Organizacja pobytu uczestników konferencji „Jaszowiec 2026”

Informacje o zamówieniu

Zamawiający

Nazwa Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk

Miasto Warszawa

Województwo Mazowieckie

NIP 5250009275

Adres Aleja Lotników 32/46, 02-668 Warszawa

Email dzp@ifpan.edu.pl

Strona WWW www.ifpan.edu.pl

Lokalizacja zamawiającego

Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Warszawa). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 55120000-7 — Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00010382

Data publikacji 07.01.2026 15:30

Kody CPV

55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Analiza rynkowa i konkurencja

Przebieg postępowania

1. Ogłoszenie o zamówieniu (ta strona) 07.01.2026

   Termin ofert: 15.01.2026 12:00

2. Wynik postępowania 16.02.2026

   Liczba ofert: 1 · Zwycięzca: "Hotel Klimczok" Sp. z o.o. — 740 770,00 PLN

Analiza rynkowa

Przedmiot zamówienia

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu uczestników:Międzynarodowej konferencji pn. 54th International School & Conference on the Physics of Semiconductors „Jaszowiec 2026” w dniach 13-19 czerwca 2026 r. w zakresie obejmującym zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz sal wykładowych.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia.

Termin realizacji: do 2026-07-03

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 000326061
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	Aleja Lotników 32/46
1.5.2.) Miejscowość	Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy	02-668
1.5.4.) Województwo	mazowieckie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	dzp@ifpan.edu.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	www.ifpan.edu.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Inna działalność

