Świadczenie usług pocztowych dla potrzeb Urzędu Miejskiego w Koronowie.

W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy www.platformazakupowa.pl pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/koronowo za pośrednictwem formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Wszelką korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem, należy przekazywać za pośrednictwem platformy. Korespondencję uważa się za przekazaną w terminie, jeśli dotrze do zamawiającego przed upływem wymaganego terminu. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt otrzymania wiadomości elektronicznej.

2. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:

1) w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia: Michał Szałkowski e-mail: michal.szalkowski@um.koronowo.pl, tel. 52 3826 444, Daria Wankiewicz, e-mail: daria.wankiewicz@um.koronowo.pl tel. 52 3826 405.

2) w zakresie dotyczącym zagadnień proceduralnych: Beata Nitka, e-mail: beata.nitka@um.koronowo.pl , Monika Dunajska e-mail: monika.dunajska@um.koronowo.pl tel. 52 3826 459.

3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1251892

godnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE

L 119 z 04.05.2016, str. 1) – zwane dalej RODO, informuję, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Burmistrz Koronowa, Plac Zwycięstwa 1, 86-010 Koronowo.

2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym mogą się Państwo skontaktować poprzez adres e-mail:

ochronadanych@um.koronowo.pl, we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów lub na podstawie udzielonej zgody, w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych, wynikających z zadań gminy – w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 poz. 1320 ze zm. t.j. – dalej u Pzp) oraz aktów wykonawczych do u Pzp, związanych z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego i realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, zawarcia i realizacji umowy z osobą, której dane dotyczą, określonym w treści zgody.

4. Podanie danych osobowych jest wymagane na podstawie przepisów prawa.

5. Państwa dane osobowe będą przekazywane innym organom publicznym i podmiotom wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

6. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 u Pzp, dostawcy systemu elektronicznego obiegu dokumentów, poczty elektronicznej, usług IT oraz podmioty wspierające w świadczeniu usług drogą elektroniczną, organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej - w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, inne podmioty, które przetwarzają dane osobowe na podstawie umów podpisanych z administratorem, oraz podmioty, które wystąpią o informacje na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

7. Nie podanie przez Państwo danych osobowych wyłącza możliwość realizacji celów określonych w pkt. 3.

8. Państwa dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt. 3, a po tym czasie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktach wykonawczych do tej ustawy, tj. 5 lat. W przypadku projektów dofinansowanych z budżetu Unii Europejskiej – okres przetwarzania wynikał będzie z zasad określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu

Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji oraz Funduszy Europejskich na

Infrastrukturę, Klimat i Środowisko, Funduszy dla Rozwoju Społecznego, Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy, Europejski

Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich , na lata 2021 -2027.

9. W odniesieniu do Państwa danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą profilowane

10. W zawiązku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych jesteście Państwo uprawnieni do:

1) dostępu do swoich danych osobowych,

W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1 – 3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku,

Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą wskazania dodatkowych informacji mający na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2) sprostowania swoich danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

3) wniesienia żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego),

4) wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych naruszyłoby przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

11. Nie przysługuje Państwu prawo:

- do usunięcia danych osobowych;

- do przenoszenia danych osobowych;

- sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust.1 lit. c RODO.

12. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

13. Obowiązek informacyjny określony w art. 13 i 14 RODO względem osób trzecich spoczywa także na wykonawcach, którzy pozyskują dane osobowe osób trzecich w celu przekazania ich zamawiającym w ofertach.

1. Przedmiotem zamówienia jest: świadczenie powszechnych usług pocztowych przez Wykonawcę na potrzeby Urzędu Miejskiego w Koronowie w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe) jak również zwrotu przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.

2. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie również przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub ewentualnie innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego.

3. Zamawiający informuje, że przesyłki nadawane w trybie określonym w pkt 2, będzie nadawał z potwierdzeniem odbioru właściwym dla tych przesyłek. Zamawiający nie będzie tworzył dla tych przesyłek odrębnego wykazu.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa Załącznik nr 5 do SWZ. Pozostałe warunki w zakresie świadczenia usług pocztowych zawarte są w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ.

5. Usługa świadczona będzie zgodnie z przepisami w szczególności:

a) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. 2025 r. poz. 366 ze zm.),

b) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. 2020, poz. 1026) - dot. operatora wyznaczonego,

c) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. (Dz. U. z 2019 r., poz. 474) w sprawie reklamacji usługi pocztowej.

d) międzynarodowymi przepisami pocztowymi tj. wiążących Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych dotyczących świadczenia usług pocztowych, wiążących regulaminów Światowego Związku Pocztowego,

e) ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1691 ze zm.)

f) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.),

g) innymi aktami prawnymi dotyczącymi usług będących przedmiotem umowy, w tym wydanymi na podstawie ustawy Prawo pocztowe oraz regulaminami świadczenia usług stosowanymi przez Wykonawcę. Wykonawca przy realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do przestrzegania zapisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7.

W okresie trzech lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy usługi polegającej na powtórzeniu usług zgodnych z zakresem przedmiotu obecnego zamówienia o wartości do 20 % zamówienia podstawowego.

Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać Wykonawca wynosi 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów jako suma punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach oceny:

Lp= liczba punktów uzyskanych przez ofertę Lp=C+Ś

Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 poz. 514) Ofertę należy złożyć przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem platformazakupowa.pl link https://platformazakupowa.pl/transakcja/1251892 Ofertę składa się na Formularzu Ofertowym – zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:

a) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII pkt 1 SWZ; z art. 125 ust. 1 u Pzp – (załącznik nr 2 do SWZ) – każdy wykonawca,

b) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty(umocowanie); odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy), PEŁNOMOCNICTWO ORYGINAŁ w formie elektronicznej (elektroniczny podpis kwalifikowany), lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy lub ELEKTRONICZNA KOPIA DOKUMENTU (skan dokumentu sporządzonego w formie pisemnej) poświadczona przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub poświadczona przez mocodawcę elektronicznym podpisem kwalifikowany lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

c) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (jeżeli dotyczy -załącznik nr 4).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty oraz podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy.

2. Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania kluczowych zadań dotyczących usługi, co do której wykonania wymagane są uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej zapisane w Rozdziale VII pkt 2 SWZ, przez Wykonawcę, który wykaże spełnienie tego warunku.

3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII pkt 1 SWZ, składa:

- oświadczenie wykonawcy potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie przesłanek określonych w art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 i 5 Ustawy oraz przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – oświadczenie składa każdy wykonawca,

- oświadczenie wykonawcy potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu - oświadczenie składa każdy z wykonawców, w zakresie w jakim wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi pocztowe wykonają poszczególni wykonawcy.

5. Oświadczenie, w którym Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, wskażą które usługi zostaną wykonane przez poszczególnych wykonawców składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (załącznik nr 4 do SWZ).

6. Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

7. Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców występujących z ofertą wspólną zostanie dokonana z zastrzeżeniem, iż warunek udziału w postępowaniu opisany w SWZ w Rozdziale VII pkt 2 winien być spełniony przez co najmniej jednego z Wykonawców i musi on świadczyć na rzecz Zamawiającego usługi, co do których te uprawnienia są wymagane.