Świadczenie usług cateringowych na potrzeby szkoleń organizowanych przez Wydział Rozwoju Kompetencji w Augustowie w 2027 r.

Szczegółowe warunki zostały określone w SWZ. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zapewnionych przez

Platformę zakupową, dostępną pod adresem: https://zus.ezamawiajacy.pl Oferta musi być złożona pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym za pośrednictwem Platformy zakupowej. Szczegółowa instrukcja dla Wykonawców dotycząca korzystania z Platformy zakupowej, w tym m.in. składania ofert - dostępna jest na Platformie zakupowej w zakładce „Baza Wiedzy”.

W zamówieniach publicznych, Zamawiający jako administrator danych osobowych, obowiązany jest do spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:

• wykonawcy będącego osobą fizyczną,

• wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,

• pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),

• członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),

• osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”,

Zamawiający informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, 01-748 Warszawa;

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Może się Pani/Pan z nim kontaktować we wszystkich sprawach, które dotyczą przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

− listownie na adres:

Inspektor Ochrony Danych ul. Szamocka 3, 5 01-748 Warszawa

− przez e-mail: ODO@zus.pl

− za pośrednictwem e ZUS

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w celu spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy;

• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;

• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;

• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

• posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest obsługa gastronomiczna realizowana w formie cateringu polegająca na zapewnieniu całodziennego wyżywienia dla uczestników szkoleń, narad, seminariów, warsztatów, spotkań roboczych, konferencji, w tym dla uczestników szkoleń współfinansowanych z Europejskich Funduszy Strukturalnych, jak również „suchego prowiantu”, wydawanego zamiast posiłków, organizowanych przez Wydział Rozwoju Kompetencji (WRK) w Augustowie Oddział w Białymstoku. Usługa (wykonywana w formie cateringu) obejmuje przygotowanie, dostarczenie do wskazanych pomieszczeń bufetu WRK ZUS ul. Hoża 8 w Augustowie, wydanie posiłków (śniadanie, obiad, kolacja, poczęstunku) oraz serwisu kawa/herbata podczas trwania szkolenia, serwisu kawa/herbata do śniadania i serwis herbata do kolacji. Przewidywana ilość posiłków w okresie obowiązywania umowy w ramach zamówienia podstawowego wyniesie:

• Śniadanie 656 posiłków

• Obiad 656 posiłków

• Kolacja 357 posiłków

• Poczęstunek 656 posiłków

• Serwis kawa/herbata całodzienny wydawany w godzinach trwania szkolenia – 656 szt.

• Serwis kawa/herbata wydawany do śniadania 656 szt.

• Serwis herbata wydawany do kolacji 357 szt.

1. W przypadku zaistnienia konieczności zwiększenia w trakcie trwania Umowy zakresu zamówienia podstawowego, Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z dwóch rodzajów opcji, w rozumieniu art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Opcja I dotyczy zwiększenia ilościowego przedmiotu zamówienia w okresie obowiązywania Umowy.

2.1. Maksymalna ilość posiłków objęta prawem opcji: a. Śniadanie 2121 posiłków b. Obiad 2267 posiłków c. Kolacja 1997 posiłków d. Poczęstunek 2579 posiłków e. Serwis kawa/herbata całodzienny wydawany w godzinach trwania szkolenia – 2579 szt. f. Serwis kawa/herbata wydawany do śniadania 2121 szt. g. Serwis herbata wydawany do kolacji 1997 szt.

2.2. Uruchomienie opcji zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego, związanych z organizacją dodatkowych grup szkoleniowych, konferencji itp., ze zwiększeniem liczby uczestników szkoleń korzystających z całodziennego wyżywienia.

2.3. Prawem opcji zwiększającej objęty zostanie przedmiot umowy o szacowanej wartości ok. 387% podstawowego zakresu zamówienia brutto.

2.4 Realizacja przedmiotu zamówienia objętego prawem opcji następuje na zasadach i w cenach właściwych dla zamówienia w zakresie podstawowym.