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	Organizacja pobytu uczestników konferencji „Jaszowiec 2026”
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-38b79e45-99f3-44dc-95ab-f0336333ff14
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00010382
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-01-07
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://platformazakupowa.pl/pn/ifpan
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	Postępowanie prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej spółki Open Nexus Sp. z o.o. ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań, dostępnej podadresem strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/ifpan
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacjielektronicznej przy użyciu Platformy Zakupowej, pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/ifpan. Szczegóły dotyczącewymagań technicznych i organizacyjnych dotyczących korespondencji elektronicznej znajdują się w roz. XII SWZ.Szczegółowa instrukcja obsługi Platformy Open Nexus Sp. z o.o. ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań, dostępna jest podadresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. W przypadku problemów w obsłudze Platformy, należy zgłaszać je naadres e-mail: cwk@platformazakupowa.pl lub nr tel. + 48 (22) 101 02 02
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny)	Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozp. PEiR(UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w spr. Ochr. Os. Fiz. w zw. z przetw. danych osob. i w spr. swobod. Przepł. takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), dalej „RODO”, informuję, że: 1.Administr. danych osob. jest Instytut Fizyki PAN., Al. Lotników 32/46, 02- 668 Warszawa. Można się kontakt. w sposób - listownie na adres: Al. Lotników 32/46, 02-668 W-wa lub za poś. poczty elektr: director@ifpan.edu.pl, e-Doręczenia: AE:PL-98717-27182-CSCSC-18, tel. (22) 116-2111. 2.W spr. zw. z Państwa danymi osob.proszę kontakt. się z Inspektorem Ochr. Danych, listownie na adres: Al. Lotników 32/46, 02-668 W-wa lub za pośr. poczty elektr. podadresem: iodo@ifpan.edu.pl. 3.Dane osob. przetw. będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadz. przedm. post. o udziel. zam. publ. oraz jego rozstrzygn., jak również zawarcia um. w sprawie zam. publ. oraz jej realizacji, a także udokum. postęp. uzp i jego archiwizacji. 4.Odbiorc. danych osob. będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokum. postęp. w oparciu o uprawnienia wynikające z zapisów ustawy Pzp. Mogą nimi być także podmioty, którym IF PAN powierzy przetw. danych osob. w związku z realizacją przedm. post. o uzp. 5.W przyp. Korz. z sys. e-Doręczeń, Pani/Pana dane osob. mogą zostać przekazane dostawcy usługi e-Doręczeń, tj. Poczcie Polskiej S.A. jako publicz. dostawcy lub innemu wybranemu niepublicz. dostawcy, zgodnie z obow. przep.prawa. 6.Pańswa dane osob. w przyp. post. o uzp będą przechow. przez okres wynik. z przep. obow. prawa, w przyp.zam. realiz. w ramach projektów (np. współfin. ze śr. UE) przez okres wskazany w wyt. w zakresie kwalifik. wydatków liczony od 1 stycznia roku następnego od daty zakoń. proj. Natomiast um. cywilno-prawne wraz z dokum. dot. ich realizacji, niezależn. od trybu w jakim zostały zawarte, przech. są przez okres 10 lat. Okres przech. liczony jest od 1 stycznia roku następn. od daty zak. sprawy. 7.Obow. podania danych osob. bezpośr. Państwa dot. jest wymogiem określ. w przepisach ustawy Pzp, zwiąż. z udziałem w post. Ouzp; konsekw. niepodania określ. danych wynikają z ustawy Pzp. 8.Dane osob. nie będą przek. do państw trzecich (poza EOG) luborganizacji międzynarod.. W przyp. gdy w związku z jawn. post. o uzp Pani/Pana dane będą przek. do państw spoza EOG, Admin.dochowa należytej starann. zapewn., że przek. danych nastąpi zgodnie z przep. prawa gwarant. odpow. stopień ich ochrony. 9.W odniesieniu do Państwa danych osob. decyzje nie będą podejm. w sposób zautomatyzowany, stosow. do art. 22 RODO. 10.Posiadają Państwo: -na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osob. Państwa do.,-na podstawie art. 16 RODOprawo do sprostowania lub uzupełn. Państwa danych osob., przy czym skorzys. z prawa do sprost. lub uzupełn. nie może skutkować zmianą wyniku postęp. o uzp ani zmianą post. umowy w sprawie zam. publ. w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności prot. postęp. oraz jego zał.,-na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od admin. ogran. przetw. danych osob. z zastrzeż. przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ogranicz. przetw. nie ma zastos. w odn.do przechowyw., w celu zapewn. korzystania ze śr. ochr. prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fiz. lub prawnej, lub z uwagina ważne względy interesu publ. UE lub państwa członków., a także nie ogranicza przetw. danych osob. do czasu zakończenia post.o uzp,- prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznają Państwo, że przetwarz. danychosob. państwa dot. narusza przepisy RODO, 11. Nie przysług. Państwu: -w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo dousunięcia danych osob., - prawo do przenosz. danych osob., o którym mowa w art. 20 RODO, - na podstawie art. 21 RODO prawosprzeciwu wobec przetwarzania danych osob., gdyż podstawą prawną przetw. Państwa danych osob. jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	DZP/ZP/1/IFPAN/2026/JRK
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu uczestników:Międzynarodowej konferencji pn. 54th International School & Conference on the Physics of Semiconductors „Jaszowiec 2026” w dniach 13-19 czerwca 2026 r. w zakresie obejmującym zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz sal wykładowych.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia.
4.2.6.) Główny kod CPV	55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV	55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	do 2026-07-03
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.1.) Sposób oceny ofert	Całkowita liczba punktów przyznanych danej ofercie będzie równa sumie punktów uzyskanych przez ocenianą ofertę w ramach poszczególnych kryteriów
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	60
Kryterium 2	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia
4.3.5.) Nazwa kryterium	Doświadczenie koordynatora
4.3.6.) Waga	30
Kryterium 3	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	Lokalizacja obiektu
4.3.6.) Waga	10
