Najem systemu oprowadzania audiowizualnego po Zamku Książ w Wałbrzychu

W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy pod adresem:

https://gminawalbrzych.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postepowaniem.

Zamawiający wyznacza Panią Agnieszkę Haslette do kontaktowania się z Wykonawcami. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: haslette@ksiaz.walbrzych.pl (nie dotyczy składania ofert).

1. Przedmiotem zamówienia jest najem systemu oprowadzania audiowizualnego po Zamku Książ w Wałbrzychu.

2. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i oddanie w najem kompletnego elektronicznego systemu zwiedzania wraz z akcesoriami. Głównymi składnikami usługi są:

a) oddanie Zamawiającemu do używania (w najem) w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r. elektronicznego systemu zwiedzania obejmującego wymaganą liczbę audioprzewodników z wyzwalaniem automatycznym oraz niezbędnymi akcesoriami i sprzętami wymienionymi w niniejszym dokumencie (system),

b) wyposażenie Systemu w szafy do dezynfekcji audioprzewodników, które będą wyposażone w wirusobójcze lampy UV-C w ilości pozwalającej na stałe ładowanie 100% przekazanego sprzętu oraz pojemniki do dezynfekcji słuchawek, które będą wewnątrz utrzymywały podwyższoną temperaturę, w ilości minimum 4 sztuk,

c) wgranie dostarczonych przez Zamawiającego ścieżek zwiedzania do audioprzewodników: I. ścieżka podstawowa w języku polskim, II. ścieżka gwiazdorska w języku polskim, III. ścieżka rodzinna w języku polskim, IV. ścieżka skrócona obowiązująca podczas Letniego Festiwalu Tajemnic w języku polskim, V. ścieżka skrócona obowiązująca podczas Letniego Festiwalu Tajemnic w języku angielskim, VI. ścieżki obcojęzyczne oparte na ścieżce podstawowej (angielski, niemiecki, czeski, ukraiński, hiszpański, węgierski, włoski, francuski oraz Polski Język Migowy (PJM), VII. ścieżka trasy podziemnej podstawowa w języku polskim, VIII. ścieżka trasy podziemnej w wersjach językowych (angielski, niemiecki, czeski, ukraiński, hiszpański, węgierski, włoski, francuski oraz Polski Język Migowy (PJM), w tym wgranie ścieżki PJM na filmy wyświetlane w podziemiach), IX. ścieżka podstawowa skrócona (wyłączenie zwiedzania 3 p. Zamku, treści dodatkowych na wystawie Książ od Kuchni oraz kompleksu Sali balowej dla zwiedzających rozpoczynających zwiedzanie na 1h przed zamknięciem Zamku) w języku polskim oraz wersjach obcojęzycznych (angielski, niemiecki, czeski, ukraiński, hiszpański, węgierski, włoski, francuski oraz Polski Język Migowy (PJM).

d) serwis Systemu w okresie najmu, w tym dokonywanie koniecznych napraw i cykliczna dostawa elementów eksploatacyjnych,

e) utrzymywanie w okresie najmu Systemu zwiedzania gotowości do czasowego zwiększenia liczby audioprzewodników oddanych Zamawiającemu do używania o następujące ilości: I. w sezonie wysokim(od 1 kwietnia do 31 października) - o nie mniej niż 200 i nie więcej niż 800 dodatkowych egzemplarzy w jednym czasie, II. w sezonie niskim (od 1 listopada do 31 marca) - o nie mniej niż 100 i nie więcej niż 200 dodatkowych egzemplarzy w jednym czasie.

