ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM NA POTRZEBY URZĘDU GMINY CIĘŻKOWICE W 2026r.

1. Przedmiotem zamówienia jest „ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM NA POTRZEBY URZĘDU GMINY CIĘŻKOWICE W 2026r.” w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki) w obrocie krajowym i zagranicznym, ewentualne zwroty przesyłek rejestrowanych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności: a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640),b) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572),c) ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 1568),d) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 474),e) międzynarodowych przepisach pocztowych a także w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania, usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026),f) ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz. U. 2024 r. poz. 1045 ze zm.),g) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem postępowania.

2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki: (format S - maksymalny wymiar koperty C5 do 500 g., format M – maksymalny wymiar koperty C4 do 1000 g., format L - ponad wymiar koperty C4 - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm – do 2000 g.), paczki pocztowe oraz w obrocie krajowym objęte przedmiotem niniejszego zamówienia. Zamawiający przez przesyłki rozumie: a) przesyłki listowe niezarejestrowane w obrocie krajowym (ekonomiczne),b) przesyłki listowe niezarejestrowane w obrocie krajowym (priorytetowe),c) przesyłki listowe polecone w obrocie krajowym (ekonomiczne),d) przesyłki listowe polecone za potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym (ekonomiczne),e) przesyłki listowe polecone za potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym (priorytetowe),f) przesyłki listowe nierejestrowane w obrocie zagranicznym (priorytetowe) – kraje europejskie,g) przesyłki listowe polecone w obrocie zagranicznym (priorytetowe) – kraje europejskie,h) przesyłki listowe polecone za potwierdzeniem odbioru w obrocie zagranicznym (ekonomiczne),i) zwrot przesyłki listowe polecone w obrocie krajowym (ekonomiczne),j) zwrot przesyłki listowe polecone w obrocie krajowym (priorytetowe),k) zwrot przesyłki listowe polecone za potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym (ekonomiczne),l) zwrot przesyłki listowe polecone za potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym (priorytetowe),m) paczki zwykłe – ekonomiczne – gabaryt B.

3. Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek listowych w następujących formatach: a) Format S - maksymalny wymiar koperty C5 (230 x 160 x 20 mm) do 500 g,b) Format M – maksymalny wymiar koperty C4 (325 x 230 x 20 mm) do 1000 g,c) Format L - ponad wymiar koperty C4, (suma wymiarów nie może przekroczyć 900 mm, przy czym długość nie może być większa niż 600 mm) – do 2000 g.

4. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług dostarczania przesyłek do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i poza granicami kraju zgodnie z treścią porozumień zawartych ze Światowym Związkiem Pocztowym.

5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego lub w przypadku braku placówki nadawczej w miejscowości Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie na własny koszt odbierać przesyłki od Zamawiającego tj. z Urzędu Gminy Ciężkowice, ul. Tysiąclecia 19, 33-190 Ciężkowice i dostarczać je do placówki nadawczej Wykonawcy. Wykonawca będzie odbierał przesyłki w dni robocze, 5 dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku w godzinach od

14.00 do 15.00, w dni pracy Zamawiającego. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.

6. Zamawiający wymaga, aby datą wiążącą dla przesyłek listowych i paczek była data nadania przesyłki w placówce nadawczej.

7. Za moment odbioru przesyłek od Zamawiającego uważa się chwilę przyjęcia przez Wykonawcę przesyłek do przemieszczania i doręczenia. Do przesyłki rejestrowanej za moment odbioru przesyłek uważa się chwilę wydania Zamawiającemu potwierdzenia przyjęcia przesyłki rejestrowanej

8. Infrastruktura placówek/punktów odbiorczych powinna zapewniać zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób niepowołanych oraz bezpieczeństwo danych osobowych i korespondencji.

9. Roczna przewidywana ilość przesyłek, w tym poszczególnych rodzajów przesyłek, została wskazana w Arkuszu cenowym stanowiącym załącznik Nr 2 do SWZ z zastrzeżeniem, że rzeczywiste ilości przesyłek jak i ich rodzaje będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego, a więc mogą odbiegać od ilości wskazanych w wyżej wymienionym załączniku.

10. Zamawiający wymaga, aby nadawanie przesyłek listowych, paczek pocztowych, obejmowało umieszczanie oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci nadruku pieczęci o treści: „Opłata pobrana..." wg wzoru wskazanego przez Wykonawcę.

11. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy.

12. Okresem rozliczeniowym jest okres pełnego miesiąca kalendarzowego.

13. Wynagrodzenie za wykonane w okresie rozliczeniowym usługi stanowi suma opłat za faktyczną ilość przesyłek nadanych oraz zwróconych po wyczerpaniu możliwości doręczenia według cen jednostkowych podanych w formularzu cenowym stanowiącym załącznik do umowy, obliczonych na podstawie dokumentów nadawczych i oddanych w tym okresie przesyłek z uwzględnieniem ich rodzajów, ilości i wagi oraz zestawienie innych usług objętych przedmiotem umowy wraz z podaniem ilości, potwierdzone przez przedstawiciela Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania cen ofertowych w okresie obowiązywania umowy.

14. Zapłata za wykonane usługi będzie dokonywana przez Zamawiającego z dołu za każdy okres rozliczeniowy na podstawie wystawionej faktury na wskazane na fakturze konto bankowe Wykonawcy w terminie ustalonym w zawartej umowie z zastrzeżeniem, że termin ten nie może być krótszy niż 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury.

15. Zamawiającemu przysługuje prawo korzystania z upustów oferowanych przez Wykonawcę w okresie trwania umowy.

16. Reklamacje dotyczące niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający będzie składał Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni dla przesyłek krajowych i 90 dni dla przesyłek zagranicznych od dnia otrzymania przez Wykonawcę reklamacji.

17. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek pocztowych do nadania oraz sporządzania w dniu dokonywania wysyłki zestawienia ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych oraz zestawienia (książki nadawczej) dla przesyłek rejestrowanych. Przedmiotowe zestawienia będą sporządzane w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy, a kopia dla Zamawiającego. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach, w sposób czytelny i trwały, informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki.

Termin realizacji: 10 miesiące