Sukcesywna dostawa leków i wyrobów medycznych

1. Komunikacja odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem formularza "Wyślij wiadomość do zamawiającego" dostępnego na stronie internetowej profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1322582

Ofertę (w szczególności Formularz ofertowy i formularz cenowy) Wykonawca może złożyć wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

2. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, Fire Fox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki,

4) komunikacja z platformazakupowa.pl jest szyfrowana z wykorzystaniem protokołu TLS 1.3.

5) Czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowany z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głównego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.

3. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy Zakupowej poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

4. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej do konkretnego Wykonawcy w wiadomości prywatnej.

5. W korespondencji związanej z postępowaniem należy posługiwać się nr sprawy 2/2026

6. W sytuacjach awaryjnych można komunikować się z Zamawiającym na adres tbiuro@eol.pl z zastrzeżeniem, że Ofertę (w szczególności Formularz oferty i formularz cenowy) Wykonawca może złożyć wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

7. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.

8. Ofertę oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp składa się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

9. Zamawiający rekomenduje:

1) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, .xlsx, .xls, .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

2) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7 Z

3) wśród formatów powszechnych, a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar, .gif, .bmp, .numbers, .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

4) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 25 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB

5) ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem typu PAd ES.

Szczegółowe inf. w SWZ

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest: Dyrektor „Tęczowego Domu” Domu Pomocy Społecznej dla Dzieci prowadzonego przez Zgromadzenie Sióstr Benedyktynek Misjonarek w Ełku.

2. W sprawach związanych z ochroną Państwa danych osobowych proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Arturem Dobkowskim za pomocą adresu e-mail: iod@rodo.elk.pl lub pisemnie na adres: Administratora.

3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym – w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych do Pzp.

4. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Pzp.

5. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

6. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Pzp.

7. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą podlegały profilowaniu, stosowanie do art. 22 RODO.

8. Do Państwa danych osobowych mogą mieć dostęp, wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania Open Nexus Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Bolesława Krzywoustego 3.

9. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych jesteście Państwo uprawnieni do:

1) dostępu do swoich danych osobowych – na podstawie art. 15 RODO,

2) sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych – na podstawie art. 16 RODO, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

3) żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.

Nie przysługuje Państwu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

11. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Państwu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Część 1 zamówienia – Dostawa leków 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa leków, w tym leków z listy leków refundowanych, szczegółowo opisanych w załączniku nr 2a do SWZ.

1) Przedmiotem zamówienia jest dostawa produktów leczniczych - leków, w tym leków z listy leków refundowanych, oraz wyrobów medycznych w ilościach wynikających z bieżących potrzeb Zamawiającego.

2) Prognozowana ilości zużycia przedmiotu zamówienia jest ilością szacunkową, służącą do określenia wielkości przedmiotu zamówienia i nie odzwierciedla realnego, bądź deklarowanego wykorzystania przedmiotu zamówienia w czasie trwania umowy. Zamawiający gwarantuje zakup co najmniej 70% ilości wskazanej w formularzu cenowym.

3) Realizacja dostaw przedmiotu zamówienia będzie odbywała się sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego od poniedziałku do niedzieli. W zależności od swoich bieżących potrzeb, Zamawiający w okresie trwania umowy będzie składał Wykonawcy jednostkowe zamówienia na dostawę przedmiotu zamówienia.

4) Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić obowiązujące na dzień składania ofert przepisy ustawy refundacyjnej oraz aktualne obwieszczenia Ministra Zdrowia.

5) Wykonawca będzie dostarczał przedmiot zamówienia transportem własnym lub na własny koszt, a miejscem dostawy będzie siedziba Zamawiającego – 19-300 Ełk, ul. Kilińskiego 2.

6) Wykonawca, zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 612), ustawą z dnia 9 października 2015 r. o produktach biobójczych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 24 ze zm.), ustawą z dnia 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1620 ze zm.) zobowiązany jest posiadać charakterystyki produktu leczniczego/karty charakterystyki, świadectwa rejestracji, certyfikaty i inne dokumenty dopuszczające przedmiot zamówienia do obrotu na terenie RP na oferowany przedmiot zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do ich okazania (po zawarciu umowy) na każde żądanie Zamawiającego, w terminie 5 dni od daty wezwania.

