Zakup krzeseł – oddział ZUS w Toruniu

Wykonawcy z Zamawiającym w postępowaniu, w szczególności przekazywanie:

1) dokumentów,

2) oświadczeń,

3) informacji,

4) pytań,

5) wniosków w ramach postępowania.

2. Zadawanie pytań przez Wykonawców odbywa się przy użyciu polecenia „Zadaj pytanie” (przed przystąpieniem do postępowania) lub przez kafel „Wiadomości” (po przystąpieniu do postępowania);.

3. Po otwarciu ofert, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

4. Korzystanie z Platformy Zakupowej przez Wykonawców jest bezpłatne.

5. W przypadku niedostępności (np. awarii) Platformy Zakupowej, uniemożliwiającej komunikację Wykonawcy i Zamawiającego poprzez Platformę Zakupową, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej zap.torun@zus.pl (nie dotyczy składania ofert). Oferty składa się wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

6. Za datę przekazania i odbioru danych, w szczególności oferty, wniosków, zawiadomień dokumentów elektronicznych, oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę zapisania pliku na serwerze Platformy Zakupowej.

Aktualna data i godzina, zsynchronizowane z Głównym Urzędem Miar, wyświetlane są w prawym górnym rogu Platformy zakupowej.

7. Informacje na temat kodowania i czasu przekazania i odbioru danych:

1) Oferta złożona przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej, nie jest widoczna dla Zamawiającego, ponieważ widnieje jako zaszyfrowana.

Możliwość otwarcia oferty dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego, po upływie terminu składania ofert.

2) Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę Zakupową stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), znajdującą się na potwierdzeniu złożenia oferty.

8. W korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Wykonawcy powinni posługiwać się znakiem postępowania nadanym przez Zamawiającego tj. 560000.271.10.2026-ZAP.

9. W przypadku wniesienia odwołania, odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu poprzez Platformę Zakupową w ramach danego postępowania – wyłącznie na adres: https://zus.ezamawiajacy.pl/ w ramach danego postępowania.

W zamówieniach publicznych, Zamawiający jako administrator danych osobowych, obowiązany jest do spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:

1) wykonawcy będącego osobą fizyczną,

2) wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,

3) pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),

4) członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),

5) osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, 01-748 Warszawa;

2) Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Może się Pani/Pan z nim kontaktować we wszystkich sprawach, które dotyczą przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

a) listownie na adres:

Inspektor Ochrony Danych ul. Szamocka 3, 5 01-748 Warszawa

b) przez e-mail: ODO@zus.pl

c) za pośrednictwem: eZUS

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego /dane identyfikujące postępowanie numer 560000.271.10.2026-ZAP prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji na „Zakup krzeseł – Oddział ZUS w Toruniu” oraz w celu spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W celu wykazania że oferowane przez Wykonawcę Krzesła spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w Opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca składa wraz z ofertą: A. Certyfikat wdrożenia przez producenta krzeseł: Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z normą ISO 9001:2015; B. Oświadczenie , że dostarczone Krzesła odpowiadają normom które są nie starsze niż normy:

a) wytrzymałości w zakresie bezpieczeństwa:

- PN-EN 1335-1:2020 (dot. krzesła obrotowego),

- PN-EN 1728:2012/AC:2013,

- PN-EN 1022:2019 (dot. krzesła zwykłego);

b) odporności na ścieranie tapicerki min. 100 000 cykli Martindale’a;

c) trudno zapalności tapicerki - PN-EN 1021-1:2014 oraz PN-EN 1021-2:2014;

d) odporności na pilling tapicerki, poziom nim. 4 - PN-EN ISO 12945-2:2002;

e) odporności koloru tapicerki na światło, poziom min. 4 - PN-EN ISO 105-B02:2014.

1. Umowa niniejsza może ulec zmianie w przypadkach określonych w umowie a także w przypadku:

1) konieczności zmiany terminu wykonania umowy w związku z okolicznościami, uzasadnionymi i udowodnionymi przez Wykonawcę, a mającymi wpływ na terminową realizację umowy, o których nie miał wiedzy w dniu podpisywania umowy i którym nie mógł zapobiec;

2) zmiany przepisów prawa mających istotny wpływ na zobowiązania Stron wynikające z umowy;

3) zaistnienia siły wyższej zdefiniowanej w § 10, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z umową.

2. Wniosek wraz z uzasadnieniem i dowodami dot. przypadków opisanych w ust. 1 pkt. 1 i 3, Wykonawca musi złożyć nie później niż w terminie 7 dni roboczych przed terminem zakończenia realizacji umowy określonym w § 2 ust. 1. Niewyrażenie przez Zamawiającego zgody na zmianę umowy wymaga uzasadnienia.

3. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Nie stanowią zmiany umowy:

1) zmiana adresu do korespondencji, wskazanego w komparycji umowy, dokonywana w drodze jednostronnego pisemnego oświadczenia Strony;

2) utrata mocy lub zmiana aktów prawnych przywołanych w treści umowy, z zastrzeżeniem ust. 1 pkt. 2;

3) sytuacje opisane wprost w umowie.