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia	Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.	1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej w następującym zakresie: A. Doświadczenie Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składnia ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał co najmniej trzy usługi, z których każda spełnia następujące wymagania: a) przedmiotem usługi była organizacja pobytu uczestników co najmniej trzydniowego wydarzenia o charakterze konferencji (konferencja, kongres, sympozjum itp.) dla min. 150 uczestników, obejmująca co najmniej: zapewnienie noclegów, wyżywienia i sali konferencyjnej; b) wartość usługi - co najmniej 450 000 zł brutto; Uwaga: 1) Podana przez Wykonawcę wartość usługi i liczba osób muszą dotyczyć usługi zrealizowanej w ramach jednej umowy. Zamawiający nie dopuszcza sumowania różnych usług w celu spełnienia warunku; 2) Jeżeli w ramach jednej umowy Wykonawca zorganizował więcej niż jedno wydarzenie o charakterze konferencji, to podana przez Wykonawcę wartość usługi i liczba osób muszą dotyczyć jednego wydarzenia (tego, które potwierdza spełnienie warunku); 3) W przypadku, gdy Wykonawca nadal wykonuje usługę (świadczenia powtarzające się lub ciągłe) zakres już wykonany musi spełniać wymagania określone w warunku. B. Personel Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą, która będzie realizować zamówienie, pełniąc rolę koordynatora, posiadającą doświadczenie w realizacji co najmniej trzech usług polegających na organizacji pobytu uczestników wydarzenia o charakterze konferencji dla co najmniej 150 uczestników każda, jako osoba odpowiedzialna za koordynację. 2. W przypadku podania kwot w walutach obcych Zamawiający dokona ich przeliczenia według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego (NBP) z dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu, NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń wg średniego kursu z pierwszego, kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. informacje. KORZYSTANIE Z ZASOBÓW INNEGO PODMIOTU 1. Wykonawca może, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych, na zasadach określonych w art. 118 uPzp. 2. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór zobowiązania stanowi załącznik nr 6 do SWZ. 3. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 1, potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności: 1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby; 2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia; 3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą. 4. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Rozdz. IV, a także zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy. 5. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu. 6. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby. 7. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 118 uPzp, składa oświadczenia i dokumenty tych podmiotów, o których mowa w Rozdz. XI ust. 2 pkt 1) i ust. 5 pkt 2). Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby składane na podstawie art. 125 uPzp zostało zawarte we wzorze zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu	- odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art.109 ust. 1 pkt 4 uPzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.6. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu lub informacjiz Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o którym mowa w ust. 5 składadokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzająceodpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.7. Dokument, o którym mowa w ust. 6, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.8. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 6, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w ust. 6, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miałdotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym, administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu nasiedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Postanowienia ust. 7 stosuje się odpowiednio.9. Jeżeli Wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w art. 273 ustawy Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne lub zawierają błędy, Zamawiający wzywa Wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ichzłożenie, poprawienie lub uzupełnienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.10. Jeżeli Wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.11. Zamawiający nie wezwie do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 57 ze zm.), o ile Wykonawca wskaże w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, dane umożliwiające dostęp do tych środków.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu	1) w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:a) wykaz usług wykonanych (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych) w okresie ostatnichpięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane (wzór wykazu stanowi załącznik nr 4 do SWZ).b) dowody określające czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanychreferencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych	Zamawiający nie żąda załączenia przez Wykonawcę do oferty przedmiotowych środków dowodowych.
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów	1. Ofertę (wraz z formularzem cenowym) składa się pod rygorem nieważności, zgodnie z wyborem Wykonawcy: a) w formie elektronicznej (oznacza to postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym), lub b) w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym 2. Ofertę stanowi wypełniony formularz „Oferta” wraz z formularzem cenowym (zał. nr 2 do SWZ) 2. Wykonawca wraz z ofertą składa: 1) oświadczenie na podstawie art. 125 ust. 1 uPzp o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ) Ww. oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. 2) wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania ww. osobami (wzór wykazu stanowi załącznik nr 5 do SWZ) - na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdz. V ust. 1 lit. B SWZ oraz (opcjonalnie, w celu uzyskania punktów) w zakresie kryterium oceny ofert określonym w Rozdz. XVIII ust. 4 pkt SWZ. Zamawiający na podstawie art. 274 ust. 2 uPzp, wymaga od Wykonawców złożenia ww. podmiotowego środka dowodowego wraz z ofertą w celu zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania. Dokument ten podlega uzupełnieniu jedynie w zakresie spełniania warunku udziału w postępowaniu.

