Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Urzędu Gminy Giżycko

6. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla do-kumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzie-lenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - apli-kacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

a. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s, b. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, proce-sor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Win-dows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, c. zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, Fire Fox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akcep-tująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki, d. komunikacja z platformazakupowa.pl jest szyfrowana z wykorzystaniem protokołu TLS 1.3.

e. Czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowany z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głownego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.

7. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

a) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie za-mieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uzna-je go za wiążący,

b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem.

8. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instruk-cją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapo-zna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w formula-rzu „Wyślij wiadomość do zamawiającego”).

Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

9. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szcze-gólności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/instrukcje-wykonawca

Informacja w zakresie przetwarzania danych w związku z udzielaniem zamówień publicznych

Realizując obowiązek wynikający z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, informuję, że:

1. Tożsamość i dane kontaktowe Administratora:

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z udzieleniem zamówień publicznych jest Urząd Gminy Giżycko z siedzibą w Giżycku, przy ul Mickiewicza 33, 11-500 Giżycko, numer telefonu 87 429 99 60 lub adres email ugg@ugg.pl.

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych kontaktować się można z Inspektorem Ochrony Danych Panią Joanną Trusińską za pośrednictwem poczty e-mail: iod@ugg.pl lub pod numerem telefonu: 22 350 01 40.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

Celem przetwarzania danych osobowych jest przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego, w szczególności weryfikacja okoliczności uzasadniających wykluczenie Wykonawcy z postępowania. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

4. Okres przechowywania danych:

Dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt.3 , czyli przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku wykonawców, którym Zamawiający nie udzielił zamówienia. W przypadku wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza: okres równy okresowi gwarancji i rękojmi, nie krótszy jednak niż do dnia rozstrzygnięcia roszczeń stron.

Dane osobowe są archiwizowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą u administratora oraz ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach .

5. Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

Dostęp do danych osobowych mogą uzyskać organy lub podmioty upoważnione na podstawie odrębnych przepisów, a także podmioty, które na podstawie zawartych przez administratora umów, świadczą usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

6. Prawa osób, których dane są przetwarzane:

Osoby, których dane osobowe są przetwarzane przez Urząd Gminy w Giżycku w związku z udzielaniem zamówień publicznych mają prawo do złożenia wniosku:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

7. Ograniczenie praw osób, których dane są przetwarzane:

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Urząd Gminy w Giżycku w związku z udzielaniem zamówień publicznych nie przysługuje prawo:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

8. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu: Administrator nie będzie podejmować decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym profilować przetwarzanych danych osobowych.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Urzędu Gminy Giżycko.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz zasady realizacji zawarte jest w załączniku nr 7 do SWZ oraz we wzorze umowy – załącznik nr 6 do SWZ.

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

64121100-1 - Usługi dostarczania poczty

64120000-3 - Usługi kurierskie

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

1) Cena (C) – waga kryterium 60 % (tj. max. 60 pkt);

2) Możliwość nieodpłatnego śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym (L) – waga kryterium 40 %.(tj. max. 40 pkt);

Punkty będą przyznawane wg następujących zasad: 1% = 1 punkt.

2. Zasady oceny ofert w poszczególnych kryteriach:

1) Cena (C) – waga 60 %

C = cena najniższa brutto*/ cena oferty ocenianej brutto x 60 pkt * spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu

a) Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym.

b) Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

2) Możliwość nieodpłatnego śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym (L) – waga 40 %

Ocena punktowa zostanie dokonana zgodnie z zasadą:

 za oferowaną możliwość nieodpłatnego śledzenia rejestrowanych przesyłek poczto-wych w obrocie krajowym - 40 pkt  za brak oferty w zakresie nieodpłatnego możliwość śledzenia rejestrowanych przesyłek pocztowych w obrocie krajowym - 0 pkt

Jeżeli Wykonawca w Formularzu ofertowym (zał. nr 1 do SWZ) nie wypełni pozycji: Moż-liwość nieodpłatnego śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych w ob-rocie krajowym, będzie to skutkowało przyznaniem 0 pkt.

3. Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach oceny ofert będzie liczona z dokład-nością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

5. Całkowita liczba punktów (W), jaką może otrzymać dana oferta, zostanie obliczona wg poniższe-go wzoru: W = C + L

6. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który uzyska największą liczbę punktów (W)

7. Wykonawca w związku z faktem, iż zamówienie jest realizowane od 1 stycznia 2027r. winien uwzględnić przy kalkulacji ceny oferty fakty, że kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę od dnia 1 stycznia 2026 r. wynosić będzie – 4950,00 zł brutto. Należy również zauważyć, że kwota minimalnej stawki godzinowej w 2027 r., wynosić będzie od 1 stycznia 2026 r. – 32,30zł

8. W przypadku, gdy zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości Zamawiającego co możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów zgodnie z art. 224 Zamawiający żąda od Wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale VI SWZ oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile to wynika to z odrębnych przepisów; 2.1. Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 558).

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej; Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej;

4.1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu usług pocztowych o wartości minimum 200 000,00 zł brutto. Usługa musi być świadczona nieprzerwalnie przez okres minimum 1 roku na rzecz jednego odbiorcy. Należy podać wartość, przedmiot, datę wykonania usługi oraz podmiot, na rzecz którego wykonywano świadczenie usługi wraz z załączonym dowodem o należytym wykonaniu;

4.2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował co najmniej jedną placówką pocz-tową (nadawczo – odbiorczą) na terenie miasta Giżycka, czynną co najmniej w dni ro-bocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach minimum 10.00 – 17.00.

1. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenia spełniania postawionych warunków udziału w postępowaniu.

2. Zamawiający przed wyborem oferty najkorzystniejszej wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni:

1) aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 558).

2) wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej jedną usługę po-legającą na świadczeniu usług pocztowych o wartości minimum 200 000,00 zł brutto każda. Usługa musi być świadczona nieprzerwalnie przez okres minimum 1 roku na rzecz jednego od-biorcy. Wykaz powinien zawierać wartość dostaw, przedmiot, datę wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz dowody określające, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wyko-nywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – załącznik nr 4 do SWZ.

3) wykaz placówek w celu wykonywania zamówienia – załącznik nr 5 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

3. Oświadczenia (Załącznik nr 2 do SWZ) i dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegający się o zamówienia.

4. Wzór zobowiązania innego podmiotu do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia - stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

szczegółowy zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia określa załącznik nr 6 do SWZ - wzór umowy.

1. Zamawiający określa możliwości dokonania ewentualnej zmiany sposobu realizacji umowy z wykonawcą w przypadku gdy:

a) rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczyni się do uzyskania wyższej jakości końcowej zamówienia, przy czym zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy,

b) wystąpi siła wyższa (pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie i za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności).

2. Wysokość wynagrodzenia ulegnie zmianie w przypadku:

a) zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT) na usługi pocztowe, a w związku z tym zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku,

b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;

c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne – jeżeli zmiana ta będzie miała wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę i zostanie przez niego wykazana;

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019). – jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę;

e) zmiany cen za usługi pocztowe wynikające z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania ich w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe rozdział IV. Zmiany muszą być zaakceptowane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.