Usługa utrzymania i wsparcia systemu do automatycznej digitalizacji dokumentów papierowych wraz z podpisami (ICPEN) w ramach transformacji cyfrowej Białostockiego Centrum Onkologii – Część 3

Zamawiający

Nazwa Białostockie Centrum Onkologii im. M. Skłodowskiej-Curie w Białymstoku

Miasto Białystok

Województwo Podlaskie

NIP 9661330466

Adres ul. Ogrodowa 12, 15-027 Białystok

Email zam.publiczne@onkologia.bialystok.pl

Telefon +48856646708

Strona WWW www.onkologia.bialystok.pl/

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 72000000-5 — Informatyka

Numer ogłoszenia 2025/BZP 00633036

Data publikacji 31.12.2025 16:02

Kody CPV

72000000-5 Usługi informatyczne

Przebieg postępowania

1. Ogłoszenie o zamówieniu (ta strona) 31.12.2025

   Termin ofert: 14.01.2026 10:00

2. Wynik postępowania 13.02.2026

   Liczba ofert: 1 · Zwycięzca: IC SOLUTIONS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ — 271 805,40 PLN

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa utrzymania i wsparcia posiadanego przez zamawiającego systemu (IC Pe

n) do automatycznej digitalizacji dokumentów papierowych wraz z podpisami, na okres 36 miesięcy.Przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany w Załączniku nr 3 do SWZ.

Termin realizacji: 36 miesiące

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	Białostockie Centrum Onkologii im. M. Skłodowskiej-Curie w Białymstoku
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 050657379
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	ul. Ogrodowa 12
1.5.2.) Miejscowość	Białystok
1.5.3.) Kod pocztowy	15-027
1.5.4.) Województwo	podlaskie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL841 - Białostocki
1.5.7.) Numer telefonu	+48856646708
1.5.8.) Numer faksu	+48857435913
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	zam.publiczne@onkologia.bialystok.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	https://www.onkologia.bialystok.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Zdrowie

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	Usługa utrzymania i wsparcia systemu do automatycznej digitalizacji dokumentów papierowych wraz z podpisami (ICPEN) w ramach transformacji cyfrowej Białostockiego Centrum Onkologii – Część 3
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-d8a4aa0d-0fcc-40c8-a92a-19424cff594a
2.5.) Numer ogłoszenia	2025/BZP 00633036
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2025-12-31
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP	2025/BZP 00061991/25/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań	1.3.12 Transformacja cyfrowa Białostockiego Centrum Onkologii - Cz. 3
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu	Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia”, komponent D „Efektywność, dostępność i jakość systemu ochrony zdrowia” Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, finansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, w ramach naboru przez Ministerstwo Zdrowia nr KPOD.07.03-IP.10-001/25.
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d8a4aa0d-0fcc-40c8-a92a-19424cff594a
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja międzyzamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl .2. Strona internetowa służąca do elektronicznego składania ofert, oświadczenia, którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy i innych oświadczeń lub dokumentów: https://ezamowienia.gov.pl .
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	1. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.2. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający dopuszcza w szczególności następujące formaty danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt. Oświadczenie należy dołączyć do oferty w polu „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”.3. Pełnomocnictwa: Osoba działająca w oparciu o pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy w danej procedurze zamówienia publicznego, przedłoży wraz z ofertą jego oryginał w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny)	Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający informuje, że:1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Białostockie Centrum Onkologii im. M. Skłodowskiej-Curie w Białymstoku, adres: ul. Ogrodowa 12, 15-027 Białystok.2. Kontakt z wyznaczonym przez Administratora Danych Osobowych – Inspektorem ochrony danych osobowych w Białostockim Centrum Onkologii im. M. Skłodowskiej-Curie w Białymstoku, możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres: iodo@onkologia.bialystok.pl ).3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Pzp.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Administrator przetwarza dane osobowe zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący ichnienaruszalność.6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Pzp.7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art.22 RODO.8. Posiada Pani/Pan:8.1. Na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących. W przypadku korzystania z tego uprawnienia, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.8.2. Na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania i jego załączników.8.3. Na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nieogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.9. Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	DZP.261.57.2025
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest usługa utrzymania i wsparcia posiadanego przez zamawiającego systemu (IC Pen) do automatycznej digitalizacji dokumentów papierowych wraz z podpisami, na okres 36 miesięcy.Przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany w Załączniku nr 3 do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV	72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	36 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	100
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Nie
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów	1. Jeżeli dotyczy: Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 i 4 Pzp – dotyczy wykonawców polegających na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby. 2. Jeżeli dotyczy: Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy – dotyczy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (oświadczenie składane w interaktywnym Formularzu ofertowym – Załącznik nr 1 do SWZ). 3. Jeżeli dotyczy: Gwarancje lub poręczenia, jeżeli zamawiający określił wymóg wniesienia wadium (dodatkowe informacje patrz pkt 12 SWZ). 4. Jeżeli dotyczy: Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy – w przypadku, gdy w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych (KRS/CEIDG/inny rejestr). 5. Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu wykonawców – dotyczy ofert składanych przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 6. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Zamawiający za dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów uznaje dane identyfikujące wykonawcę np. dane adresowe, numer REGON, NIP, KRS itp. Zamawiający, w pkt IV interaktywnego Formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do SWZ), umożliwia podanie adresów bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 1557, t.j. ze zm.), gdzie można uzyskać oświadczenia lub inne dokumenty dotyczące wykonawcy.

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia	1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 2. Odpowiednio do wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy dotyczące wykonawcy. 3. Do przygotowania i złożenia pełnomocnictwa stosuje się zasady określone w pkt 14.23.2-14.23.5 SWZ. 4. Składając oświadczenia jak również wypełniając inne dokumenty, powołując się na wykonawcę ubiegającego się wspólnie o udzielenie zamówienia, w miejscu np. „nazwa i adres wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące wszystkich podmiotów występujących wspólnie, z zastrzeżeniem punktu 14.6.5 SWZ.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Tak

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Tak
7.2.) Informacje na temat zaliczek	Zapisy dotyczące zaliczek zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy usługi ( Załącznik nr 5.1 do SWZ)
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	Zapisy dotyczące dopuszczalności zmian umowy zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy usługi (Załącznik nr 5.1 do SWZ) i Dziale VII Rozdziale 3 Pzp.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Nie

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-01-12 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert	Platforma e-Zamówienia. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop („przeciągnij” i „upuść”) służące do dodawania plików.
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-01-12 10:30
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-02-10

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-d8a4aa0d-0fcc-40c8-a92a-19424cff594a