Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowy oraz ich ewentualnych zwrotów - listy zwykłe i listy polecone

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy, za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej (dalej: „Platforma”) pod adresem: https://platforma.eb2b.com.pl lub https://xx.eb2b.com.pl, która spełnia wymagania opisane w art. 64 ustawy.

2. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s,

2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerujemy nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania)

3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).

3. Zamawiający dopuszcza przesyłanie plików w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 570 z późn. zm.), tj. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf lub .odt., xades.

Zamawiający zaleca przesyłanie plików w formacie .pdf.

4. Informacja na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:

1) szyfrowanie za pomocą protokołu TLS;

2) formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8;

3) wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do setnej części sekundy;

4) pliki oferty wczytane przez wykonawcę na Platformę i zapisane, widoczne są w Platformie jako zaszyfrowane, możliwość otwarcia plików dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;

5) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.

1. Strony, jako Administratorzy danych osobowych uzyskanych od siebie w związku z podpisaniem i realizacją niniejszej umowy zobowiązane są do przestrzegania właściwych przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych/ dalej RODO) oraz jakichkolwiek podobnych lub analogicznych praw, wymogów ustawowych lub kodeksów postępowania regulujących użytkowanie, przechowywanie lub przesyłanie danych osobowych oraz zobowiązane są do niedopuszczenia do żadnych działań mogących spowodować naruszenie lub w inny sposób skutkować naruszeniem przez którąkolwiek ze Stron tych regulacji.

2. W związku z zawarciem Umowy dochodzi do przekazywania pomiędzy Stronami danych osobowych (między administratorami danych):

a) osób reprezentujących drugą Stronę;

b) osób wyznaczonych przez drugą Stronę do kontaktów w celu dokonywania bieżących uzgodnień w związku z realizacją Umowy.

3. Strony oświadczają, że osoby wymienione w pkt 2 lit. a) i b) w zakresie swoich obowiązków zostaną zaznajomione z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania ich danych osobowych.

4. Informacje dotyczące przetwarzania oraz ochrony danych osobowych w Zakładzie Gospodarowania Nieruchomościami w Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy dostępne są pod adresem: http://www.zgn.waw.pl oraz w siedzibie Administratora.

5. Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: iod@zgn.waw.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres: Zakład Gospodarowania Nieruchomościami w Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy, ul. Szwoleżerów 5, 00-464 Warszawa.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23.11.2012 r.

2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g:

1) Zwykłe – przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii 2) Zwykłe – przesyłka nie rejestrowana listowa najszybszej kategorii, 3. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczania przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia do punktów pocztowych Wykonawcy, znajdujących się w odległości nie większej niż 2 km od lokalizacji jednostek organizacyjnych Zamawiającego, codziennie (w dni robocze) w godz. 14:00 – 15:30. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich dostarczenia.

4. W przypadku punktów pocztowych Wykonawcy zlokalizowanych w odległości powyżej 2 km od lokalizacji jednostek organizacyjnych Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do codziennego odbioru przesyłek z siedzib Zamawiającego w dniach poniedziałek ÷ piątek.

5. Rodzaje oraz szacunkowe ilości przesyłek pocztowych objętym zamówieniem zastały ujęte w załączonym formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1.1 do SWZ.

6. Nadanie i zwrot przesyłek będzie wykonywany z poniższych siedzib:

1) Zakład Gospodarowania Nieruchomościami w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, ul. Szwoleżerów 5, 00-464 Warszawa,

2) Dział Finansowo - Księgowy, ul. Mokotowska 67 A, 00-530 Warszawa,

3) Zespół Radców Prawnych Procesowych ul. Jezuicka 1/3, 00-281 Warszawa,

4) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 1, ul. Pawia 9, 00-164 Warszawa,

5) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 2, ul. Wilcza 38a, 00-679 Warszawa,

6) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 4, ul. Jezuicka 1/3, 00-281 Warszawa,

7) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 5, ul. K. I. Gałczyńskiego 12a, 00-362 Warszawa,

8) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 6, ul. F. S. Jezierskiego 3/5, 00-457 Warszawa”.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23.11.2012 r. (Dz. U. z 2020 roku poz. 1041, 2320).

2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g:

1) Polecone – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

2) Polecone – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii,

3) Polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

4) Polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru.

3. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczania przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia do punktów pocztowych Wykonawcy, znajdujących się w odległości nie większej niż 2 km od lokalizacji jednostek organizacyjnych Zamawiającego, codziennie (w dni robocze) w godz. 14:00 – 15:30. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich dostarczenia.

4. W przypadku punktów pocztowych Wykonawcy zlokalizowanych w odległości powyżej 2 km od lokalizacji jednostek organizacyjnych Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do codziennego odbioru przesyłek z siedzib Zamawiającego w dniach poniedziałek ÷ piątek.

5. Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata ,,potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.

6. Rodzaje oraz szacunkowe ilości przesyłek pocztowych objętym zamówieniem zastały ujęte w załączonych formularzach cenowych stanowiących załączniki nr 1.1 i 1.2 do SWZ.

7. Nadanie i zwrot przesyłek będzie wykonywany z poniższych siedzib:

1) Zakład Gospodarowania Nieruchomościami w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, ul. Szwoleżerów 5, 00-464 Warszawa,

2) Dział Finansowo - Księgowy, ul. Mokotowska 67 A, 00-530 Warszawa,

3) Zespół Radców Prawnych Procesowych ul. Jezuicka 1/3, 00-281 Warszawa,

4) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 1, ul. Pawia 9, 00-164 Warszawa,

5) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 2, ul. Wilcza 38a, 00-679 Warszawa,

6) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 4, ul. Jezuicka 1/3, 00-281 Warszawa,

7) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 5, ul. K. I. Gałczyńskiego 12a, 00-362 Warszawa,

8) ZGN Administracja Domów Komunalnych nr 6, ul. F. S. Jezierskiego 3/5, 00-457 Warszawa”.

8. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru listu/przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.

1. Zgodnie z artykułem 57 ustawy Prawo zamówień publicznych, o udzielenie zamówienia ubiegać mogą się wykonawcy, którzy:

1) nie podlegają wykluczeniu;

2) spełniają warunki udziału w postępowaniu.

2. Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu zamawiający żąda przedstawienia następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) zaświadczenia o wpisie do rejestru operatów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej wraz z ewentualnym oświadczeniem o ustawowym zwolnieniu z uzyskania w/w zezwolenia 2) dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 100.000,00 zł;

3) wykaz usług wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, 2 zamówienia odpowiadające przedmiotowi zamówienia, o wartości dla każdej części przetargowej nie mniejszej niż 80.000,00 zł każde zamówienie;

4) załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie.

1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w załączniku nr 2 do specyfikacji warunków zamówienia. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

2) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w punkcie 1 składa każdy z wykonawców. Oświadczenie te ma potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków w postępowaniu, brak podstaw do wykluczenia.

3) Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem o którym mowa w punkcie 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.

1) zaświadczenia o wpisie do rejestru operatów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej wraz z ewentualnym oświadczeniem o ustawowym zwolnieniu z uzyskania w/w zezwolenia

2) dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 100.000,00 zł;

3) wykaz usług wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, 2 zamówienia, odpowiadające przedmiotowi zamówienia, o wartości dla każdej części przetargowej nie mniejszej niż 80.000,00 zł każde zamówienie;

4) załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie;

5) oświadczenie informujące Zamawiającego, że oświadczenie złożone na załączniku nr 2 do specyfikacji warunków zamówienia jest aktualne na dzień składania ww. dokumentów.

1) dokumenty rejestrowe lub wskazanie miejsca, z którego źródła Zamawiający może je pobrać;

2) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;

3) Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

4) W przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów;

5) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby;

6) w przypadku, gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się zamówienie oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane/dostawy/usługi wykonają poszczególni wykonawcy 7) wypełnione formularze cenowe.

1) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 2 do SWZ) składa każdy z wykonawców. Obowiązek ten odnosi się również do wykonawców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej. (Przedsiębiorcy prowadzący prowadzących działalność w formie spółki cywilnej traktowani są jak wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie). Oświadczenie te ma potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków w postępowaniu, brak podstaw do wykluczenia.

2) w przypadku, gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie do oferty mają obowiązek dołączyć oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane wykonają poszczególni wykonawcy (załącznik nr 2a do SWZ)

1. Na podstawie art. 455 ust 2 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający dopuszcza zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, których łączna wartość jest niższa niż 10 % wartości pierwotnej umowy, poprzez podpisanie przez Strony Aneksu zmieniającego wartość umowy.

2. Na podstawie art. 433 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający zastrzega sobie możliwość ograniczenia zakresu zamówienia o 30 % wartości zamówienia. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu.

3. Wynagrodzenie dodatkowe za wykonanie usług określonych w ust. 1 zostanie naliczone w oparciu o ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w Ofercie pierwotnej.

4. Strony postanawiają, iż dokonają w formie pisemnego Aneksu zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług .

5. Na podstawie art. 439 ust. 2 pkt. 2.a) ustawy Pzp Zamawiający dopuszcza zmiany wynagrodzenia z użyciem odesłania do wskaźnika zmiany ceny materiałów lub kosztów, w szczególności wskaźnika ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statycznego. O zmianę Wykonawca może wystąpić 1 razy po upływie 6 miesięcy od dnia realizacji zamówienia, a wzrost Umowy może zostać maksymalnie zwiększony o 3% wartości umowy.