Zakup oraz wdrożenie systemu ERP dla Filharmonii Pomorskiej im. I. J. Paderewskiego w Bydgoszczy

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu platformy:

https://platformazakupowa.pl/pn/filharmonia_bydgoszcz

2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej, pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/pn/filharmonia_bydgoszcz

3. Korzystanie z platformy zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.

4. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem postępowania określonym przez Zamawiającego na pierwszej stronie SWZ.

5. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną za pośrednictwem formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” dostępnego na stronie internetowej profilu nabywcy:

w zakładce dedykowanej postępowaniu. Ofertę (w szczególności Formularz) Wykonawca może złożyć wyłącznie za pośrednictwem

Platformy Zakupowej.

6. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane były w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do

Zamawiającego”.

7. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”, po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

8. Zamawiający dopuszcza komunikowanie się za pomocą poczty elektronicznej, na adres Zamawiającego sekretariat@filharmonia.bydgoszcz.pl, powyższe nie dotyczy składania ofert!

9. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji warunków zamówienia, zmiany terminu składania i otwarcia ofert,

Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji „Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy do konkretnego

Wykonawcy.

10. Wykonawca ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na:

https://platformazakupowa.pl/pn/filharmonia_bydgoszcz przesyłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

Pozostałe warunki zgodnie z rozdziałem VII SWZ

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE

L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1.1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Filharmonia Pomorska im. Ignacego Jana Paderewskiego z siedzibą przy ul. Andrzeja Szwalbego 6 85 -080 Bydgoszcz, telefon: 52 321 23 43.

1.2. administrator danych wyznaczył Inspektora ochrony danych przetwarzanych w Filharmonii Pomorskiej im. Ignacego Jana

Paderewskiego (adres e-mail inspektora ochrony danych osobowych - iod@filharmonia.bydgoszcz.pl);

Ogłoszenie nr 2025/BZP 00285864/01 z dnia 2025-06-18 2025-06-18 Biuletyn Zamówień Publicznych Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi

1.3. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym bez możliwości przeprowadzenia negocjacji;

1.4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy a następnie 4 lata od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu. Okresy te dotyczą również Wykonawców, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane jako najkorzystniejsze (nie zawarto z tymi Wykonawcami umowy);

1.5. obowiązek podania przez danych osobowych bezpośrednio dotyczących wykonawcy będącego osobą fizyczną jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

1.6. w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

1.7. osoba, której dane są przetwarzane, posiada:

1.7.1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;

1.7.2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

1.7.3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z żeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

1.7.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

1.8. osoba, której dane są przetwarzane, nie posiada:

1.8.1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawa do usunięcia danych osobowych;

1.8.2. prawa do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

1.8.3. na podstawie art. 21 RODO prawa sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

48440000-4 - Pakiety oprogramowania do analizy finansowej i rachunkowości/księgowości

48410000-5 - Pakiety oprogramowania do zarządzania inwestycjami i przygotowywania deklaracji podatkowych

48430000-1 - Pakiety oprogramowania do zarządzania zapasami

48450000-7 - Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi

72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

zdolności technicznej lub zawodowej 7.4.1. w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia – warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż należycie wykonał w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, 2 usługi polegające na wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP wraz z dostawą oprogramowania o wartości co najmniej 500.000,00 zł brutto każde, w organizacji zatrudniającej minimum 100 osób, 7.4.2. w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje personelem kluczowym, w którego skład wejdą minimum:

- 1 osobą pełniącą funkcję Kierownika projektu, posiadający minimum 2 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami lub utrzymaniami zintegrowanych systemów informatycznych, przy czym w tym okresie osoba ta powinna zakończyć odbiorem realizację co najmniej 1 projektu wdrożenia i/lub utrzymania zintegrowanych systemów informatycznych realizowanego dla minimum 100 użytkowników, w którym pełnił rolę kierownika projektu realizowanego dla minimum 100 użytkowników; Wartość poszczególnych projektów, w których uczestniczył kierownik projektu nie może być mniejsza niż 500.000,- złotych brutto;

- 1 osobą pełniącą funkcję Architekta systemu posiadający minimum 2 letnie doświadczenie w projektowaniu architektury systemów informatycznych. Wymagane jest by architekt wykazał się w tym okresie doświadczeniem w realizacji co najmniej 1 projektu wdrożenia lub utrzymania zintegrowanych systemów informatycznych, w tym co najmniej jednego takiego projektu realizowanego dla minimum 100 użytkowników, w którym pełnił rolę głównego architekta systemu. Wartość poszczególnych projektów, w których uczestniczył architekt nie może być mniejsza niż 500.000,- złotych brutto; Użytkownikiem jest każda osoba korzystająca z systemu ERP lub jego funkcjonalności, niezależnie od zakresu uprawnień, częstotliwości logowania czy roli w organizacji. Do użytkowników zalicza się zarówno osoby realizujące zadania operacyjne w systemie, jak i te, które uzyskują dostęp do danych lub funkcji za pośrednictwem interfejsów, pulpitów, portali lub innych form dostępu udostępnianych przez system ERP. Projekt - przez projekt należy rozumieć wdrożenie lub utrzymanie zintegrowanego systemu klasy ERP, obejmujące swoim zakresem konfigurację, dostosowanie, integrację lub uruchomienie systemu w organizacji. Nie jest wymagane, aby wszystkie wykazane projekty dotyczyły tego samego systemu ERP, o ile ich charakter i złożoność odpowiadają wdrożeniom klasy ERP dla organizacji o porównywalnej skali (np. min. 100 użytkowników).

3.1.1. oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wzór stanowi załącznik nr 5 do SWZ);

3.1.2. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o niepodleganiu wykluczeniu, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego (wzór stanowi załącznik Nr 7 do SWZ).

3.2.1. wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ);

3.2.2. wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich wykształcenia, doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6a do SWZ).

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 5.000,00 zł (słownie: pięćtysięcyzłotych 00/100).

2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert i utrzymywać nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków wynikających z ustawy Pzp.

3. Wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:  pieniądzu,  gwarancjach bankowych,  gwarancjach ubezpieczeniowych,  poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2023 r. poz. 462).

4. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego o numerze PKO BP SA 34 1020 1462 0000 7002 0336 2340 5. W tytule przelewu, o którym mowa w ust. 4 należy wskazać numer postępowania którego wnoszone wadium dotyczy.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty. Korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z pełnomocnikiem.

1.1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VI ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

1.2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

1.3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.