Organizacja konferencji naukowej IPOEX 2026

1. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2

GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.,

7) występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty lub wniosku do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej wielkości 150 MB.

2. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, png, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, zip, 7z, html, xhtml, przy czym ze względów technicznych zaleca się stosowanie formatu .pdf.

3. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj. plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany.

Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert. 4.

Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

1. Administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO danych osobowych przekazanych przez oferentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Przemysłu

Organicznego z siedzibą w Warszawie, przy ul. Annopol 6. Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: sekretariat@ipo.lukasiewicz.gov.pl

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych lub realizacji praw osób których dane dotyczą jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iod@ipo.lukasiewicz.gov.pl lub odo@ipo.waw.pl

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celach: a)prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oznaczonego nr

CRZP/IPO/FA/52/2025 i realizacji umowy w zakresie danych Wykonawcy wyłonionego w tym postępowaniu. b)archiwalnych.

4. Przesłanką legalizująca przetwarzanie danych osobowych w każdym ze wskazanych powyżej celów jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj.

a) w przypadku celu określonego w ust. 3 lit. a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych,

b) w przypadku celu określonego w ust. 3 lit. b) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

5. Dostęp do danych osobowych mają następujący odbiorcy danych:

a) Firma Open Nexus Sp. z.o.o. z siedzibą w Poznaniu dostarczająca rozwiązania informatyczne do prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne w formie elektronicznej, której powierzono przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych,

b) usługobiorcy i ich upoważnieni pracownicy, którym przekazano przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla Administratora, w szczególności podmioty świadczące usługi prawne i doradcze,

c) osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy prawo zamówień publicznych.

6. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów prawa i będą przechowywane przez okres:

a) 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

b) w przypadku realizacji roszczeń przysługujących oferentom w związku z prowadzonym postępowaniem dane będą przetwarzane do wyczerpania przysługujących stronom środków ochrony prawnej,

c) w celach archiwalnych wieczyście zgodnie z okresami przewidzianymi dla tych celów przez przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

1. Wykonawca składa wraz z ofertą:

1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, w tym dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ).

2. Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 przez:

1) Wykonawcę;

2) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – przez każdego z Wykonawców.

3. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia:

A. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia:

a) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

2. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, podmiotowe środki dowodowe składa zgodnie z § 4 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 z późn. zm.)

3. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

4. Jeżeli Wykonawca podlega wykluczeniu ze względu na zajście okoliczności wskazanych w przepisach znajdujących zastosowanie w postępowaniu – Wykonawca przedkłada dowody wskazujące na spełnienie przesłanek określonych w art. 110 ust. 2 ustawy Pzp (samooczyszczenie).

5. Podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo lub inne dokumenty powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

6. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia sporządzone w języku obcym Wykonawca przekazuje wraz z tłumaczeniem na język polski.

Zawartość oferty 6. Ofertę stanowi:

1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ), 7. Wraz z ofertą należy złożyć:

1) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia postępowaniu (wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ);

2) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum / spółkę cywilną),

3) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem),

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.

4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.

5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia oraz podmiotowe środki dowodowe składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez Wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 274 ust 2 ustawy Pzp, każdy z Wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.

7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogą zostać zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.

8. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

§ 12.

1. Zmiany umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej albo formy elektronicznej z podpisem kwalifikowanym.

2. Zmiana postanowień umowy, z zastrzeżeniem przepisów art. 454-455 ustawy Pzp, możliwa jest w przypadkach, w zakresie i na warunkach określonych poniżej:

1) w przypadku wystąpienie Siły wyższej określonej w § 9, która ma bezpośredni wpływ na przedmiot umowy;

2) w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron, których Strony przy zachowaniu należytej staranności nie mogły przewidzieć innych niż Siła Wyższa , w tym w szczególności:

a) zmiany wymogów dotyczących miejsc organizacji wydarzeń wynikających z decyzji administracyjnych, organów nadzoru lub właścicieli obiektów;

b) zakazu organizacji wydarzeń w formule określonej umową wynikającego z przepisów prawa, decyzji właściwych organów;

3) w wypadku zmiany terminu Konferencji;

4) w przypadku zmian obowiązujących w przepisach prawa, w szczególności w przepisach podatkowych, ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia bądź wprowadzenia przepisów prawa określających wymogi dla Usług;

5) w przypadku rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony;

6) w razie zwiększenia lub zmniejszonego zainteresowania usługą, które wymaga dostosowania liczby uczestników lub zakresu realizowanych działań;

7) w przypadku nagłych okoliczności dotyczących bezpieczeństwa uczestników, w tym sytuacji epidemiologicznych, aktów agresji.

3. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 2 zmianie może ulec (zakres zmiany):

1) okres obowiązywania umowy określony w § 3 poprzez jego wydłużenie o nie więcej niż o 2 miesiące (z wyjątkiem wystąpienia siły wyższej, gdy termin może być wydłużony o czas, w którym z uwagi na wystąpienie siły wyższej realizacja Umowa byłaby niemożliwa);

2) terminy cząstkowe określone umową (poza terminem obowiązywania umowy, do którego zastosowanie ma pkt 1) lub OPZ poprzez ich wydłużenie nie więcej niż o 50% i nie dłużej niż do upływu terminu obowiązywania umowy), albo skrócenie nie więcej niż o 50% w stosunku do pierwotnie określonych umową (z wyjątkiem wystąpienia siły wyższej, gdy termin może być wydłużony o czas, w którym z uwagi na wystąpienie siły wyższej realizacja umowa byłaby niemożliwa);

3) przedmiot umowy w sposób dostosowujący go do zmian wynikających z okoliczności wskazanych w ust. 2 w sposób nie zmieniający ogólnego charakteru Umowy;

4) sposób wykonania przedmiotu umowy w sposób dostosowujący go do zmian wynikających z okoliczności wskazanych w ust. 2;

5) liczba minimalna albo maksymalna uczestników Wydarzenia objętego usługą +/- o 10 osób;

6) wynagrodzenie poprzez jego zmniejszenie lub zwiększenie – zwiększenie nie więcej niż o 15% w stosunku do całkowitego wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1, za wyjątkiem , zmiany, o której mowa w:

a) ust. 2 pkt 4), polegającej na zmianie stawki podatku VAT wówczas wynagrodzenie netto Wykonawcy nie ulegnie zmianie a wynagrodzenie brutto zostanie dostosowane do aktualnej stawki podatku VAT;

b) ust. 2 pkt 6 wówczas wynagrodzenie może ulec zmniejszeniu / zwiększeniu o kwotę odpowiadającą liczbie uczestników po zmianie. Zgodnie z Załącznikiem nr 4 Wzór umowy.