7) Oferowane produkty, w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, muszą posiadać właściwe oznakowanie opakowań, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

8) W przypadku czasowego wstrzymania w obrocie, wycofania, zaprzestania produkcji któregokolwiek z leków/wyrobów medycznych, Wykonawca jest zobowiązany do wyceny asortymentu po ostatniej cenie oraz wpisania w załączniku nr 2a (w danej pozycji) adnotacji (uwagi) o braku dostępności.

9) Okres ważności dostarczanych preparatów nie krótszy niż 6 miesięcy, chyba że dla danego produktu producent przewiduje krótszy całkowity okres ważności.

Część 2 zamówienia – Dostawa wyrobów medycznych 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wyrobów medycznych (balsamy, opatrunki, emulsje, strzykawki) szczegółowo opisanych w załączniku nr 2b do SWZ.

1) Przedmiotem zamówienia jest dostawa wyrobów medycznych w ilościach wynikających z bieżących potrzeb Zamawiającego.

2) Prognozowana ilości zużycia przedmiotu zamówienia jest ilością szacunkową, służącą do określenia wielkości przedmiotu zamówienia i nie odzwierciedla realnego, bądź deklarowanego wykorzystania przedmiotu zamówienia w czasie trwania umowy. Zamawiający gwarantuje zakup co najmniej 70% ilości wskazanej w formularzu cenowym.

3) Realizacja dostaw przedmiotu zamówienia będzie odbywała się sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego od poniedziałku do niedzieli. W zależności od swoich bieżących potrzeb, Zamawiający w okresie trwania umowy będzie składał Wykonawcy jednostkowe zamówienia na dostawę przedmiotu zamówienia.

4) Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić obowiązujące na dzień składania ofert przepisy ustawy refundacyjnej oraz aktualne obwieszczenia Ministra Zdrowia.

5) Wykonawca będzie dostarczał przedmiot zamówienia transportem własnym lub na własny koszt, a miejscem dostawy będzie siedziba Zamawiającego – 19-300 Ełk, ul. Kilińskiego 2.

6) Wykonawca, zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 612), ustawą z dnia 9 października 2015 r. o produktach biobójczych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 24 ze zm.), ustawą z dnia 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1620 ze zm.) zobowiązany jest posiadać charakterystyki produktu leczniczego/karty charakterystyki, świadectwa rejestracji, certyfikaty i inne dokumenty dopuszczające przedmiot zamówienia do obrotu na terenie RP na oferowany przedmiot zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do ich okazania (po zawarciu umowy) na każde żądanie Zamawiającego, w terminie 5 dni od daty wezwania.

7) Oferowane produkty, w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, muszą posiadać właściwe oznakowanie opakowań, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

8) W przypadku czasowego wstrzymania w obrocie, wycofania, zaprzestania produkcji któregokolwiek z leków/wyrobów medycznych, Wykonawca jest zobowiązany do wyceny asortymentu po ostatniej cenie oraz wpisania w załączniku nr 2b (w danej pozycji) adnotacji (uwagi) o braku dostępności.

9) Okres ważności dostarczanych preparatów nie krótszy niż 6 miesięcy, chyba że dla danego produktu producent przewiduje krótszy całkowity okres ważności.

Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:

1) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem. Powyższe dokumenty dotyczą również podmiotów udostępniających zasoby, na których zdolnościach polega Wykonawca.

Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1) zezwolenie Głównego Inspektora Farmaceutycznego na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej, składu celnego lub składu konsygnacyjnego wydane na podstawie art. 72 i art. 74 ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 612), zezwolenia na obrót produktami leczniczymi na terenie Rzeczpospolitej Polskiej lub inny dokument upoważniający Wykonawcę do obrotu i sprzedaży produktów leczniczych, w tym dokumenty równoważne - obowiązujące na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej - dotyczy wyłącznie produktów leczniczych (farmaceutyków).

Inne dokumenty, jakie Wykonawca jest zobowiązany dołączyć do oferty:

a) wypełniony i podpisany Formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1a i/lub 1b do SWZ) oraz Formularz cenowy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2a i/lub 2b do SWZ)

b) pełnomocnictwa do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych (KRS, CE Di G)

c) pełnomocnictwa do reprezentowania Wykonawców występujących wspólnie (o ile dotyczy)

d) oświadczenie, z którego będzie wynikało, które dostawy wykonają poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 117 ust. 4 Pzp (o ile dotyczy)

e) zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (jeżeli dotyczy)

Zamawiający przewiduje możliwość składania ofert wspólnych. W takim przypadku oferta musi spełniać następujące wymagania:

1) Wykonawcy występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. UWAGA: Do oferty należy załączyć dokument, z którego wynika umocowanie. Treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania.

2) Pełnomocnictwo pod rygorem nieważności przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeżeli dokument sporządzony został jako dokument w postaci papierowej i opatrzony własnoręcznym podpisem, Wykonawca składa cyfrowe odwzorowanie dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej dokonuje mocodawca lub notariusz (§7 Rozporządzenia PRM).

3) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie stanowiące załącznik nr 3 do SWZ składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z pełnomocnikiem (liderem).

5) Wypełniając formularz ofertowy, jak również inne dokumenty powołujące się na „Wykonawcę”, w miejscu „np. nazwa i adres Wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące konsorcjum, a nie pełnomocnika (lidera).

1. Dopuszcza się zmiany umowy:

a) Z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonywania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego;

b) Z powodu wystąpienia dodatkowych okoliczności, a niemożliwych do przewidzenia przed zawarciem umowy, m.in. związanych ze zmianą ceny w wyniku ustawowej zmiany stawki podatku VAT,

c) Z powodu okoliczności siły wyższej, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć z pewnością, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach.

d) Z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie prac, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.

2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 lit. b) obowiązywać będą od dnia wejścia w życie stosownych przepisów i dla swej ważności nie wymagają zmiany Umowy (Aneksu).

3. Ponadto dopuszcza się zmiany umowy w zakresie przedmiotowym w przypadku:

a) braku leków stanowiących przedmiot umowy na rynku z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. wycofanie z rynku, zaprzestanie produkcji), a istnieje możliwość zastąpienia go lekiem o tym samym zastosowaniu, równoważnym – po cenie nie wyższej niż określona w niniejszej umowie;

b) zmiany producenta, nazwy handlowej, wielkości opakowania dostarczanego przedmiotu umowy, numeru katalogowego leku - przy zachowaniu jego właściwości farmaceutyczno-medycznych, jeśli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie jest możliwe dostarczenie przedmiotu umowy wskazanego w ofercie, przy niezmienionym produkcie, po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego,

c) zmiany sposobu konfekcjonowania – ogólna ilość przedmiotu zamówienia nie może być mniejsza niż ilość wymagana przez Zamawiającego,

d) zmiany przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w ppkt. a),

b) i c), zmiany ilości sztuk w opakowaniu – przeliczenie ilości sztuk na odpowiednią ilość opakowań za zgodą Zamawiającego,

e) pojawienia się w asortymencie Wykonawcy tańszych zamienników będących odpowiednikami przedmiotu umowy nabywanych w ramach niniejszej umowy,

f) zmiany w części dotyczącej dawki dostarczanych leków, jeśli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie jest możliwe dostarczenie leku wskazanego w ofercie, a możliwe jest zastosowanie zamiennika tego leku, przy zastrzeżeniu braku możliwości podwyższenia ceny,

g) zmiany urzędowej ceny zbytu leku,

h) ustanowienia dla leku ceny urzędowej,

i) zmiany numeru GTIN/EAN, kodu refundacyjnego, statusu refundacyjnego, podmiotu odpowiedzialnego lub innych danych identyfikujących produkt, pod warunkiem zachowania jego właściwości, przeznaczenia oraz parametrów wymaganych przez Zamawiającego.

4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

5. W przypadku zmian określonych w ust. 2 Wykonawca zobowiązany jest zawiadomić pisemnie Zamawiającego o zaistnieniu powyższych okoliczności oraz – jeśli zmiany te pociągają za sobą wzrost kosztów wykonania umowy - przedstawić szczegółową kalkulację wzrostu kosztów zamówienia objętego niniejszą umową, przedkładając odpowiednie dokumenty potwierdzające powyższe okoliczności. Wykonawca powinien wykazać ponad wszelką wątpliwość, że zaistniała zmiana ma bezpośredni wpływ na koszty wykonania zamówienia, oraz określić stopień, w jakim wpłynie ona na wysokość wynagrodzenia. Okoliczności powoływane przez Wykonawcę muszą pozostawać w ścisłym związku z zakresem obowiązków wykonawcy wynikających z wykonania zamówienia objętego niniejszą umową. Zmiana umowy wymaga akceptacji Zamawiającego. Brak zgody Zamawiającego na proponowaną przez Wykonawcę zmianę wynagrodzenia nie stanowi podstawy do rozwiązania niniejszej umowy. Szczegółowe inf. w SWZ