Dostawa sprzętu komputerowego

1. Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, a wykonawcy zobowiązani są do komunikowania się z zamawiającym za pomocą platformy przetargowej dostępnej pod adresem:

https://josephine.proebiz.com/pl/

2. Zamawiający dopuszcza również wzajemną komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres bzp@piekary.pl oraz adresy poczty elektronicznej wskazane w ofertach (inne niż adresy zarejestrowane na platformie przetargowej), przy czym zaleca, aby komunikacja odbywała się za pomocą platformy przetargowej.

PLATFORMA PRZETARGOWA

1. Korzystanie z platformy wymaga rejestracji w systemie. W tym celu należy wypełnić formularz rejestracyjny na domenie https://josephine.proebiz.com/pl/, postępując w sposób określony w formularzu.

2. Szczegółowe informacje dotyczące wymagań technicznych, w tym informacja o maksymalnej pojemności przesyłanych danych, znajdują się pod adresem: https://store.proebiz.com/docs/josephine/pl/Wymagania_techniczne_sw_JOSEPHINE.pdf

3. Wykonawca przygotowuje ofertę w środowisku swojego komputera. Oferta nie jest przygotowywana na serwerze usługodawcy systemu. Oferta jest wysyłana za pomocą przycisku wyślij w formacie binarnym, zabezpieczona za pomocą protokołu SSL na serwer usługodawcy systemu. Protokół

SSL zabezpiecza komunikację szyfrowaniem i autentyfikacją komunikujących się stron.

4. Złożenie oferty w terminie składania ofert oznacza dostarczenie oferty na czas. Najmniejsza możliwa jednostka czasu w systemie to sekunda. System uniemożliwia dostęp do zawartości oferty przed upływem terminu składania ofert.

5. Dostarczenie wiadomości elektronicznych za pośrednictwem platformy oznacza moment otrzymania wiadomości zawierających dane na adres elektroniczny odbiorcy (odbiorców) w systemie. System dokonuje zapisu przebiegu komunikacji elektronicznej.

6. Jeżeli nadawcą wiadomości jest zamawiający wykonawca zostanie poinformowany, że otrzymał wiadomość z danymi do danego zamówienia na kontaktowy adres e-mail określony przez wykonawcę w trakcie rejestracji do systemu. Po zalogowaniu do systemu treść wiadomości będzie widoczna w module komunikacyjnym zamówienia.

7. Po rejestracji i zalogowaniu do systemu wykonawca może wysyłać wiadomości ze środowiska systemu. Może również przeglądać całą historię swojej komunikacji z zamawiającym.

8. Wykonawca do złożenia oferty oraz wysyłania korespondencji zobowiązany jest używać własnego konta (konto podmiotu składającego ofertę).

9. Jeżeli wykonawca jest zainteresowany otrzymywaniem powiadomień na wskazany adres e-mail do zamówienia, zamawiający zaleca kliknięcie przycisku interesuje mnie to (w prawym górnym rogu ekranu).

10. Wycofanie oferty jest możliwe przed upływem terminu składania ofert poprzez kliknięcie ikony kosza. Zmiana oferty jest możliwa przed upływem terminu składania ofert poprzez usunięcie pierwotnej oferty i wprowadzenie nowej. Złożenie lub wycofanie oferty zawsze oznacza pracę z całą ofertą. Zmiany poszczególnych dokumentów nie mogą być wykonywane w systemie.

POCZTA ELEKTRONICZNA

11. Maksymalna wielkość jednej wiadomości (wiadomość + załączniki) możliwej do odebrania przez zamawiającego to 150 MB.

12. Wszelkie wiadomości odbierane i wysyłane za pomocą poczty elektronicznej są oznaczane w czasie z dokładnością co do sekundy w oparciu o informację z serwera pocztowego zamawiającego. W związku z tym należy podczas wysyłania terminowych wiadomości uwzględnić ewentualne opóźnienia, które mogą wystąpić w systemach teleinformatycznych nienależących do zamawiającego (kolejki pocztowe lub skanowania) oraz inne przeszkody, na które zamawiający nie ma wypływu.

WYMAGANIA DOTYCZĄCE KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ

13. Wykonawca sporządza:

1) ofertę,

2) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp,

3) pełnomocnictwo, w postaci elektronicznej w formatach danych określonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie

Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, dalej rozporządzenie w sprawie KRI, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. Zamawiający oprócz formatów danych wymienionych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie KRI dopuszcza również format rar.

cd. w informacjach dodatkowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, zamawiający informuje, że:

1) Administratorem danych osobowych jest Gmina Piekary Śląskie, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Piekary Śląskie, z siedzibą przy ul. Bytomskiej 84, 41-940 Piekary Śląskie tel. 32 393 94 11, e-mail um@piekary.pl.

2) Wyznaczony został Inspektor ochrony danych osobowych, z którym można się skontaktować w sprawie ochrony swoich danych pod adresem e-mail: dane.osobowe@piekary.pl lub na adres siedziby administratora wskazany powyżej.

3) Celem zbierania danych jest:

a) realizacja obowiązków prawnych związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (a w przypadku dokonania wyboru złożonej oferty jako najkorzystniejszej i zawarciu umowy, także w celu związanym z realizacją zamówienia) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z postanowieniami działu II i III ustawy Pzp,

b) wykonywanie ustawowych obowiązków w zakresie udostępniania i aktualizacji w Centralnym Rejestrze Umów informacji o umowach zawartych przez jednostkę sektora finansów publicznych. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c

RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

4) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanych z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wzięcia udziału w postępowaniu.

5) Z poszanowaniem poufnego charakteru Pani/Pana danych, w tym stosując mechanizmy minimalizujące liczbę przekazywanych danych oraz ograniczając możliwość przekazywania danych o charakterze wrażliwym, Pani/Pana dane mogą być ujawniane podmiotom i osobom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, operatorom pocztowym lub kurierom w przypadku korespondencji papierowej, wszystkim zainteresowanym, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp, a także podmiotom przetwarzającym, w tym w szczególności:

a) LTC sp. z o.o., ul. Pabianicka 159/161, 93-490 Łódź, której powierzono dane w związku z asystą techniczną elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie,

b) NAR marketing s.r.o., Masarykovo namesti 52/33 CZ -702 00 Ostrava – Moravska Ostrava,

c) Asseco Data System S.A., ul. Jana z Kolna 11, 80-864 Gdańsk, która przetwarza dane w związku z rejestracją umów,

d) Ministrowi Finansów (jako organowi prowadzącemu Centralny Rejestr Umów). Ponadto, z uwagi na publiczny i jawny charakter

Centralnego Rejestru Umów, dane w nim zawarte będą ujawniane każdemu zainteresowanemu.

6) Posiada Pani/Pan:

a) prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych,

b) prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,

c) prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym prawo to nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, cd. w informacjach dodatkowych.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa sprzętu komputerowego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 6 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia).

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa urządzenia wielofunkcyjnego kolorowego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 7 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia).

1. Na ofertę i załączniki do oferty powinny składać się następujące pliki:

1) wypełniony formularz oferty (odpowiednio dla części zamówienia, na którą wykonawca składa ofertę załącznik nr 1 lub 2 do SWZ),

2) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik nr 3 do SWZ),

3) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, potwierdzająca, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania – o ile ofertę składa osoba prowadząca działalność gospodarczą lub podmiot wpisany do ww. rejestrów. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentu, jeżeli zamawiający może go uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskaże dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów, oraz jeżeli dotyczy 4) pełnomocnictwo do działania w imieniu wykonawcy, jeżeli do reprezentowania wykonawcy wskazano inną osobą niż upoważnioną w dokumencie potwierdzającym umocowanie do reprezentowania wykonawcy, 5) w przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dokument potwierdzający ustanowienie pełnomocnika zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp, 2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia postanowienia pkt 1 ppkt 2, 3 i 4 stosuje się odpowiednio. 3. Po wyborze najkorzystniejszej oferty, w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, wykonawca zobowiązany będzie do:

1) podania danych niezbędnych do przygotowania umowy,

2) wyboru formy podpisania umowy: tradycyjna forma pisemna lub forma elektroniczna (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym),

3) przekazania pełnomocnictwa dla osoby zawierającej umowę w imieniu wykonawcy (w przypadku, gdy osoba ta nie jest upoważniona do reprezentowania wykonawcy z mocy prawa lub pełnomocnictwo do podpisania umowy w imieniu wykonawcy nie zostało wcześniej złożone w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia).

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – każdy z wykonawców składa wraz z ofertą:

1) oświadczenie o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,

2) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzające, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania – o ile ofertę składa osoba prowadząca działalność gospodarczą lub podmiot wpisany do ww. rejestrów. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentu, jeżeli zamawiający może go uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskaże dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Ponadto, wykonawca składa wraz z ofertą dokument potwierdzający ustanowienie pełnomocnika zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp.

Z postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający wykluczy wykonawcę, wobec którego zajdą przesłanki określone w:

- art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na

Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

cd. wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej

14. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone powyżej, przekazywane w postępowaniu, sporządza się w postaci elektronicznej w formatach danych określonych w rozporządzeniu w sprawie KRI lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w pkt 1 i 2.

15. W przypadku, gdy dokumenty elektroniczne, przekazywane w postępowaniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku. Wykonawca zobowiązany jest jednocześnie wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, a w szczególności:

1) wyjaśnić podstawy wyłączenia jawności każdej z zastrzeganych informacji,

2) wyjaśnić, czy informacje nie były poznawalne do osób trzecich,

3) wykazać potrzeby uznania informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa,

4) wykazać, że zastrzeżone informacje mają dla wykonawcy znaczenie z uwagi na mechanizmy konkurencji, a ich ujawnienie narażałoby interesy wykonawcy na szkodę.

16. W przypadku, gdy wykonawca nie wykaże, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji zamawiający uzna zastrzeżenie tajemnicy za bezskuteczne, o czym poinformuje wykonawcę.

17. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

cd. RODO (obowiązek informacyjny)

d) prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e i f RODO,

e) prawo do żądania usunięcia danych,

f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

7) Administrator w przypadkach wskazanych w art. 17 ust. 3 lit. b RODO ma prawo odmówić usunięcia danych.

8) Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat – dokumentacji zamówień publicznych, 10 lat – umowy w sprawie zamówienia publicznego zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Okres przechowywania może ulec zmianie ze względu na inne przepisy prawa. Wskazany okres przechowywania jest liczony od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.

9) W Urzędzie Miasta Piekary Śląskie wdrożono wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa uzyskanych w kontekście związanym z pracą. Szczegóły dotyczące procedury i kanałów przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych znajdują w

Biuletynie Informacji Publicznej, w zakładce Urząd Miasta => Ochrona sygnalistów (https://piekaryslaskie.bip.net.pl/kategorie/433-ochrona-sygnalistow?lang=PL).