanowiący Załącznik nr 1 A, 1 B, 1 C do SWZ/umowy (w zależności, na którą część Wykonawca składa ofertę). Niedopuszczalne jest wprowadzanie przez Wykonawców jakichkolwiek zmian do treści ww. załącznika. Wprowadzenie zmian skutkować będzie odrzuceniem oferty zgodnie z przepisami ustawy. Zamawiający zaleca wykorzystanie formularza Załącznika nr 1 A, 1 B, 1 C przekazanego przez Zamawiającego. Dopuszcza się w ofercie złożenie załącznika opracowanego przez Wykonawców pod warunkiem, że będzie on identyczny co do treści z arkuszem przygotowanym przez Zamawiającego.

15.3.2. Wypełniony Formularz Ofertowy, stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ/umowy.

15.3.3. Oświadczenia Wykonawcy stanowiące Załącznik nr 3.1. i 3.2. do SWZ.

15.3.4. Oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) – Załącznik nr 3.1 i 3.3 do SWZ.

15.3.5. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) – Załącznik nr 5 do SWZ.

15.3.6. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, chyba że Zamawiający może je pozyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa z zdaniu pierwszym, zamawiający żąda od Wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy. Przepis, o którym mowa w zdaniu drugim stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Przepisy, o których mowa w zdaniu pierwszym i drugim stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych wart.118 ustawy PZP lub do podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach. Pełnomocnictwa do reprezentowania Wykonawcy lub Wykonawców w przypadku, gdy:

a) ofertę podpisuje inna osoba niż umocowana do reprezentowania Wykonawcy,

b) ofertę składają wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego;

c) ofertę składa osoba działająca w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby

11.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty w formie określonej w pkt 13 SWZ. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie. Wszelka korespondencja oraz rozliczenie dokonywane będą wyłącznie z pełnomocnikiem. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejsza zobowiązani są przed podpisaniem umowy zawrzeć konsorcjum w formie cywilno-prawnego porozumienia.

11.2. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zostanie wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych podmiotów.

11.3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt 10.1.1. SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

11.4. Podmiotowe środki dowodowe potwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, natomiast podmiotowe środki dowodowe potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu składa Wykonawca, który wykazuje spełnianie warunku.

11.5. Zamawiający, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku określonego w pkt. 8.2.4. SWZ uzna warunek za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców spełnia warunek samodzielnie.

25.26. Zmiana postanowień zawartej umowy dopuszczalna jest w przypadku, gdy:

- nastąpiła ustawowa zmiana stawki podatku VAT. W przypadku zmiany ustawowej stawki podatku VAT cena netto nie ulegnie zmianie. W zależności od wysokości nowych (zmienionych stawek podatku VAT), podwyższeniu bądź obniżeniu ulegnie kwota brutto wynagrodzenia Wykonawcy,

- nastąpiła zmiana danych wykonawcy, np. zmiana adresu, konta bankowego, nr Regon, osób kontaktowych. - Wykonawcę, któremu Zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy Wykonawca w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki Wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp. - Jeżeli konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, o ile zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy, a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekracza 50 % wartości pierwotnej umowy. - Łączna wartość zmian jest mniejsza niż progi unijne oraz jest niższa niż 10% wartości pierwotnej umowy, a zmiany te nie powodują zmiany ogólnego charakteru umowy. - jeżeli ceny podane arkuszach cenowych ulegną obniżeniu w trakcie realizacji Zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe niż od cen podanych w ofercie. Wykonawca ma obowiązek stosować wówczas względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. - Dopuszcza się zmianę postanowień zawartej umowy bez przeprowadzania nowego postępowania o udzielenie zamówienia w związku z istotną zmianą cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia publicznego, których Zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć, która polega na zmianie wynagrodzenia Wykonawcy. Sposób dokonania zmiany wynagrodzenia umownego regulują klauzule waloryzacyjne opisane w 25.41 SWZ.