Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz usługi dodatkowe w ramach Organizacji Konferencji Naukowej pt. „Przedsiębiorstwo bezpieczne” w dniach 25-26 maja 2026 r.

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej (dalej jako „Platforma” lub „Platforma Zakupowa”) dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie wnioski, zawiadomienia, informacje, oraz pozostałe dokumenty i oświadczenia, w tym dokumenty i oświadczenia składane na wezwanie Zamawiającego, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej Platformy Zakupowej dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl poprzez zakładkę „Pytania / Informacje” lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, e-mail coz@sgh.waw.pl, przy czym Zamawiający nie dopuszcza składania ofert za pośrednictwem poczty elektronicznej.

3. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://sgh.eb2b.com.pl/ oraz uznaje go za wiążący.

4. Zamawiający, określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:

1) dokumenty w formacie „pdf” należy podpisywać formatem PAd ES;

2) Zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy użyć formatu XAd ES.

5. Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 8 GB Ram, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugeruje się nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania);

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa (sugeruje się najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera);

4) włączona obsługa Java Script;

5) zainstalowany program do otwierania plików w formacie PDF, np. Acrobat Reader.

6. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia, określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 250 MB, a w przypadku dokumentów podpisanych podpisem zaufanym do 10 MB.

7. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia, określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.:

1) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, nie jest widoczny dla Zamawiającego oraz właściciela Platformy, gdyż istnieje w systemie jako zaszyfrowany. Możliwość otworzenia pliku dostępne jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert,

2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.

8. Zaleca się, aby Wykonawca na bieżąco śledził (sugeruje się codziennie) zmiany jakich w trakcie postępowania może dokonać Zamawiający. Zalecenie dotyczy również informacji jakie Zamawiający kieruje do Wykonawców po zakończeniu składania ofert.

9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, w tym zwrotu kosztów poniesionych z tytułu nabycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

10. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

11. Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków szczegółowe informacje zawarte zostały w rozdziale VIII SWZ oraz w zakładce "Pomoc" Platformy.

1. Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz usługi dodatkowe w ramach organizacji Konferencji Naukowej pt. „Przedsiębiorstwo bezpieczne” w Kazimierzu Dolnym dla szacowanej liczby 120 osób w dniach 25-26 maja 2026 r.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określają n/w załączniki do SWZ: Załącznik Nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia (dalej „OPZ”), Załącznik Nr 7 – Wzór umowy.

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:

Cena oferty brutto (C)-80%

Miejsce realizacji konferencji oraz uroczystej kolacji (M)-20%

2. W kryterium „Cena oferty brutto” najwyższą liczbę punktów (80) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:

C = Najniższa cena oferty brutto / Cena oferty brutto w ofercie ocenianej x 80 punktów gdzie: C – liczba punktów przyznana ocenianej ofercie za cenę Uwagi:

• Punktacja wyliczona będzie z dokładnością 2 miejsc po przecinku. W kryterium cena oferty brutto, oferta może otrzymać maksymalnie 80 pkt.,

• Do oceny ofert w przedmiotowym kryterium Zamawiający przyjmie całkowite wynagrodzenie brutto z formularza oferty, stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ.

3. W kryterium „Miejsce realizacji konferencji oraz uroczystej kolacji” Zamawiający przyzna punkty w poniżej podany sposób:

1) propozycja lokalizacji konferencji – ocenie podlegać będzie lokalizacja oraz reprezentacyjność miejsca organizacji konferencji uwzględniającego charakter i rangę konferencji – maksymalnie do 10 pkt. zgodnie z poniższymi podkryteriami:

a) Wykonawca otrzyma 6 pkt. jeżeli sala konferencyjna znajduje się w tym samym obiekcie, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy konferencji;

b) Wykonawca otrzyma 4 pkt. jeżeli sala konferencyjna łącznie będzie wyposażona w klimatyzację, dostęp do sieci Internetu, sprzęt komputerowy (np. laptop), bardzo dobre oświetlenie, w pobliżu sali będą toalety ogólnodostępne, a dodatkowe sale będą znajdować się w tym samym budynku lub budynkach połączonych trwale bez konieczności wychodzenia na zewnątrz.

2) propozycja lokalizacji uroczystej kolacji – ocenie podlegać będzie charakter lokalizacji, w którym odbędzie się kolacja – wykonawca otrzyma 10 pkt. jeżeli kolacja odbędzie się w jednej dużej sali, która pomieści 120 osób.

Ocena kryterium „Miejsce realizacji konferencji oraz uroczystej kolacji” zostanie dokonana na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę załącznika nr 3 do SWZ – specyfikacja lokalizacji oraz przekazanych wraz z ofertą opisu (co najmniej dokładne adresy i powierzchnie sal, elementy wymagane w kryteriach oceny ofert) i zdjęć proponowanych lokalizacji (min. po jednym zdjęciu każdego z pomieszczeń – sali konferencyjnej, stołówki, dodatkowych Sal, miejsca uroczystej kolacji).

W celu uzyskania punktów w kryterium „Miejsce realizacji konferencji oraz uroczystej kolacji” Wykonawca powinien wskazać w opisie i na zdjęciach wszystkie elementy wymienione w opisie kryterium, w szczególności wykazać, że sala konferencyjna jest bardzo dobrze oświetlona. Nie wskazanie wszystkich wymaganych w opisie i na zdjęciach elementów spowoduje nie przyznanie punktów w danym podkryterium.

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą za pośrednictwem Platformy, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby uprawnione, na zasadach określonych w rozdziale XIV ust. 3 – 11, dokumenty wymienione w rozdziale XIV ust. 1:

1) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania (Załącznik Nr 4 do SWZ);

2) specyfikacja lokalizacji – Wykonawca wypełnia załącznik nr 3 do SWZ oraz przekazuje wraz z ofertą opis (co najmniej dokładne adresy i powierzchnie sal, elementy wymagane w kryteriach oceny ofert) i zdjęcia proponowanych lokalizacji (min. po jednym zdjęciu każdego z pomieszczeń – sali konferencyjnej, dodatkowych sal, miejsca uroczystej kolacji). Nie dołączenie do oferty opisu i zdjęć zawierającego minimalną treść określoną powyżej skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) Ustawy Pzp jako niezgodnej z warunkami zamówienia;

3) oświadczenie dotyczące miejsca realizacji usługi w zakresie zakwaterowania – pkt 2 Formularza oferty – Załącznika nr 2 do SWZ, w których Wykonawca wskaże minimum:

• nazwę i dokładny adres obiektu, w którym zostaną zakwaterowani uczestnicy;

• standard obiektu (liczba gwiazdek w rozumieniu w rozumieniu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166 z późn. zm.);

4) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania; /Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych. Wykonawca powinien wskazać dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów/ 5) dowody dot. „samooczyszczenia” (jeżeli dotyczy);

6) pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);

7) zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, w takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy.

2. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych Wykonawców należy załączyć do oferty;

3. Wykonawcy, którzy złożyli wspólną ofertę ponoszą, w razie wybrania ich oferty przez Zamawiającego, solidarną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wykonanie umowy.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do żadnego z Wykonawców nie zachodzą przesłanki podstaw do wykluczenia z postępowania.

5. Zgodnie z art. 117 ust. 3 i 4 Ustawy Pzp wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.

6. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, w której m.in. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z Zamawiającym oraz do wystawiania dokumentów związanych z płatnościami, przy czym termin, na jaki została zawarta umowa, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.