Sukcesywne dostawy oryginalnych lub kompatybilnych materiałów eksploatacyjnych do drukarek

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (zwanej dalej: Platformą; Systemem) pod adresem: https://zamowienia.gov.pl.

2. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) lub za pomocą poczty elektronicznej na adres: zamowienia@ol.policja.gov.pl

3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu

„Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania. Sposób sporządzenia dokumentów elektr. lub dokumentów elektr. będących kopią elektr. treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w spr. wymagań dla dokumentów elektr.

Dokumenty elektr., o których mowa w §2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Mini. w sprawie wymagań dla dokumentów elektr., sporządza się w postaci elektr., w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych

Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w §2 ust. 1 Rozp. Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektr., przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektr.: a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektr. (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”). Jeżeli dokumenty elektr., przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektr., zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16.04.93 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Za pośr. „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektr. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektr., podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód), mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewn. lub wewn. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewn.) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewn.). Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce "Komunikacja”. Maks. rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dot. plików przesyłanych jako zał. do jednego formularza). Min. wymagania techn. dot. sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dot. specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. W przypadku problemów tech. i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia techn. (22) 4587799 lub drogą elektr. poprzez formularz udostępniony na str.: https://zamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”: Olsztyn, tel. 47 731 52 00, 57-60, fax 47 731 5205, e-mail: zamowienia@ol.policja.gov.pl.

2. Zgodnie z art. 37 RODO Komendant Wojewódzki Policji w Olsztynie wyznaczył w podległej jednostce inspektora danych, kontakt: ul. Partyzantów 6-8, 10-521 Olsztyn, Tel. 47 731 5610, faks: 47 731 5615, e-mail: iod.kwp@ol.policja.gov.pl.

3. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz ustawy z dnia 11 września 2019 r. – podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2024 poz. 1320 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”, w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest Wykonawca, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym.

4. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu w oparciu o przepisy art. 18 i 74 ustawy Pzp, a także art. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

5. Dane osobowe Wykonawcy nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

6. Dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (okres archiwizacji dokumentów).

7. Wykonawca posiada:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jego dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych

Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych jego dotyczących narusza przepisy RODO.

8. Nie przysługuje Wykonawcy:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

9. Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio jego dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

10. W odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

11. Jednocześnie Administrator danych osobowych przypomina o ciążącym na Wykonawcy obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z realizowaną umową i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

1. Przedmiotem zamówienia są sukcesywne dostawy oryginalnych lub kompatybilnych materiałów eksploatacyjnych do drukarek i telefaksów dla Komendy Wojewódzkiej Policji w Olsztynie.

2. Dokładny opis przedmiotu zamówienia, nazwa, parametry oraz ilości podane są w Formularzu cenowym, który stanowi Załącznik nr 2 do SWZ.

1. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z opcji, o której mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp.

2. Zamówienia w ramach zakupu gwarantowanego oraz prawa opcji będą realizowane w cyklach miesięcznych lub częściej, o szacowanej wartości od 40 000,00 zł. do 60 000,00 zł. Każdorazowa dostawa będzie poprzedzona zamówieniem jednostkowym, które zostanie złożone za pośrednictwem poczty elektronicznej, na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail.

3. Zamawiający określa, że wartość zamówienia udzielonego w ramach prawa opcji, jest uzależniona od uzyskania środków finansowych na ten cel. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji maksymalnie do 100% wartości oferty, po cenach określonych w ofercie. Szczegółowy wykaz ilościowy zamówienia podstawowego oraz zamówienia w ramach prawa opcji został określony w Załączniku nr 2 do SWZ – Formularz cenowy.

4. Zamawiający w trakcie realizacji umowy będzie dokonywał zamówień z asortymentu wymienionego w Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ w ilościach wynikających z rzeczywistych potrzeb oraz możliwości finansowych Zamawiającego, do wartości zawartej umowy.