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Tak
6.4.1) Informacje dotyczące wadium	Zamawiający wymaga wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert w wysokości: 12 000,00 zł. Szczegóły dotyczące wadium znajdują się w rozdziale XIII SWZ.
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia	Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 3. W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo może wynikać z umowy lub innej czynności prawnej. Fakt ustanowienia pełnomocnika musi wynikać z dokumentów załączonych do oferty. 4. Żaden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania w oparciu o przesłanki określone w Rozdz. VI SWZ. Dokumenty i oświadczenia dotyczące braku podstaw wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 5. Zamawiający nie określa odmiennych wymagań związanych z realizacją zamówienia w odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Tak

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	1. Działając na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w następujących przypadkach: 1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia w ten sposób, że czynią wykonanie umowy na dotychczasowych zasadach niecelowym, niezgodnym z wymaganiami lub niemożliwym, przy czym zmiany umowy dokonane mogą być tylko w zakresie niezbędnym do dostosowania postanowień umowy do wprowadzonych przepisów prawa; 2) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony, przy czym zmiana umowy może polegać na wyeliminowaniu rozbieżności lub niejasności w umowie lub jednoznacznym sprecyzowaniu postanowień umowy wywołujących wątpliwości pomiędzy Stronami; 3) zmiana terminu wykonania zamówienia: a) w razie wystąpienia okoliczności leżących wyłącznie po stronie Zamawiającego lub okoliczności niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy; b) w przypadku, gdy z uwagi na przedłużające się postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, np. w związku z wniesieniem odwołania, umowa pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą zostanie zawarta w terminie uniemożliwiającym wykonanie zamówienia w wymaganym terminie; c) w razie konieczności przeniesienia konferencji na późniejszy termin w 2026 r. (wskazane w OPZ terminy cząstkowe, np. ustalenia menu, podania ostatecznej liczby uczestników konferencji itp., zostaną wówczas dostosowane analogicznie do zmienionego terminu konferencji); 4) zmiana miejsca konferencji z przyczyn niezależnych od Wykonawcy i Zamawiającego 5) zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy za realizację umowy: a) w przypadku zaistnienia którejkolwiek z przesłanek wskazanych powyżej, jeżeli zmiana umowy będzie wiązała się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów przez Wykonawcę lub zaistnieniem oszczędności; b) w przypadku zmiany stawki podatku VAT, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonywania zamówienia przez Wykonawcę, o wartość wzrostu tych kosztów, przy czym wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a wartość brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów; c) w przypadku zgłoszenia się do udziału w konferencji większej liczby osób niż przewidziane maksymalne 270 osób, nie więcej niż 275 osób, co spowoduje przekroczenie całkowitego maksymalnego wynagrodzenia określonego w § 8 ust. 1 6) w razie zaistnienia nadzwyczajnych okoliczności, których Zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy w tym związane z trwającą w Ukrainie militarną agresją rosyjską. 2. Ponadto, w przypadku, gdyby z uwagi na wprowadzone na obszarze RP restrykcje sanitarne związane z ogłoszonym stanem epidemii lub stanem zagrożenia epidemicznego, nie była możliwa realizacja przedmiotu umowy w formie lub zakresie wynikającym z OPZ, Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji lub nieskorzystania z niektórych świadczeń objętych umową, o czym zobowiązuje się poinformować Wykonawcę niezwłocznie, tj. nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od wystąpienia ww. okoliczności uzasadniających modyfikację lub rezygnację z danego świadczenia. Modyfikacja lub nieskorzystanie z niektórych świadczeń przez Zamawiającego z uzasadnionych przyczyn zostanie odzwierciedlone w aneksie do umowy zawartym przez Strony. Wynagrodzenie należne Wykonawcy zostanie wówczas odpowiednio zmniejszone, z uwzględnieniem nakładów poniesionych przez Wykonawcę na realizację świadczeń, których dotyczy modyfikacja lub rezygnacja. 3. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Nie

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-01-15 12:00
8.2.) Miejsce składania ofert	Instytut Fizyki PAN, Al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa, platforma: https://platformazakupowa.pl/pn/ifpan
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-01-15 12:05
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-02-13

Warunki i informacje dodatkowe

Wadium

Wymagane Tak

Kwota 12 000,00 PLN

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-38b79e45-99f3-44dc-95ab-f0336333ff14