3. Zamawiający przewiduje możliwość rozszerzenia zakresu zamówienia w czasie obowiązywania umowy w sytuacji, gdy w związku z potrzebą zmiany trasy zwiedzania zajdzie potrzeba dokonywania aktualizacji scenariusza zwiedzania i nagranych ścieżek dźwiękowych przeznaczonych do zwiedzania (prawo opcji). Uprawnienie Zamawiającego do żądania wykonania aktualizacji nagrań polega na prawie do zgłoszenia maksymalnie 3 razy w czasie obowiązywania umowy żądania wykonania dodatkowych nagrań do audioprzewodników przy uwzględnieniu następujących obowiązków i ograniczeń:

a) Każdorazowo dodatkowe zlecenie może dotyczyć nagrań o łącznej długości nieprzekraczającej 45 min w polskiej wersji językowej,

b) Dodatkowe zlecenie zobowiązywać będzie do wykonania nagrań w następujących wersjach językowych; angielski, niemiecki, czeski, ukraiński, hiszpański, węgierski, włoski, francuski oraz Polski Język Migowy (PJM),

c) Dodatkowe zlecenie wykonane zostanie na warunkach określonych w Umowie.

d) Uruchomienie prawa opcji nastąpi na podstawie pisemnego zlecenia Zamawiającego, w którym Zamawiający określi szczegółowe zmiany, jakie należy wprowadzić do scenariusza zwiedzania wraz z wymogami dotyczącymi treści nowych nagrań i czasem zlecanego nagrania w polskiej wersji językowej. Sporządzony przez Wykonawcę tekst narracji wymagać będzie akceptacji Zamawiającego.

3. Zamawiający przewiduje możliwość rozszerzenia zakresu zamówienia w czasie obowiązywania umowy w sytuacji, gdy w związku z potrzebą zmiany trasy zwiedzania zajdzie potrzeba dokonywania aktualizacji scenariusza zwiedzania i nagranych ścieżek dźwiękowych przeznaczonych do zwiedzania (prawo opcji). Uprawnienie Zamawiającego do żądania wykonania aktualizacji nagrań polega na prawie do zgłoszenia maksymalnie 3 razy w czasie obowiązywania umowy żądania wykonania dodatkowych nagrań do audioprzewodników przy uwzględnieniu następujących obowiązków i ograniczeń:

a) Każdorazowo dodatkowe zlecenie może dotyczyć nagrań o łącznej długości nieprzekraczającej 45 min w polskiej wersji językowej,

b) Dodatkowe zlecenie zobowiązywać będzie do wykonania nagrań w następujących wersjach językowych; angielski, niemiecki, czeski, ukraiński, hiszpański, węgierski, włoski, francuski oraz Polski Język Migowy (PJM),

c) Dodatkowe zlecenie wykonane zostanie na warunkach określonych w Umowie.

d) Uruchomienie prawa opcji nastąpi na podstawie pisemnego zlecenia Zamawiającego, w którym Zamawiający określi szczegółowe zmiany, jakie należy wprowadzić do scenariusza zwiedzania wraz z wymogami dotyczącymi treści nowych nagrań i czasem zlecanego nagrania w polskiej wersji językowej. Sporządzony przez Wykonawcę tekst narracji wymagać będzie akceptacji Zamawiającego.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający wymaga posiadania przez Wykonawcę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem Zamówienia na sumę gwarancyjną wynoszącą co najmniej 500.000,00 zł (pięćset tysięcy złotych). Zamawiający uzna, że warunek został spełniony, jeżeli Wykonawca przedłoży dokument potwierdzający, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej.

4) Zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca wykaże i zapewni uczestniczenie w wykonaniu zamówienia osób posiadających następujące kwalifikacje i przygotowanie zawodowe:

a) Scenarzysta – co najmniej 1 osoba: Osoba posiadająca wykształcenie wyższe z jednej z następujących dziedzin: scenariopisarstwo, historia, historia sztuki, etnologia, kulturoznawstwo, która w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia przez ten podmiot działalności jest krótszy – w tym okresie, autorsko zrealizowała co najmniej pięć (5) scenariuszy do audioprzewodników o długości nie krótszej niż 60 minut na wystawy historyczne,

b) Inżynier dźwięku – co najmniej 1 osoba: Osoba posiadająca doświadczenie w udźwiękawianiu ścieżek lektorskich, która w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia przez ten podmiot działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizowała nagrania audio w postaci lektora oraz efektów dźwiękowych synchronicznych i niesynchronicznych oraz kompozycji muzyki i ciszy do co najmniej pięciu projektów.

