Zadanie 1 Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych oraz wynajem sal konferencyjnych dla 100 osób – uczestników Międzynarodowej Sesji Bezpieczeństwa oraz szkolenia w terminie 2-4.12 2026 r.

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej poprze Platformę zakupową mieszczącą się pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/kwp_radom

2. W zakresie pytań technicznych związanych z działaniem systemu należy się kontaktować z Centrum Wsparcia Klienta pod numerem 22 101 02 02 , cwk@platformazakupowa.pl .

3. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji (innych niż oferta wykonawcy), odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/kwp_radom za pośrednictwem dedykowanego formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

4. Wiadomości wysyłane przez formularz „Wyślij wiadomość do zamawiającego” nie są szyfrowane.

Szanowni Państwo, w związku z wejściem w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), dalej „RODO”, dochowując warunków w nim zawartych informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji z siedzibą w Radomiu - adres: ul. 11-go Listopada 37/59, 26-600 Radom.

2. Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji z siedzibą w Radomiu sprawuje inspektor ochrony danych: Sylwia Fila - adres: ul. 11-go Listopada 37/59, 26-600 Radom - e-mail: iod.kwp@ra.policja.gov.pl.

3. Cel i okres przetwarzania danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji z siedzibą w Radomiu.

W KWP z siedzibą w Radomiu dane osobowe przetwarza się wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza się ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust.1 lit. c RODO) zgodnie z:

- Ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych – dalej zwaną ustawą Pzp,

- Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający wykonawcy

- Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE.

Okres przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio z przepisów prawa i jest adekwatny do celów.

4. Odbiorcy danych osobowych.

W rozumieniu RODO odbiorcami danych osobowych nie są organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego. Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom innym niż uprawnione na podstawie przepisów prawa. Dane będą udostępniane uprawnionym podmiotom jedynie w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej oraz tylko do upływu terminu na ich wniesienie.

5. Osobom, których dane są przetwarzane zgodnie z RODO przysługuje:

- prawo dostępu do własnych danych osobowych na zasadach określonych w ustawie Pzp,

- prawo do żądania od administratora sprostowania, uzupełnienia danych, jednak nie może ono skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp,

- prawo do ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych, ale to nie może ograniczać przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania,

- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w sytuacjach przewidzianych prawem,

- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

6. Przy przetwarzaniu danych osobowych w trybie RODO nie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowanie.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych oraz wynajem sali konferencyjnej dla 100 uczestników Międzynarodowej Sesji Bezpieczeństwa oraz uczestników szkolenia pn.: „Sztuczna Inteligencja w służbie publicznej – aspekty praktyczne, bezpieczeństwo danych i ochrona prywatności” organizowanych przez Komendę Wojewódzką Policji z siedzibą w Radomiu w terminie 02-04 grudnia 2026 r.

2. Zamawiający wymaga, aby przedmiot Umowy został zrealizowany w jednym kompleksie hotelowym o standardzie minimum 4-gwiazdkowym, umiejscowionym zgodnie z warunkami określonymi w punkcie 3.

3. Miejsce działania: obiekt zlokalizowany poza granicami administracyjnymi miasta Radomia w odległości nie większej niż 150 km od siedziby KWP zs. w Radomiu, ul. 11 Listopada 37/59, 26-600 Radom, na terenie województwa mazowieckiego

4. Weryfikacji odległości obrazującej wyliczenie najkrótszej trasy od budynku KWP z siedzibą w Radomiu do miejsca świadczenia usługi zamawiający dokona samodzielnie na podstawie wydruków ze strony internetowej http://www.google.pl/maps „wyznacz trasę samochodową”. W przypadku przekroczenia wskazanej odległości oferta podlegała będzie odrzucona.

5. Realizacja świadczenia obejmuje wykonanie w ramach jednego kompleksu hotelowego: 1) usług hotelarskich wraz ze śniadaniem 2) wynajem sal konferencyjnych 3) usług restauracyjnych. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do proporcjonalnego wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany liczby uczestników spotkania przy czym zmniejszenie liczby uczestników nie może obejmować więcej niż o 20 osób, a Zamawiający poinformuje o ewentualnej zmianie w terminie nie późniejszym niż 3 dni przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający dopuszcza zaoferowanie przez wykonawcę tej samej Sali konferencyjnej pod warunkiem, że nie utrudni to sposobu realizacji zamówienia. Organizatorem szkolenia jest zamawiający i to zamawiający zabezpiecza kadrę szkoleniową oraz materiały szkoleniowe. Przedmiotem zamówienia nie jest usługa organizacji szkolenia przez Wykonawcę.

Kryterium I: Cena oferty brutto „C” – waga 60%

Kryterium II: Standard hotelu (ilość gwiazdek) – waga 40%

Liczba punktów będzie liczona według następujących zasad:

Kryterium I: Cena oferty brutto „C” – waga 60%

Liczba punktów w kryterium Cena oferty brutto „C” wyliczona zostanie w następujący sposób:

C = (CN / CO) x 60 gdzie:

C - przyznane punkty w kryterium cena,

CN- najniższa cena ofertowa (brutto) spośród wszystkich ważnych ofert podlegających ocenie,

CO - cena oferty ocenianej (brutto).

Kryterium II: Standard hotelu (ilość gwiazdek) S – waga 40%

W kryterium „Standard hotelu (ilość gwiazdek)” zamawiający wyliczy i przyzna punktację według poniższych zasad:

hotel posiada standard 4 gwiazdek – 0 pkt. hotel posiada standard 5 gwiazdek – 40 pkt. W przypadku nie wpisania przez wykonawcę w Formularzu ofertowym informacji o standardzie oferowanego hotelu wykonawca oświadczy, że zaoferował hotel, który posiada standard 4 gwiazdek i zamawiający w tym kryterium przyzna ofercie 0 punktów.

Łączna ilość punktów ocenianej oferty (łączna punktacja max 100 pkt.):

Ł = C + S gdzie:

Ł – łączna punktacja,

C – punkty za cenę oferty brutto,

S – punkty za standard hotelu (ilość gwiazdek)

Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ocenie końcowej. Przy remisie decyduje niższa cena.