3. Opcja II dotyczy zwiększenia ilościowego przedmiotu zamówienia w okresie obowiązywania Umowy.

3.1. Na zlecenie Zamawiającego, do 5 przypadków podczas realizacji Umowy, Wykonawca przygotuje obsługę konsumpcyjną narady, konferencji itp., i wedle wskazania Zamawiającego: a. udostępni salę konsumpcyjną na min. 60 osób w granicach administracyjnych miasta Augustowa, w celu umożliwienia odbycia konsumpcji uroczystej kolacji. Sala konsumpcyjna powinna być wyposażona w stoły i krzesła umożliwiające spożycie posiłku, z możliwością złączenia stołów tak, aby grupa mogła razem usiąść przy posiłku. Powinna posiadać zaplecze z odpowiednią ilością toalet i łazienek, b. zapewni wyposażenie i dekorację stołów dla wskazanej liczby uczestników (obrusy, zastawa stołowa, dekoracje itp.) potrzebne do przygotowania organizowanych uroczystych spotkań, narad, konferencji itp. Zamawiający nie dopuszcza zastosowania naczyń oraz obrusów jednorazowych.

3.2. Maksymalna ilość osób dla których będzie przygotowywana okolicznościowa usługa: każdorazowo do 60 osób.

3.3. W przypadku menu okolicznościowego (dot. narad, konferencji itp.) zlecenie będzie zawierać informacje dotyczące szczegółowego menu, zmiany formy obsługi na obsługę kelnerską, zmiany ustawienia stołów itp. cena jednostkowa posiłku brutto oraz menu, będzie ustalana indywidualnie na podstawie przekazanej każdorazowo do dyspozycji Zamawiającego zwiększonej stawki żywieniowej. Wykonawca obciąży Zamawiającego za wydane posiłki.

3.4. Wykorzystanie sali wykonawcy nie będzie wiązało się z dodatkowymi opłatami dla Zamawiającego 3.5. Maksymalna wartość opcji obliczona jako suma każdorazowo iloczynu ilości osób oraz stawki żywieniowej będącej w dyspozycji Zamawiającego nie przekroczy kwoty 13 500,00 zł brutto. Okoliczności skorzystania z powyższych opcji: Zamawiający zastrzega możliwość wielokrotnego korzystania z prawa opcji do wyczerpania maksymalnego zakresu świadczenia w ramach opcji:

1. Uruchomienie opcji zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego, związanych z organizacją dodatkowych grup szkoleniowych, konferencji itp., ze zwiększeniem liczby uczestników szkoleń korzystających z całodziennego wyżywienia.

2. Uruchomienie prawa opcji nastąpi przez złożenie oświadczenia woli w zakresie skorzystania z opcji w terminie co najmniej 7 dni roboczych przed planowanym terminem świadczenia usługi przez uprawnioną osobę – Naczelnika WRK.

3. Uruchomienie opcji nastąpi poprzez złożenie w formie pisemnej do Wykonawcy lub na adres email Wykonawcy” druku zamówienia opcjonalnego” w terminie co najmniej 24 godziny przed planowanym terminem świadczenia usługi objętej prawem opcji.

O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki dotyczące:

1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku udziału w postępowaniu.

2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający nie określa warunku udziału w postępowaniu.

3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku udziału w postępowaniu.

4. zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał albo wykonuje przez okres nie krótszy niż 6 kolejnych miesięcy co najmniej jedną usługę cateringową (umowę), obejmującą przygotowanie i dostarczenie posiłków, o łącznej wartości w okresie 6 miesięcy nie mniejszej niż 50.000,00 zł brutto.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia, tj.:

1. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z załącznikiem nr 5 B do SWZ;

2. oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę/ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty/oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ;

3. oświadczenia Wykonawcy, o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 7.1. Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 10 do SWZ.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, tj. :

- wykaz wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, usług (co najmniej jednej usługi), [wg załącznika nr 6 do SWZ] oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1 Umowy w następujących przypadkach zmiany:

1) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzi-nowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 poz. 1773),

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,

4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2026 poz. 192 ze zm.) - jeśli zmiany określone w ust 1 pkt. 1 – 4: wynikają z aktów prawnych, które zostały ogłoszone po zawarciu Umowy i zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę,

5) cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian Umowy:

1) w zakresie wskazanym w art. 455 Ustawy Prawo zamówień Publicznych oraz 2) w zakresie opisu przedmiotu zamówienia i jego cech oraz sposobu i terminu jego realizacji w przypadkach gdy:

a) niezbędna jest zmiana sposobu wykonania zobowiązania, o ile zmiana taka jest konieczna w celu prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy,

b) konieczność zmiany Umowy wynika z przyczyny siły wyższej. Zamawiający dopuszcza zmianę Umowy, jeżeli zachowanie istniejących postanowień Umowy będzie niemożliwe wskutek decyzji lub innych rozstrzygnięć organów administracji, zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra. Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa.