Usługa wdrożenia wraz z zapewnieniem niezbędnych licencji Zintegrowanego Systemu Informatycznego obsługującego procesy kadrowo-płacowe, księgowe oraz finansowe wraz z portalem pracownika

Wdrożenie po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej, Zintegrowanego Systemu Informatycznego wraz z dostawą niezbędnych licencji, niezbędnych do pełnej obsługi procesów oraz z uwzględnieniem specyfiki państwowej jednostki budżetowej w następujących obszarach:

a) Księgowo-finansowym oraz kasa,

b) Środki Trwałe (wraz z pełną migracją danych),

c) Budżetowanie,

d) Kadry i płace (wraz z pełną migracją danych z systemu Symfonia od 1.01.2014 r.),

e) Pulpit pracownika,

f) tworzenia zaawansowanych raportów z danych w powyższych modułach, tak aby zapewnić stabilność i kompleksową funkcjonalność we wszystkich obszarach z uwzględnieniem specyfiki państwowej jednostki budżetowej. Wymagana jest interoperacyjność i kompatybilność wszystkich modułów w celu automatycznej wymiany wybranych danych pomiędzy poszczególnymi modułami. W ramach zamówienia podstawowego Wykonawca zapewni również pakiet szkoleń dla administratorów i użytkowników sytemu oraz udzieli gwarancji wraz z niezbędnym wsparciem.

48440000-4 - Pakiety oprogramowania do analizy finansowej i rachunkowości/księgowości

48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

48410000-5 - Pakiety oprogramowania do zarządzania inwestycjami i przygotowywania deklaracji podatkowych

48450000-7 - Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi

72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który w okresie ostatnich 10 lat przed upływem terminu składania ofert dokonał przynajmniej: 1.1. dwóch wdrożeń/modyfikacji/rozwoju oferowanego systemu obejmującego co najmniej obszar księgowo-finansowy, budżetowanie, kadry i płace oraz portal pracownika. 1.2. dokonał co najmniej jednego wdrożenia/modyfikacji/rozwoju oferowanego systemu w państwowej jednostce budżetowej (z wyłączeniem jednostek samorządowych) w zakresie komponentu księgowo-finansowego.

2. O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który na potrzeby realizacji zamówienia będzie dysponował zespołem składającym się co najmniej z następujących kluczowych ekspertów:

2.1. Kierownika projektu – posiadającego doświadczenie w kierowaniu co najmniej trzema projektami polegającymi na wdrożeniu zintegrowanego systemu obejmującego co najmniej komponent kadrowo-płacowy z portalem pracownika oraz księgowo - finansowy.

2.2. Analityka - posiadającego doświadczenie w prowadzeniu analizy potrzeb i wymagań zdobyte w trakcie co najmniej trzech ukończonych projektów polegających na wdrożeniu zintegrowanego systemu obejmującego co najmniej komponent kadrowo-płacowy z portalem pracownika oraz księgowo – finansowy wraz z budżetowaniem. Analityk powinien również posiadać praktyczną wiedzę w zakresie zasad prowadzenia księgowości budżetowej. Zamawiający dopuszcza spełnienie powyższego warunku łącznie przez dwie osoby, oddzielnie dla komponentu kadrowo-płacowego oraz księgowo-finansowego wraz z budżetowaniem.

2.3. Specjalisty ds. wdrożeń, posiadającego praktyczną wiedzę nt. budowy i funkcjonalności oferowanego systemu potwierdzone udziałem w roli osoby odpowiedzialnej za wdrożenie w co najmniej trzech ukończonych projektach polegających na wdrożeniu systemu, będącego przedmiotem oferty, w zakresie co najmniej komponentów: kadrowo-płacowego z portalem pracownika oraz księgowo-finansowego z budżetowaniem, z czego co najmniej jedno wdrożenie obejmowało system w zakresie księgowo-finansowym państwowej jednostki budżetowej (z wyłączeniem jednostek samorządowych).

2.4. Specjalisty ds. wdrożeń, posiadającego, posiadającego praktyczną wiedzę z zakresu migracji baz danych zdobytą podczas dokonywania migracji danych z systemów kadrowo-płacowych, w tym co najmniej jedno wdrożenie dotyczyło migracji z programu Symfonia do systemu objętego ofertą.

3. Zamawiający dopuszcza, aby wdrożenie, o którym mowa w warunku 1.2 było jednym z wdrożeń o którym mowa w punkcie 1.1.

4. Zamawiający dopuszcza, aby powyższe warunki były spełnione łącznie przez mniej niż cztery osoby np. kierownik projektu wykonujący również zakres zadań analityka, specjalista ds. wdrożeń spełniający łącznie warunki określone w pkt 2.3 i 4, etc.

1. Zamawiający żąda wniesienia wadium w kwocie 10.000 złotych.

2. Wadium może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:

- pieniądzu na rachunek bankowy 49 1010 1010 0014 4313 9120 0000;

- gwarancjach bankowych;

- gwarancjach ubezpieczeniowych;

- poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).

3. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 7 pkt 2–4 ustawy pzp, wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

a) oświadczenia o których mowa w pkt. 8.1 OPIW składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

b) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust 4 ustawy, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do OPIW.

c) Zobowiązani są oni na wezwanie Zamawiającego złożyć podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 8.3, przy czym podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 8.3. składa odpowiednio wykonawca/wykonawcy, który/którzy wykazują spełnienie warunku.

3. Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1) zmianę wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 18 ust. 1 Umowy wynikającą ze zmiany stawki podatku od towarów i usług w okresie obowiązywania Umowy;

2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r., poz. 1773, z późn. zm.) lub zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 427) - jeżeli Wykonawca wykaże, że zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę;

3) zmiany poszczególnych terminów pośrednich oraz kolejności realizacji poszczególnych Etapów, w tym połączenia z sobą poszczególnych Etapów lub podzielenie ich na mniejsze Etapy, oraz realizowanych prac w ramach Etapów Przedmiotu Umowy - Wdrożenia, wskazanych w Ramowym Harmonogramie dostarczenia i Wdrożenia ZSI, jeżeli zaszły okoliczności niemożliwe do przewidzenia w chwili zawarcia Umowy, przy czym zmianę taką uznaje się za skuteczną w momencie wyrażenia przez Zamawiającego pisemnej zgody, na pisemny i uzasadniony wniosek Wykonawcy, z zastrzeżeniem, że zaproponowana zmiana nie może wydłużyć końcowego terminu Wdrożenia, o którym mowa w § 3 ust. 1 Umowy;

4) zmianę terminu realizacji Umowy, powodującą wydłużenie czasu realizacji Umowy o czas, trwania siły wyższej na zasadach określonych w § 20 ust. 7-9 Umowy, jednak nie dłuższy niż jeden miesiąc;

5) zmianę osób uczestniczących w realizacji Przedmiotu Umowy jako Personel Kluczowy Wykonawcy, w przypadkach, o których mowa w § 25 Umowy, przy czym zmianę taką uznaje się za skuteczną w momencie wyrażenia przez Zamawiającego pisemnej zgody, na pisemny i uzasadniony wniosek Wykonawcy, akceptującej nową osobę uczestniczącą w realizacji Przedmiotu Umowy należącą do Personelu Kluczowego Wykonawcy na zasadach opisanych w § 25 Umowy;

6) zmianę osób uczestniczących w realizacji Przedmiotu Umowy jako podwykonawcy, na którego zasoby Wykonawca powoływał się na zasadach określonych w art. 462-465 ustawy Pzp, przy czym zmianę taką uznaje się za skuteczną w momencie wyrażenia przez Zamawiającego pisemnej zgody, na pisemny i uzasadniony wniosek Wykonawcy, akceptującej nowego podwykonawcę w realizacji Przedmiotu Umowy na zasadach opisanych w § 26 Umowy;

7) zmiany dotyczące Przedmiotu Umowy w zakresie dostarczanego Sprzętu, w przypadku zaprzestania produkcji przez producenta oferowanego sprzętu (urządzenia, elementu), jeśli Wykonawca pomimo dołożenia należytej staranności nie mógł uzyskać takiej informacji do chwili zawarcia umowy, o ile Wykonawca wykaże, iż dołożył należytej staranności, aby uzyskać od producenta informację odnośnie kontynuowania lub zaprzestania produkcji oferowanego sprzętu (urządzenia, elementu) i zaoferuje w zamian Sprzęt, o nie niższych parametrach technicznych i funkcjonalności, kompatybilny z modelem Sprzętu zaoferowanym w Ofercie.

8) w przypadku wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie dostosowania postanowień Umowy do zmiany przepisów prawa;

9) w przypadku wystąpienia siły wyższej, Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie dostosowania Umowy do okoliczności będących skutkiem siły wyższej;

10) zmiany dotyczące zakresu licencji w zakresie pojawienia się nowych pól eksploatacji istotnych z punktu widzenia wykonania niniejszej Umowy;

11) zmiany w zakresie Prawa Opcji w tym w zakresie możliwości jej modyfikacji/wydłużenia/wprowadzenia nowego Prawa Opcji do wysokości 603000 zł netto uwzględniając zamówienie podstawowe.

17.1 Cena – waga maksymalnie 60 pkt Zamawiający przyzna punkty w kryterium wg. wzoru: Cena oferty badanej/cena oferty z najniższą ceną*60 pkt 17.2 Cena 12 miesięcznego Usługi Serwisu oraz 60h Usług Rozwoju – waga maksymalnie 20 pkt Zamawiający przyzna punkty w kryterium wg. wzoru: Cena oferty badanej/cena oferty z najniższą ceną*20 pkt 17.3 Kluczowy personel skierowany do realizacji zamówienia w zakresie specjalisty ds. wdrożeń określonego w pkt 6.1.4.2.3– waga maksymalnie 10 pkt Zamawiający przyzna punkty wg. poniższej reguły: 0 pkt za oddelegowanie do realizacji specjalisty spełniającego minimalne warunki określone w pkt 6.1.4.2.3 5 pkt za oddelegowanie do realizacji specjalisty, który w przeszłości wykonywał dwa wdrożenia systemu w zakresie księgowo-finansowym w państwowej jednostce budżetowej (z wyłączeniem jednostek samorządowych). 10 pkt za oddelegowanie do realizacji specjalisty, który w przeszłości wykonywał trzy wdrożenia systemu w zakresie księgowo-finansowym w państwowej jednostce budżetowej (z wyłączeniem jednostek samorządowych).

17.4 Dodatkowa funkcjonalność oferowanego systemu w zakresie e-teczek wraz z usługą migracji danych do e-teczek – waga maksymalnie 5 pkt Zamawiający przyzna 5 pkt ofercie obejmującej funkcjonalność e-teczek wraz z usługą migracji danych z e-teczek prowadzonych przez zamawiającego w systemie Symfonia.

17.5 Zapewnienie dodatkowych godzin miesięcznie w okresie Gwarancji Jakości w ramach Usługi Hotline (od 4 do 12 miesiąca) – waga maksymalnie 5 pkt. Zamawiający przyzna 0,5 pkt za każdą dodatkową godzinę wsparcia miesięcznie w okresie Gwarancji Jakości od 4 do 12 miesiąca) W oparciu o powyższe kryteria zamawiający zaprosi do negocjacji maksymalnie 3 wykonawców, którzy uzyskają najwyższą liczbę punktów.