Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na lata 2027-2028

Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego

1. Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu elektronicznego:

1) zalecenia odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES;

b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;

c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).

2) zalecenia odnośnie podpisu zaufanego:

a) maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 10 MB;

b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAdES;

c) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx) zaleca się podpisywać formatem XAdES.

3) zalecenia odnośnie elektronicznego podpisu osobistego:

a) maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 10 MB;

b) do dokumentów sporządzonych i przesyłanych w formacie .pdf zaleca się stosować podpis wewnętrzny (otoczony);

c) do dokumentów sporządzonych i przesyłanych w formacie innym niż .pdf zaleca się stosować podpis zewnętrzny lub otaczający.

3. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:

1) stały dostęp do sieci Internet;

2) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),

3) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,

4) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),

5) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.

4. Zamawiający dopuszcza następujący format przesyłanych danych:

1) pliki w formatach określonych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, przy czym zaleca się wykorzystywanie plików w formacie .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx;

2) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń: .zip lub .7 Z;

3) maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików

Z uwagi na ograniczoną ilość znaków pozostałe informacje znajdują się w SWZ

Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi

Z uwagi na ograniczoną ilość znaków pozostałe informacje znajdują się w SWZ.

2) Opis przedmiotu zamówienia:

a) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych przez Wykonawcę na potrzeby Urzędu Miasta i Gminy Niepołomice w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe, przesyłki kurierskie), zwrot ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) pokwitowanego przez adresata, jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2026 poz. 558).

b) Określone w formularzu cenowym rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Rodzaje przesyłek, zwrotów, paczek pocztowych, ich przedziały wagowe oraz gabaryty kopert Zamawiający opracował w oparciu o dotychczasowe doświadczenia w zakresie usług pocztowych, które były świadczone przez dotychczasowego Wykonawcę. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą, na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej z zachowaniem określonych stosownymi przepisami zasad i warunków skutecznego i terminowego doręczania pism. Nadawane przez Zamawiającego przesyłki, będą w przypadku awizowania odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych stałych placówkach Wykonawcy zlokalizowanych, w każdej gminie w kraju.

c) Zamawiający przewiduje możliwość zlecenia innych usług pocztowych w zakresie przesyłek nie wymienionych w formularzu cenowym. Podstawą rozliczeń będą wtedy ceny zawarte w dacie przyjęcia przesyłek, w cenniku opłat obowiązującym u Wykonawcy. UWAGA Zamawiający wymaga:

1. Korespondencja dostarczana będzie do Urzędu (na dziennik podawczy) do godziny 9:30 2. Pierwsza próba doręczenia zgodnie z ordynacją podatkową najpóźniej 3 dni od nadania przesyłki 3. Zwrot listów złożonych na 14 dni od I awizo, 15 dnia zgodnie z ordynacją podatkową Wymagania, o których mowa w art. 95 Pzp.

1. Ponieważ realizacja niniejszego zamówienia musi odbywać się poprzez wykonywanie czynności w warunkach określonych w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy – na rzecz wykonawcy lub podwykonawcy, w miejscu i czasie wskazanym przez wykonawcę lub podwykonawcę – zamawiający, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy pzp wymaga, zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności wchodzące w tzw. koszty bezpośrednie na podstawie stosunku pracy. Wymóg ten dotyczy osób, które wykonują czynności bezpośrednio związane z wykonywaniem usług objętych przedmiotem zamówienia w szczególności:

1) opiekun klienta

2. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy pzp. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia zamawiającemu, na jego wniosek w terminie określonym we wniosku, dokumentów potwierdzających zatrudnienie osób wykonujących czynności, o których mowa powyżej dokumentów w szczególności pisemnego oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy potwierdzającego, że pracownicy wykonawcy lub podwykonawcy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – kodeks pracy z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773). Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że czynności wymienione w pkt. 1 wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy.

3. Uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 ustawy pzp. zostały opisane w projekcie umowy będącym załącznikiem do SWZ.

4. Sankcje z tytułu niespełnienia wymagań, o których mowa powyżej zostały określone w projekcie umowy będącym załącznikiem do SWZ.

Zdolności technicznej lub zawodowej i potencjał osobowy:

1. Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez wykazanie przez Wykonawcę iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał lub wykonuje minimum 1 usługę polegającą na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dotyczącą przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, nieprzerwanie w okresie 12 miesięcy o wartości nie mniejszej niż 100.000,00 zł brutto (na wartość zamówienia może składać się nie więcej niż 1 usługa), przy czym usługa została zrealizowana na potrzeby podmiotu zaliczanego do sektora finansów publicznych oraz posiadają lub będą posiadać (od dnia rozpoczęcia realizacji zamówienia) placówki w odległości nie przekraczającej 1 km od siedziby Zamawiającego tj; Urzędu Miasta i Gminy w Niepołomicach, pl. Zwycięstwa 13, czynnej w dni robocze, w godzinach min. od godz. 8:00 do 17:

00. Na potwierdzenie spełniania warunku należy złożyć oświadczenie o lokalizacji i godzinach pracy placówki. UWAGA Zapis dotyczący odległości placówki od siedziby Zamawiającego, nie dotyczy Wykonawcy/ów, którzy zadeklarowali odbiór korespondencji z siedziby Zamawiającego

2. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów. Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez wykazanie przez Wykonawcę, że posiada wpis do rejestru operatorów pocztowych

1 Wpis do rejestru operatorów pocztowych

Wpis do rejestru operatorów pocztowych.

Oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym

Oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym

Wykaz usług

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:

1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;

2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;

3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, o którym mowa w pkt. 9.1 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści niniejszej umowy, wymagają aneksu sporządzonego z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zamawiający poza możliwością zmiany na podstawie art. 455 ustawy Pzp, przewiduje również możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w następujących przypadkach:

1) zmiany obowiązujących przepisów prawnych, jeżeli w wyniku tych zmian konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego;

2) zmiana zakresu prac, które wykonawca powierzył podwykonawcom, a które są określone w złożonej ofercie 3) wprowadzenia do realizacji części zamówienia przez podwykonawcę pomimo, że Wykonawca nie dopuścił takiej możliwości w treści oferty, za zgodą Zamawiającego i z zachowaniem zasad dotyczących podwykonawców.

4) zaistnienia siły wyższej, pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie,

5) wprowadzeniu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu umowy proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego.

2. Zmiany wysokości wynagrodzenia w przypadku:

1) zmiany stawki VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, co spowoduje zastosowanie przez wykonawcę obowiązującej stawki podatku VAT i skutkować będzie zmianą cen jednostkowych przesyłek,

2) zmiany ceny określonej przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu,

3) zmiany cen jednostkowych brutto w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez ustawę Prawo pocztowe; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT.

4) wyczerpania kwoty określonej w § 6 ust. 2 przed upływem okresu obowiązywania umowy z powodu zwiększonej ilości przesyłek listowych oraz paczek, ich przyjmowania, przemieszczania, doręczania oraz ewentualnych zwrotów przesyłek pocztowych i paczek. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługę po tych samych cenach jednostkowych. Odpowiedzialność za monitorowanie tej kwoty spoczywa na Zamawiającym, a ewentualne jej przekroczenie nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku zapłaty za zrealizowane usługi.

3. Wszelkie zmiany, zawsze wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.