Wdrożenie oraz udzielenie licencji do oprogramowania służącego obsłudze procesów zakupowych w ramach Pionu Zakupów Wspólnych

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się będzie elektronicznie za pośrednictwem Platformy e Zamawiający, pod adresem: https://mazovia.ezamawiajacy.pl

2. Złożenie oferty wymaga od Wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://mazovia.ezamawiajacy.pl , zgodnie z Instrukcją dostępną w zakładce Baza Wiedzy.

3. Konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych. Mając to na uwadze, zamawiający zaleca wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej. Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.

4. Instrukcja korzystania z Platformy e Zamawiający dostępna jest pod adresem: https://mazovia.ezamawiajacy.pl w zakładce Baza Wiedzy.

5. Za datę złożenia oferty, przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e Zamawiający. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu.

6. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy e Zamawiający, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma e Zamawiający tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00) e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

7. W zależności od formatu kwalifikowanego podpisu (PAd ES, XAd ES) i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) Wykonawca dołącza do Systemu uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego jako:

1) dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES;

2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.

8. Wszystkie pliki składane do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e Zamawiający muszą zostać podpisane właściwym podpisem elektronicznym poza Systemem (na własnym komputerze Wykonawcy). Złożenie podpisu elektronicznego w ramach potwierdzania składania oferty w Systemie nie stanowi czynności podpisania, któregokolwiek ze składanych przez Wykonawcę plików.

9. Realizując obowiązek wynikający z art. 67 p.z.p., Zamawiający przekazuje następujące informacje o niezbędnych wymaganiach sprzętowo – aplikacyjnych, umożliwiających pracę na Platformy e Zamawiający:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

4) włączona obsługa Java Script;

5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

10. Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie e Zamawiający i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

11. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę e Zamawiający stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce.

1. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu.

2. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oferta musi być opatrzona nazwami wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia.

3. Jeżeli w imieniu Wykonawcy lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.

Zamawiający wskazuje, że poniższe elementy zamówienia nie będą podlegać negocjacjom, a Wykonawca, przygotowując ofertę, jest zobowiązany uwzględnić zapisy Opisu potrzeb Zamawiającego, stanowiącego załącznik nr 2 do OPi W, w następującym zakresie:

1) Wdrożenie systemu informatycznego w formule Saa S, dostępnego przez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania po stronie użytkownika.

2) Zapewnienie obsługi minimum 600 użytkowników.

3) Dostarczenie systemu składającego się z dwóch odrębnych modułów:

a) Modułu I – procesowanie zakupów bieżących,

b) Modułu II – procesowanie zakupów inwestycyjnych.

4) Zapewnienie obsługi elektronicznego składania zapotrzebowań oraz ich akceptacji zgodnie z wymaganymi ścieżkami akceptacji określonymi w OPZ.

5) Integracja systemu z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

6) Integracja systemu ze wskazaną przez Zamawiającego skrzynką e-mail.

7) Zapewnienie rejestrowania historii zmian i działań użytkowników wraz z datą i godziną wykonania operacji.

8) Zapewnienie automatycznego wykonywania kopii zapasowych zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ.

9) Zapewnienie możliwości generowania raportów w oparciu o zgromadzone dane 10) Zapewnienie wsparcia technicznego oraz usługi Help Desk w dni robocze w godzinach 8:00–16:00.

11) Przeprowadzenie minimum 5 szkoleń dla użytkowników systemu.

12) Zapewnienie zgodności systemu z wymaganiami bezpieczeństwa, w tym komunikacji z wykorzystaniem protokołu TLS oraz ważnego certyfikatu bezpieczeństwa.

13) Zapewnienie zgodności systemu z wymaganiami dostępności cyfrowej określonymi w ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.