5. Jeżeli w trakcie realizacji zamówienia okaże się, iż Zamawiający posiada środki finansowe oraz potrzebę zamówienia większej ilości asortymentu w stosunku do przewidzianych w gwarantowanym zakresie zamówienia, Zamawiający pozostawia sobie możliwość skorzystania z opcji i zamówienia dodatkowego asortymentu, zgodnych z opisem przedmiotu zamówienia i zawartą umową.

6. W przypadku zamówienia opcjonalnej ilości przedmiotu zamówienia rozliczenie będzie następowało na zasadach ujętych w ofercie wybranego Wykonawcy i zgodnie z zawartą umową.

7. Prawo opcji może być zastosowane wyłącznie w przypadku zrealizowania w 100 % wartości zamówienia gwarantowanego.

8. Zamawiający zastrzega, iż część zamówienia określona jako opcja jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Realizacja opcji może, ale nie musi nastąpić, w zależności od potrzeb i możliwości finansowych Zamawiającego. Brak realizacji zamówienia w tym zakresie nie będzie rodzić żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego.

9. Zamawiający zawiadomi pisemnie Wykonawcę o uruchomieniu opcji. Powiadomienie nie może być złożone później niż 14 dni roboczych przed terminem zakończenia realizacji umowy.

10. Zamawiający unieważni postępowanie na podstawie art. 255 pkt. 3 ustawy Pzp jeśli cena najkorzystniejszej oferty w zakresie zamówienia gwarantowanego przekroczy kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, chyba, że Zamawiający będzie mógł zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty zamówienia gwarantowanego.

1. Komisja przetargowa wybierze ofertę najkorzystniejszą, przez co należy rozumieć ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny sporządzoną zgodnie z unormowaniami ustaw i specyfikacji warunków zamówienia.

2. Zamawiający, dokonując wyliczeń wartości punktowej ofert zastosuje zaokrąglanie wyników do dwóch miejsc po przecinku

3. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w ust. 2, przepis art. 248 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych:

a) Wykazu dostaw materiałów eksploatacyjnych do drukarek i telefaksów o wartości nie mniejszej niż 300 000,00 zł brutto (co najmniej jedna umowa) - wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów –oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór Wykazu dostaw stanowi Załącznik nr 8 do SWZ. Wykonawca składa podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień ich złożenia.

Na ofertę składają się następujące dokumenty:

a) Interaktywny Formularz ofertowy – wypełniony i złożony według zasad opisanych w Rozdziale XVI SWZ,

b) Formularz cenowy, sporządzony zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 2 do SWZ, Pozostałe wymagane dokumenty i oświadczenia składane wraz z ofertą:

c) Oświadczenie, sporządzone zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 3 do SWZ oraz podpisane przez osoby uprawnione, w którym Wykonawca potwierdza, że wypełnia warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz, że że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp i art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,

d) (jeżeli dotyczy) Oświadczenie podmiotu oddającego do dyspozycji Wykonawcy niezbędne zasoby sporządzony zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 9 do SWZ,

e) (jeżeli dotyczy) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, sporządzone zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 9.1 do SWZ oraz podpisane przez osoby uprawnione, w którym Wykonawca potwierdza, że wypełnia warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp i art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,

f) (jeżeli dotyczy) Formularz upoważnienia, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 5 do SWZ,

g) (jeżeli dotyczy) Wykaz podwykonawców sporządzony zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 6 do SWZ.

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (konsorcjum, spółka cywilna lub osoby fizyczne działające wspólnie) dodatkowo do oferty należy dołączyć:

- pełnomocnictwo, w którym Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia (art. 58 ust. 2 ustawy Pzp);

- oświadczenie przygotowane na podstawie Załącznika nr 3 do SWZ – złożone przez każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wypełniając formularz ofertowy, jak również inne dokumenty powołujące się na „Wykonawcę”, w miejscu np. „nazwa i adres Wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące podmiotu wspólnego, a nie pełnomocnika (lidera).