Dzierżawa urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych na potrzeby Urzędu Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem systemu dostępnego pod adresem https://zamowienia.um.warszawa.pl/pn/umw/demand/334406/notice/public/details, zwanego dalej Systemem lub drogą mailową na adres przetargi.mokotow@um.warszawa.pl (ze wskazaniem w tytule wiadomości numeru postępowania). Wielkość pliku załączonego do pojedynczego e-maila nie może przekraczać rozmiaru 10 MB.

Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne do przekazania danych dotyczące systemu https://zamowienia.um.warszawa.pl:

- stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s na komputer;

- komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

- zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

- włączona obsługa Java Script;

- zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

Format kodowania i oznaczania czasu:

- plik załączony i zapisany przez Wykonawcę, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert;

- oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce.

Wymagania sprzętowo-aplikacyjne w zakresie podpisywania ofert:

W przypadku składania oferty w formie elektronicznej (podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym), Zamawiający określa niezbędne wymagania:

- Przeglądarka internetowa Microsoft Edge, Chrome, Firefox (rekomendowana) w wersji wspieranej przez producenta.

- Uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java (licencja EPL) w wersji Open JDK 8 lub Java (licencja Oracle) w wersji 1.8.0_202 32 bitowej oraz 64 bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy e Zamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site list) w Javie. Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze.

- Zainstalowany dedykowany komponent Szafir SDK oraz aplikację Szafir Host, który odpowiada za obsługę funkcjonalności podpisu elektronicznego w platformie e Zamawiający (aplikacja dostępna do pobrania z poziomu Systemu).

W przypadku składania oferty w postaci elektronicznej z podpisem osobistym, wykonawca musi posiadać:

- E-dowód osobisty osoby składającej ofertę w Systemie;

- Włączona w przeglądarce opcja obsługi Java Script;

- Zainstalowane na komputerze środowisko uruchomieniowe ORACLE JAVA (dla systemu Windows - w wersji 32 oraz 64 bitowej – do pobrania ze strony producenta w sekcji Java SE Runtime Environment 8u202 - Windows x86 Offline oraz Windowsx64, dla systemu Mac - do pobrania ze strony producenta w sekcji Java SE Development Kit 8u202 - Mac OS X x64; alternatywnie do oprogramowania ORACLE - JAVA w wersji Open JDK);

- Zainstalowana aplikacja Szafir Host;

- Zainstalowane oprogramowanie do obsługi e-dowodu E-dowód menadżer dostępne na stronie https://www.gov.pl/web/e-dowod;

- Podłączony lub wbudowany w komputer czytnik karty e-dowód.

W przypadku składania oferty w postaci elektronicznej z podpisem zaufanym, wykonawca musi posiadać:

- Profil zaufany osoby składającej ofertę w Systemie.

Korespondencję uważa się za przekazaną w terminie, jeżeli dotrze do Zamawiającego przed upływem wymaganego terminu. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt otrzymania wiadomości elektronicznej.

2. W ramach prawa opcji Zamawiający przewiduje:

1) Opcja nr 1 (ilościowa) –zwiększenie ilości wydruków/kopii, nie więcej jednak niż o 1 000 000 szt. formatu A-4 w czerni oraz 100 000 szt. formatu A-4 w kolorze. Zamawiający będzie uprawniony do uruchomienia prawa Opcji ilościowej, jeżeli na skutek zwiększenia potrzeb, przed upływem terminu wskazanego w §6 Umowy, zostanie wykorzystana w całości przewidziana w ramach zamówienia podstawowego ilość kopii/wydruków w czerni lub w kolorze. Zamawiający może skorzystać Opcji ilościowej wielokrotnie z zastrzeżeniem, że łączna ilość wykonanych wydruków/kopii w ramach Opcji ilościowej nie przekroczy ilości wskazanej w pierwszym zdaniu;

2) Opcja nr 2 (terminowa) - wydłużenie terminu realizacji umowy, o którym mowa w § 6 Umowy, nie dłużej jednak niż o 3 miesiące. Zamawiający będzie uprawniony uruchomienia prawa Opcji terminowej w przypadku, gdy w terminie określonym w § 6 Umowy nie zostanie wykorzystana liczba wydruków/kopii przewidziana w formularzu ofertowym. Jeżeli w terminie, o którym mowa w § 6 Umowy zostanie uruchomiona Opcja ilościowa, uprawnienie Zamawiającego do skorzystania z prawa Opcji terminowej wystąpi także wtedy, gdy nie zostanie wykorzystana liczba wydruków/kopii przewidziana w formularzu ofertowym, powiększona o ilość wynikającą z uruchomienia Opcji ilościowej i będzie obejmować łączną ilość wydruków/kopii wynikającą z formularza ofertowego i uruchomionej Opcji ilościowej. Zamawiający może skorzystać z opcji terminowej wielokrotnie z zastrzeżeniem, że łączny okres wydłużenia terminu realizacji nie przekroczy 3 miesięcy.

3. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji (Opcja nr 1 i Opcja nr 2) osobno lub jednocześnie.

4. Zamówienie w ramach opcji będzie realizowane zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i na warunkach określonych w i niniejszej umowie;

5. Wartość prac zleconych w ramach Opcji zostanie ustalona w oparciu o ceny jednostkowe określone w formularzu ofertowym.

6. Realizacja (uruchomienie) prawa opcji dokonywana jest poprzez złożenie Wykonawcy przez Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy pisemnego oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji i jego zakresie. Realizacja (uruchomienie) prawa opcji nie stanowi zmiany warunków niniejszej umowy i nie wymaga zawarcia aneksu do niniejszej umowy.

7. Zwiększony zakres będący przedmiotem Opcji, ich odbiór, ustalenie wartości, uiszczanie zapłaty oraz odpowiedzialność za ich niewykonanie lub nienależyte wykonanie, w tym odpowiedzialność w postaci kar umownych, jak również realizacja uprawnień Zamawiającego wynikających z umowy, w tym realizacja prawa do odstąpienia od umowy następować będzie na analogicznych zasadach, jak w przypadku zakresu podstawowego.

Potwierdzenie aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w części IV pkt 1 SWZ w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego (wzór druku załącznik nr 6 do SWZ) – składane na wezwanie Zamawiającego.

W przypadku podmiotów występujących wspólnie dokument składa każdy wykonawca.

1. Wykaz dostaw potwierdzający spełnienie warunku w zakresie zdolności zawodowej (wzór druku załącznik nr 7 do SWZ) – składany na wezwanie Zamawiającego.

2. Dowody określające, czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. W takim przypadku część dostawy już faktycznie wykonana musi wypełniać wymogi określone przez zamawiającego w zakresie doświadczenia. Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego.

3. W przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (wzór druku załącznik nr 4 do SWZ).

Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa powyżej, musi potwierdzać, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby, gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określać w szczególności:

- zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

- sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

4. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składane wraz z ofertą, na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r., poz. 793 z późn. zm.) - (wzór druku załącznik nr 5 do SWZ)

1. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia mają obowiązek ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego jej wykonania.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek określony w części III SWZ musi być spełniony w całości przez co najmniej jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (jeden lub każdy z podmiotów musi posiadać samodzielnie wymagane doświadczenie), 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie dołączają do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Ustawy (wzór druku załącznik nr 5 do SWZ), w którym wskażą które dostawy zostaną wykonane przez poszczególnych wykonawców.

Przewiduje się możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, dotyczących:

1) terminu zakończenia, w następujących przypadkach:  gdy wystąpi konieczność wykonania dodatkowych usług, w zakresie niezbędnym do wykonania tych usług,  gdy wprowadzone zostaną zmiany w umowie na podstawie art. 455 ust. 2 – ustawy Prawo zamówień publicznych, skutkujące obiektywnym brakiem możliwości realizacji zamówienia w pierwotnie określonym terminie, w zakresie niezbędnym do realizacji umowy z uwzględnieniem tych zmian;

2) zmiany w przepisach prawa, w zakresie mającym wpływ na postanowienia niniejszej umowy;

3) zajścia okoliczności, na które Strony nie miały wpływu, w tym tzw. „siły wyższej”, a skutkujących – bezpośrednio lub pośrednio – znacznym utrudnieniem lub uniemożliwieniem spełnienia świadczeń Stron w sposób określony przy podpisaniu umowy, o ile wyżej wymienione okoliczności mają charakter obiektywny.

2. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie, którego przyczyny leżą poza kontrolą danej Strony, są nagłe i zewnętrzne, w tym między innymi takie przyczyny jak: wojna, embargo, akty normatywne lub decyzje administracji państwowej, zdarzenia losowe, powódź, pożar, strajki, epidemie lub pandemie chorób. Wystąpienie siły wyższej rozpatrywane będzie tak w skali kraju, jak w skali poszczególnych jednostek administracyjnych kraju, na których wystąpiły opisane wyżej zjawiska.

3. Strony umowy zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o zaistnieniu siły wyższej i dokonania stosownych ustaleń celem wyeliminowania możliwych skutków działania siły wyższej. Powiadomienia, o którym mowa należy dokonać pisemnie lub w inny dostępny sposób, niezwłocznie po fakcie wystąpienia siły wyższej. Do powiadomienia należy dołączyć dowody na poparcie zaistnienia siły wyższej.

4. Nie można powoływać się na siłę wyższą w przypadku braku zawiadomienia zarówno o zaistnieniu jak i o ustaniu okoliczności siły wyższej, jak również nie przedstawienia dowodów, o których mowa powyżej.