Kompleksowa obsługa mediów społecznościowych Budżetu Obywatelskiego Mazowsza, w tym realizacja kampanii promującej nabór i głosowanie, obsługa fotograficzna i wideo realizacji projektów w BOM

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy e Zamawiający https://mazovia.ezamawiajacy.pl (Market Planet).

2. Sporządzenie i złożenie oferty wymaga rejestracji konta Wykonawcy w systemie Marketplanet One Place . Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do ww. strony, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub założenia bezpłatnego konta.

Instrukcja korzystania z Platformy e Zamawiający jest dostępna pod wyżej wskazanym adresem w zakładce „Baza Wiedzy”.

3. Ogólne zasady korzystania z Platformy e Zamawiający.

Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie https://mazovia.ezamawiajacy.pl, lub https://oneplace.marketplanet.pl. Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „Zarejestruj się”. Rejestracja konta następuje poprzez: kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie skontaktuje się telefonicznie konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych. Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy e Zamawiający. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy e Zamawiający przez:

1) Akcję „Zadaj pytanie” (przed przystąpieniem do postępowania).

2) Kafel „Wiadomości” (po przystąpieniu do postępowania) dostępny w postępowaniu.

5. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

6. Zamawiający określa dopuszczalne wielkości i formaty przesyłanych danych tj.

- wielkość plików o wielkości do 2 GB (pojedynczy plik):

- dopuszczalne formaty plików: txt,rtf,pdf,xps,odt,ods,odp,doc,xls,ppt,docx,xlsx,pptx,csv,jpg,jpeg,tif,tiff,geotiff,png,svg,wav,mp3,avi,mpg,mpeg,mp4,m4a,mpeg4,ogg,ogv,zip,tar,gz,gzip,7z,html,xhtml,css,xml,xsd,gml,rng,xsl,xslt,tsl,xmlsig,xades,pades,cades,asic,asics,sig,xmlenc,dxf,ath,prd.

7. Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami przygotowaną w języku polskim pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, za pośrednictwem Platformy e Zamawiający.

Formularz oferty stanowi załącznik nr 1 do SWZ

92111250-9 - Produkcja filmów informacyjnych

79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

79341000-6 - Usługi reklamowe

79342000-3 - Usługi marketingowe

79342100-4 - Usługi marketingu bezpośredniego

79961000-8 - Usługi fotograficzne

1. Na potwierdzenie, że oferowane przez Wykonawcę usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania i cechy, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych w postaci portfolio, składającego się z: 1) pakietu 10 zdjęć, przedstawiających osoby/grupy osób w różnych ujęciach, kadrach i planach, uczestniczących w wydarzeniach niebędących imprezami okolicznościowymi (takich jak: śluby, wesela, chrzty, komunie, spotkania rodzinne), czyli imprezach kulturalnych, artystycznych, koncertach, imprezach plenerowych – zdjęcia mogą dotyczyć różnych wydarzeń/imprez. Zdjęcia powinny charakteryzować się wysoką jakością techniczną (rozdzielczość minimum 300 dpi), ostrością – brak poruszeń na zdjęciach, odpowiednim naświetleniem – zdjęcia nie mogą być prześwietlone lub niedoświetlone. Na zdjęciach musi być widać oryginalność i autorski charakter materiału, niebanalne ujęcia - ujęcia mogą dotyczyć ruchu, pokazywać emocje fotografowanych osób, kontekst wydarzenia – ujęcia z drona nie będą brane pod uwagę. Tło zdjęć powinno być jak najmniej rozpraszające i dopasowane do tematu zdjęć 2) 2 materiały wideo (każdy trwający 10 – 15 sekund) w postaci np. rolki, animacji, zapowiadającego lub będącego relacją z wydarzenia typu impreza kulturalna, artystyczna. Materiały wideo powinny charakteryzować się odpowiednią jakością obrazu – dotyczy to rozdzielczości, ostrości, stabilności kadru, właściwie dobraną do dynamiki i tematyki filmu ścieżką dźwiękową. Wideo powinno być zmontowane płynnie, bez zbędnych cięć, w umiarkowanym tempie zapewniającym czytelność przekazu oraz uwzględniać i wykorzystywać aktualne trendy wizualne i muzyczne obowiązujące w social mediach. Wideo powinno być przemyślaną kompozycją, która w kilkanaście sekund opowiada wybraną historię lub zaprasza na wydarzenie. W wideo nie mogą być wykorzystane ujęcia z drona.

2. Przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w ust. 1 pkt 1, Wykonawca udostępni poprzez wskazanie w Formularzu oferty adresu strony internetowej (URL), na której Zamawiający będzie mógł zweryfikować oraz ocenić udostępnione zdjęcia i materiały wideo (Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił dostęp do materiałów pod wskazanym adresem internetowym co najmniej do czasu zakończenia prowadzonego postępowania).

3. Przedmiotowy środek dowodowy wymieniony w ust. 1 pkt 2 – materiały wideo - Wykonawca może przekazać wraz z ofertą w formacie MP4 za pośrednictwem Platforma e Zamawiający w sposób opisany w § 9 SWZ.

4. W celach dowodowych Zamawiający w dniu otwarcia ofert dokona weryfikacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu oferty linków (adresów URL) i/lub plików w formacie MP4 pod kątem dostępności do udostępnianych materiałów. W przypadku braku możliwości uruchomienia linku lub braku dostępu do wskazanych przez Wykonawcę zasobów (np. dostęp zastrzeżony, strona nie odnaleziona, zawartość strony nie odpowiada wymagane treści), oferta podlegać będzie odrzuceniu zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) p.z.p.

5. W przypadku braku możliwości uruchomienia materiałów wideo, przekazanych w postaci MP4, np. z powodu uszkodzenia pliku, błędu odczytu, ograniczenia odczytu, braku możliwości odtworzenia pliku, oferta podlegać będzie odrzuceniu zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) p.z.p.

1. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, określające zakres pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, chyba że pełnomocnictwo wynika z innych załączonych do oferty dokumentów.

2. W związku z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (tj. (Dz. U. 2025 r. poz. 514), treść oświadczenia, o którym mowa w sekcji V ustęp 5.5.) ogłoszenia, uzupełniona została o przesłanki wykluczenia Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 ww. ustawy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty w postępowaniu.

4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 p.z.p., składa każdy z Wykonawców występujących wspólnie. Oświadczenie powinno być aktualne na dzień składania ofert, złożone pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez każdego z Wykonawców występujących wspólnie w zakresie, w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w art. 125 ust. 1 p.z.p.

5. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego , które zostaną wprowadzone do umowy stanowi załączniki nr 3 do SWZ.

2. Dopuszczalne zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia przewidziane zostały w projektowanych postanowieniach umowy.