Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w roku 2026 dla potrzeb Urzędu Miasta Mława

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między

Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl .

UWAGA: Dokumentów nie należy składać w ostatniej chwili. Czas trwania wgrywania i przetwarzania dokumentów jest zależny od ich ilości, rozmiaru oraz obciążenia Platformy.

2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

3. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami:

Pani Małgorzata Kaszuba tel. 23 654 36 57 wew. 701 e-mail: malgorzata.kaszuba@mlawa.pl

Komunikacja ustna dopuszczalna jest w odniesieniu do informacji, które nie są istotne i nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu, dokumentów zamówienia oraz ofert.

1. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

2. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: malgorzata.kaszuba@mlawa.pl (nie dotyczy składania ofert w postępowaniu).

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w roku 2026 dla potrzeb Urzędu Miasta Mława w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz.366).

2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się jako przesyłki listowe o wadze do 2000 g :

1) zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,

2) zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,

3) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii,

4) polecone z poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

5) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

7) FORMAT S to przesyłki o wymiarach:

- minimum – wymiar strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,

- maksimum – żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 230mm, szerokości 160 mm,

8) FORMAT M to przesyłki o wymiarach:

- minimum – wymiar strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,

- maksimum – żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm,

9) FORMAT L to przesyłki o wymiarach:

- minimum – wymiar strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,

- maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.

3. Zamawiający będzie dostarczał przesyłki listowe do wyznaczonego punktu Wykonawcy w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 – 16.00. Przekazanie przesyłek listowych przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę w systemie E-nadawca w wersji elektronicznej jako zbiór przesyłek odebranych .

4. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, określając rodzaj przesyłki (polecona, priorytet czy za zwrotnym poświadczeniem odbioru), umieszczenia nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę.

5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym tj. wg kolejności wpisów w systemie Enadawca w wersji elektronicznej dokonywanych z uwzględnieniem podziału na poszczególne rodzaje usług, przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe, nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia ilościowego.

6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym doręczenie przesyłek listowych bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.

7. Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona.

8. W przypadku gdy przesyłki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania Wykonawca zapewni (dostarczy) Zamawiającemu we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.

9. Nadanie przesyłek przez Wykonawcę, objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już nadanych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym.

10. Wykonawca będzie dostarczał zwrotne potwierdzenie odbioru do Zamawiającego oraz zwroty przesyłek niedostarczonych wraz z wykazem zwrotów. Wykonawca określi dodatkowo powód niepodjęcia przez adresata przesyłki listowej.

11. Zamawiający określa kategorie przesyłek wg czasu dostarczenia zgodnie z art. 47 pkt. 1 ustawy Prawo Pocztowe wskaźnik czasu przebiegu przesyłek pocztowych określone są przez ministra właściwego ds. łączności. Zamawiający ma na myśli poniższe deklarowane terminy doręczeń przesyłek:

a) przesyłka priorytetowa D+1 - w następnym dniu roboczym po dniu nadania, pod warunkiem nadania do godziny 15:00, a dla przesyłek zagranicznych Europa, Europa z Cyprem, całą Rosją i Izraelem D+3, kraje pozaeuropejskie D+5 po dniu nadania pod warunkiem nadania do godz. 15.00,

b) przesyłka ekonomiczna D+3 - w ciągu trzech dni roboczych po dniu nadania, gdzie „D” - oznacza dzień nadania przesyłki.

12. Zamawiający nie dopuszcza, aby Wykonawca świadczący usługi w ramach niniejszego postępowania umieszczał na przesyłkach Zamawiającego znaki opłaty pocztowej innego Operatora Pocztowego.

13. Zamawiający wymaga, aby placówki pocztowe Wykonawcy spełniały następujące warunki:

- czynna, co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,

- oznakowana w sposób widoczny „szyldem” z nawą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy,

- gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy.

14. Zamawiający oprócz powyższych kryteriów, co do placówek Wykonawcy oczekuje, iż placówka dedykowana dla głównej siedziby Zamawiającego będzie umożliwiała skorzystanie z innych usług pocztowych Wykonawcy niezawartych w przedmiocie zamówienia.

15. Zamawiający przewiduje możliwość korzystania z udostępnionego bezpłatnie przez Wykonawcę, narzędzia do nadawania przesyłek w wersji elektronicznej oraz ich śledzenia, dzięki któremu proces przygotowywania korespondencji ulegnie uproszczeniu.

16. Zamawiający nie dopuszcza, aby Wykonawca nadawał przesyłki Zamawiającego jako ich nadawca w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na przesyłce w miejscu Nadawcy będzie widniała nazwa podmiotu trzeciego tylko ze wskazaniem, że jest to korespondencja w imieniu Zmawiającego, a dodatkowo w konsekwencji na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający.

17. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 21.02.2019 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r., poz.474 ze zm.). Termin rozpatrzenia reklamacji na przesyłki zagraniczne do 3 miesięcy, z zastrzeżeniem odrębnych uregulowań ujętych w regulaminach usług i przepisach międzynarodowych.

18. Pokwitowanie odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po doręczeniu przesyłki.

19. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572).

20. W przypadku przesyłek nadanych „za potwierdzeniem odbioru”, Zamawiający będzie używała druku „za potwierdzeniem odbioru”, dostarczonego przez Wykonawcę W przypadkach, gdy przesyłki nadane za „za potwierdzeniem odbioru” będą wymagały stosowania procedery w trybie specjalnym, przejętych wewnętrznie przez Zamawiającego, druków „za potwierdzeniem odbioru”, Zamawiający sam zapewni odpowiednie formularze potwierdzeń Odbioru. Decyzja, który druk zastosować należy do Zamawiającego.

21. Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt, w tym za przebieg oraz terminową realizację przedmiotu zamówienia, do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego. Ponadto Wykonawca musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przez cały okres wykonywania przedmiotu zamówienia.

Sposób oceny oferty badanej (łączna punktacja): (Ci) + (Gi). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów, tj. przedstawiająca najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert, o których mowa powyżej.

Maksymalna liczba punktów w kryterium (C) to 60 pkt a w kryterium (Gi) to 40 pkt, co łącznie daje maksymalną ilość punktów, którą może uzyskać Wykonawca to 100 punktów. Zamawiający poinformuje o wyborze oferty na zasadach określonych w ustawie Pzp. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie,

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający uzna, warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na terenie całego kraju, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe,

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie,

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących dokumentów:

1) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zwartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, według wzoru, zamieszczonego w Załączniku nr 5 w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego.

2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących dokumentów:

1) dokumentu zaświadczającego o uprawnieniu do wykonywania działalności pocztowej na terenie całego kraju, potwierdzającego wpis do rejestru operatorów pocztowych.

a) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. członkowie konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnieniu warunków udziału w postępowaniu z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te winny potwierdzać brak podstaw do wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu (art. 125 ust. 4 ustawy Pzp),

b) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. członkowie konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej) – pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp.

c) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. członkowie konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.