Utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych i na terenie zewnętrznym Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu Oddział w Szczecinie na lata 2026-2027

Zamawiający, wypełniając obowiązki wynikające z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 2016, str. 1-88), zwanego dalej „RODO”, informuje, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Pamięci Narodowej – Komisja Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - zwany dalej Instytutem, z siedzibą pod adresem: 02-676, Warszawa, ul. Janusza Kurtyki 1;

2) powołaliśmy inspektora ochrony danych osobowych w Instytucie, można się z nim skontaktować pisząc na adres e-mail: inspektorochronydanych@ipn.gov.pl;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na: „utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych i na terenie zewnętrznym Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu Oddział w Szczecinie w okresie od dnia 01.01.2026 r. do dnia 31.12.2027 r.” (OVI Sz-280-1/2025),

4) w przypadku udzielenia zamówienia Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której będzie Pani/Pan stroną lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy;

5) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o:

- ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”,

- ustawę o z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902),

- oraz podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, a także podmioty upoważnione przez Administratora danych,

6) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez:

a) okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, a następnie przez okres wynikający z obowiązku archiwizacyjnego,

b) cały czas, przez który umowa będzie wykonywana, a także później tj. do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego – w przypadku udzielenia Pani/Panu zamówienia,

7) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,

8) w przypadku udzielenia Pani/Panu zamówienia podanie przez Panią/Pana danych jest dobrowolne, lecz konieczne do zawarcia i wykonania umowy

9) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO

Posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawa Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

d) z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

11) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, w przypadku gdy podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług, polegających na utrzymaniu czystości w pomieszczeniach biurowych i na terenie zewnętrznym Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu Oddział w Szczecinie przy:

1) ul. K. Janickiego 30 (budynek i teren zewnętrzny),

2) al. Wojska Polskiego 5 (budynek),

3) al. Wojska Polskiego 7 (budynek),

4) ul. P. Skargi 14 (teren zewnętrzny), w okresie od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r.

90919200-4 - Usługi sprzątania biur

90911200-8 - Usługi sprzątania budynków

90914000-7 - Usługi sprzątania parkingów

90611000-3 - Usługi sprzątania ulic

X. ZAMAWIAJĄCY INFORMUJE, IŻ NA PODSTAWIE ART. 274 UST. 1 PZP W POSTĘPOWANIU NAJPIERW DOKONA OCENY OFERT, A NASTĘPNIE ZBADA, CZY WYKONAWCA, KTÓREGO OFERTA ZOSTAŁA NAJWYŻEJ OCENIONA, NIE PODLEGA WYKLUCZENIU ORAZ SPEŁNIA WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU.

Ocenie podlegać będą oferty nieodrzucone.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) spełniają warunki określone w art. 112 ust. 2 pkt 4 Pzp, tj. posiadają zdolność techniczną, tj.: wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie: a) co najmniej dwie (2) usługi sprzątania budynków biurowych (lub podobnego rodzaju) wraz z przyległym terenem, z których każda spełnia łącznie następujące wymagania:

- usługa trwała nieprzerwanie przez okres minimum 12 miesięcy,

- powierzchnia budynku to minimum 1500 m2,

2) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Z postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający wykluczy Wykonawcę na podstawie art. 108 ust. 1 Pzp z zastrzeżeniem art. 110 ust. 2 Pzp.

3. Stosownie do brzmienia art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514), z postępowania Zamawiający wykluczy Wykonawcę:

1) wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;

2) którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;

3) którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy. Wykluczenie następuje na okres trwania okoliczności określonych w tym punkcie.

4. Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę na każdym etapie prowadzonego postępowania.

Wykonawca dołącza do oferty:

1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania Pzp - zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ- w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania w okolicznościach, o których mowa w art. 108 ust. 1 Pzp;

2) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.

Wykonawca dołącza do oferty:

oświadczenie o spełnianiu warunków z art. 112 ust. 2 pkt 4 Pzp - zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ -w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania, na wezwanie Zamawiającego zobowiązany jest złożyć w terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 5 dni aktualne na dzień złożenia następujące podmiotowe środki dowodowe:

1) wykaz usług sprzątania, z podaniem ich wartości, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, określających czy te usługi zostały wykonane należycie, w szczególności informacji o tym czy usługi zostały wykonane zgodnie z przepisami prawa i prawidłowo ukończone - wg Załącznika nr 4 do SWZ.

W przypadku:

1) wspólnego ubiegania się o udzielnie zamówienia przez kilku Wykonawców, dokumenty i oświadczenia wskazane w pkt. 2 niniejszego rozdziału składa wraz z ofertą również każdy Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielnie zamówienia;

2) polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, Wykonawca przedstawia wraz z ofertą dokumenty i oświadczenia wskazane w pkt. 2 niniejszego rozdziału dotyczące podmiotu, na którego zdolnościach lub zasobach Wykonawca polega.

Zamawiający dopuszcza dokonywanie zmian zawartej umowy na zasadach określonych w art. 455 Pzp, w tym w szczególności:

1) Zamawiający dopuszcza dokonywanie istotnych zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku gdy konieczność dokonania takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego;

2) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany osób realizujących przedmiot zamówienia, w sytuacjach niezależnych od Wykonawcy. Nowe osoby, które miałyby wykonywać przedmiot zamówienia, muszą spełniać wymagania, określone przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu. Zmiana osób wykonujących zamówienie nie wymaga aneksu do umowy;

3) Zamawiający dopuszcza zmianę zakresu świadczenia usługi nie więcej niż o 10% całkowitego wynagrodzenia brutto, określonego w § 5 ust. 1 umowy, w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wówczas Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie za zrealizowane usługi;

4) Zamawiający dopuszcza zmianę zakresu świadczenia usługi w przypadku zmiany miejsca jej świadczenia na terenie m. Szczecin; dopuszczalne jest wprowadzenie zmian polegających na ograniczeniu zakresu przedmiotowego umowy, prowadzące do proporcjonalnego ograniczenia wynagrodzenia Wykonawcy.

5) Zamawiający dopuszcza zmniejszenie zakresu świadczenia usługi w przypadku utraty przez Zamawiającego tytułu prawnego do użytkowania obiektu lub terenu objętego niniejszą umową lub innych okoliczności uniemożliwiających Zamawiającemu użytkowanie obiektu lub terenu objętego niniejszą umową. Zamawiający pisemnie poinformuje Wykonawcę o zmniejszeniu zakresu świadczenia usług, o których mowa w zdaniu poprzednim, co najmniej na 14 dni przed dniem, z którym usługi te nie będą dalej wykonywane. W takim wypadku, wynagrodzenie za świadczenie tej usługi w ostatnim miesiącu jej wykonania, obliczone zostanie na podstawie iloczynu dni, w których usługa była świadczona, oraz kwoty odpowiadającej 1/30 wynagrodzenia za tą usługę, wskazanego w ofercie Wykonawcy, której kopia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej umowy.