Usługa rezerwacji, zakupu i dostawy biletów, rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych, ubezpieczenia podróżnego oraz pośredniczenia w procesie uzyskiwania wiz

W postępowaniu komunikacja i przekazywanie wszelkiej korespondencji między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.

Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.

Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

1) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub

2) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).

Komunikacja w postępowaniu odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce "Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą lub Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust.1 Pzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowego środka dowodowego oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e-Zamówienia.

Przy porozumiewaniu się w ramach niniejszego postępowania Wykonawcy powinni posługiwać się znakiem postępowania: BA. V. 262.3.2026.

Pozostałe informacje w SWZ

Informacja dla osób, których dane osobowe przetwarzane są w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Administratorem Danych Osobowych jest Minister Aktywów Państwowych, z siedzibą w Warszawie (00- 522), ul. Krucza 36/Wspólna 6.

W MAP wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować kierując korespondencję na adres e-mail: iodo@map.gov.pl.

Dane będą przetwarzane w celu związanym z realizacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, a następnie zawarcia umowy z wybranym wykonawcą, jej realizacji oraz rozliczenia, a także rozliczenia dofinansowania UE uzyskanego przez MAP na realizację umowy.

Dane osobowe przekazane przez potencjalnego Wykonawcę przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom do tego uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów, osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych oraz podmiotom, z którymi MAP zawarło umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie świadczonych przez nie na rzecz MAP usług.

MAP nie zamierza przekazywać danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowej, chyba że takie zobowiązanie będzie wynikać z przepisów prawa.

Dane osobowe będą przechowywane przez MAP przez okres niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania zgodny z przepisami obowiązującego prawa, a następnie w celu archiwalnym przez okres wskazany w obowiązującym w MAP jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Wykonawca, jak i osoby których dane Wykonawca przekazał posiadają prawo:

- dostępu do danych osobowych, na podstawie art. 15 RODO, przy czym zamawiający może żądać wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

- do sprostowania danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO, przy czym w myśl art. 19 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ww. ustawą, jak również nie może naruszać integralności zarówno protokołu, jak i załączników;

- żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych żądanie nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;

- do złożenia skargi w związku z przetwarzaniem ww. danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych osobowych przez potencjalnego Wykonawcę jest wymogiem ustawowym, brak danych uniemożliwi udział w zamówieniu publicznym lub zawarcie i realizację umowy.

Dane osobowe nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

W celu realizacji praw wynikających z RODO wnioski można złożyć:

− osobiście w siedzibie MAP,

− elektronicznie na adres mailowy: iodo@map.gov.pl,

− elektronicznie za pośrednictwem platformy e PUAP, skrzynka podawcza e PUAP: /MAktywow/Skrytka ESP,

− listownie na adres: siedziby MAP.

63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych

60400000-2 - Usługi transportu lotniczego

66512000-2 - Usługi ubezpieczeń od następstw nieszczęśliwych wypadków i ubezpieczeń zdrowotnych

55100000-1 - Usługi hotelarskie

Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

1. Cena (C) 50% max 50 pkt

2. Czas odpowiedzi na zapytanie (T) 25% max 25 pkt

3. Cena za usługi dodatkowe (UD) 10% max 10 pkt

4. Opłata za organizację konferencji (OK) 10% max 10 pkt

5. Doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia (DO) 5% max 5 pkt

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w SWZ: 1) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy 2) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835). Zamawiający wykluczy z postępowania:

a) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającą o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

b) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającą o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

c) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającą. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej . Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że: - wykonał (zakończył realizację), a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, lub nadal trwających - wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem i zakresem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. Przez usługi odpowiadające rodzajem przedmiotowi zamówienia Zamawiający rozumie zamówienie (umowę) na rezerwację, zakup i dostawy biletów lotniczych, kolejowych na trasy krajowe i zagraniczne oraz rezerwację i zakup miejsc hotelowych, ubezpieczenia podróżnego, organizacji szkoleń i spotkań oraz pośredniczenia w procesie uzyskiwania wiz dla delegatów. Zamawiający wymaga, aby każda z wykazanych usług/umów obejmowała minimum 80 % zakresów przedmiotowych określonych w formularzu cenowym pozycjami C1-C8, UD1-UD8 oraz OK. Wszystkich zakresów C1-C8, UD1-UD8 oraz OK jest 17, czyli 80 % to 14 zakresów. Nie dopuszcza się wykazywania spełnienia warunku poprzez łączenie zakresów realizowanych usług w ramach różnych umów. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia zostanie uznany za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wykaże się wymaganym doświadczeniem i będzie realizował usługi, do których wykonania to doświadczenie jest wymagane. - dysponuje osobami, które skieruje do realizacji zamówienia: Zamawiający wymaga od Wykonawcy zapewnienia dostatecznej liczby przeszkolonych osób z minimum 1,5 rocznym doświadczeniem w wykonywaniu usług tożsamych, zapewniających należytą realizację niniejszego zamówienia, przy czym liczba ta nie może być mniejsza niż 4 osoby. Zamawiający wymaga, aby osoby te były oddelegowane do realizacji niniejszego zamówienia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia spełnienie warunku udziału w postępowaniu w zakresie kwalifikacji zawodowych Wykonawcy mogą wykazać łącznie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w zakresie warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia mogą polegać na zdolnościach tych z nich, którzy będą wykonywać usługi, do realizacji których wymagane są określone zdolności. Osoby wskazane w Wykazie osób potwierdzającym spełnianie warunku, co do zasady, powinny być osobami, które wskazano na etapie składania ofert, do oceny w kryterium Doświadczenie osób (minimum czterech) skierowanych do realizacji zamówienia (DO). W przypadku wykazania w dokumentach potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu innych osób muszą się one legitymować przynajmniej tak długim okresem doświadczenia, jak te wskazane w ofercie. Wskazanie na tym etapie osób z dłuższym doświadczeniem, niż te wskazane w ofercie, nie będzie skutkowało zmianą przyznanych ofercie punktów – Zamawiający nie będzie dokonywał ponownej oceny ofert. Wskazanie na tym etapie osób z krótszym doświadczeniem, niż te wskazane w ofercie, będzie skutkowało odrzuceniem oferty.

Wstępnym potwierdzeniem braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie złożone wraz z ofertą Oświadczenie stanowiące załącznik do SWZ.

Dokumenty składane w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni terminie, na wezwanie Zamawiającego, zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu:

- W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności zawodowej, Zamawiający żąda:

1) Wykazu usług, o których mowa w Rozdziale VII 7.2.4.1 SWZ wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wskazaniem wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane.

Do wykazu należy dołączyć dowody określające, czy ww. usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać ww. dowodów – oświadczenie Wykonawcy.

Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

2) Wykaz osób, o których mowa w Rozdziale VII 7.2.4.2 SWZ skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wraz z informacją dotyczącą: doświadczenia, zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz podstawie dysponowania tymi osobami.

Warunki udziału w postępowaniu mogą zostać potwierdzone:

1) podmiotowymi środkami dowodowymi wskazanymi w pkt 8.4.1 SWZ, składanymi na wezwanie zamawiającego na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy;

2) ważnym certyfikatem wykonawcy, jeżeli z treści certyfikatu wynika potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie wymaganym przez zamawiającego, a dane zawarte we wstępnym oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, składanym wraz z ofertą, umożliwiają zamawiającemu identyfikację certyfikatu oraz jego samodzielne uzyskanie.

Podmiotowe środki dowodowe wskazane w pkt 1 mogą zostać zastąpione ważnym certyfikatem wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy, wyłącznie w zakresie, w jakim certyfikat potwierdza brak podstaw wykluczenia albo spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie odpowiadającym wymaganiom określonym w SWZ. Certyfikat nie zastępuje podmiotowych środków dowodowych dotyczących podstaw wykluczenia nieobjętych certyfikacją, w szczególności art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy, art. 109 ust. 1 pkt 6 ustawy, art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, a także okoliczności zaistniałych w toku niniejszego postępowania.

Dopuszcza się możliwość zmiany zawartej umowy, w zakresie:

1) zmiany podwykonawcy, przy pomocy, którego Wykonawca realizuje przedmiot umowy, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego;

2) zmiany stron w umowie wynikających ze zmian organizacyjnych niezależnych od Stron;

3) zmian sposobu wykonywania usługi w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów;

4) możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy przez Zamawiającego bez skutków prawnych i finansowych dla Zamawiającego w sytuacji likwidacji Zamawiającego;

5) wydłużeniu okresu trwania umowy, jednak nie dłużej niż o 2 miesiące licząc od pierwotnej daty zakończenia umowy określonej w §2 ust. 1 umowy, w przypadku nie wykorzystania środków finansowych określonych w § 4 ust. 1 umowy;

6) zmiany: nazwy, adresu, statusu, zmian organizacyjnych Stron. Poza przypadkami określonymi powyżej, Zamawiający, zgodnie z art. 439 ustawy Pzp, przewiduje waloryzację wynagrodzenia Wykonawcy wskazanego w złożonej Ofercie, w przypadku zmiany cen i kosztów spowodowanych okolicznościami niezależnymi od Wykonawcy – pod warunkiem, że Wykonawca wykaże, że zmiana ta będzie miała wpływ na koszty wykonania przez Wykonawcę przedmiotu Umowy.