c) Tłumacze – co najmniej po jednej osobie z każdego języka, niemiecki, angielski, czeski i ukraiński, węgierski, hiszpański, włoski, francuski i PJM - przy czym wymaga się, aby były to osoby, dla których język tłumaczenia jest ich ojczystym i w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia przez ten podmiot działalności jest krótszy – w tym okresie zrealizowały co najmniej trzy tłumaczenia o tematyce historycznej, które były przeznaczone do nagrania lektorskiego.

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie: 8 000,00 (słownie: osiem tysięcy złotych00/100).

2. Wadium może być wniesione w jednej z następujących form:

1) w pieniądzu na rachunek bankowy Zamawiającego numer: m Bank S. A. Oddział Wałbrzych 85 1140 2091 0000 2199 5000 1001 z dopiskiem: „Wadium - ZP/02/01/2026” UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego,

2) gwarancji bankowej – bezwarunkowej, nieodwołalnej i płatnej na pierwsze żądanie,

3) gwarancji ubezpieczeniowej,

4) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 299).

3. Termin wniesienia wadium: wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 p.z.p.

4. Wadium winno zabezpieczać ofertę przez cały okres związania nią Wykonawcy.

5. Zamawiający zaleca, aby w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej – dokument potwierdzający dokonanie przelewu wadium został załączony do oferty.

6. Wadium wnoszone w formie: gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości musi być złożone jako oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej i spełniać co najmniej poniższe wymagania:

1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w ustawie p.z.p.

2) z jej treści powinno jednoznacznej wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;

3) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;

4) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);

5) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;

6) beneficjentem poręczenia lub gwarancji jest Zamawiający;

7) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 p.z.p.), Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum);

7. Zamawiający zaleca, aby w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej – dokument potwierdzający dokonanie przelewu wadium został załączony do oferty.

8. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 p.z.p. zostanie odrzucona.

9. Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 p.z.p.

10. W przypadku przedłużenia terminu związania ofertą, przedłużenie następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy mogą być dokonywane, pod rygorem nieważności, jedynie w formie pisemnych aneksów podpisanych przez obie stronny.

2. Dopuszcza się zmiany Umowy, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności, o których mowa w art. 455 Pzp.

3. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień Umowy w poniżej opisanym zakresie i przypadkach:

1) zmiany rachunku bankowego – zgodnie z § 3 ust. 12,

2) zmiana terminu wykonania przedmiotu Umowy polegająca na czasowym wstrzymaniu jej wykonywania na czas, w którym niemożliwe będzie realizowanie przedmiotu Umowy i odpowiednie przedłużenie o czas wstrzymania, w następujących przypadkach:

a) zmiany przepisów prawa związanych z wykonaniem przedmiotowej Umowy, wprowadzonych w życie po dacie podpisania Umowy,

b) wystąpienia niezawinionych przez Wykonawcę okoliczności będących w szczególności następstwem działania osób i podmiotów trzecich lub Zamawiającego, w szczególności wynikających z wydłużających się terminów wydania przez organy administracji decyzji, zezwoleń, uzgodnień, opinii, itp.,

c) wystąpienia okoliczności będących następstwem działania siły wyższej, uniemożliwiających czasowo wykonywanie umowy.

4. Zmiana Umowy nastąpić może z inicjatywy każdej ze Stron.

5. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian do Umowy Strona zainteresowana przekazuje drugiej Stronie wniosek sporządzony na piśmie pod rygorem nieważności.

6. Postanowienia wymienione w ust. 3 pkt 1 – 3 zawierają katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę.