Kompleksowe sprzątanie pomieszczeń Urzędu Miasta i Gminy w Strzelinie

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.).

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia ofertę, oświadczenia, o którym mowa wart. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym bądź kwalifikowalnym podpisem elektronicznym. 3.

W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji: elektronicznie na adres e-mail: zamowieniapubliczne@strzelin.pl lub za pośrednictwem

Platformy znajdującej się pod adresem: https://gminastrzelin.ezamawiajacy.pl w zakładce „Korespondencja”.

4. Ogólne zasady korzystania z Platformy,

a) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie:

https://gminastrzelin.ezamawiajacy.pl, lub https://oneplace.marketplanet.pl.

b) Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. c)

Rejestracja konta następuje automatycznie poprzez: - podpisanie się pod wnioskiem podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, osobistym lub profilem zaufanym) lub – kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub - jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie. Konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych. d) Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania za pośrednictwem zakładki „Korespondencja”.

5. Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako: 5.1.

dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES, 5.2. dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.

6. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig,

XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc Równocześnie Zamawiający rekomenduje na format danych przesyłanych plików: pdf.

7. Pozostałe informacje zawarte są w SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE

L119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że:

- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta i Gminy w

Strzelinie, Rynek 10, 57-100 Strzelin;

- Kontakt z administratorem bezpieczeństwa informacji w Urzędzie Miasta i Gminy w Strzelinie,

Rynek 10, 57-100 Strzelin: e-mail: umig@strzelin.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora danych osobowych;

- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), dalej ustawa Pzp;

- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art.78 ust. 1ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; a po tym czasie przez okres wymagany przepisami szczególnymi prawa, w szczególności ze względu na cele archiwalne- zgodnie z JRWA:

dokumentacja zamówień publicznych posiada kategorię archiwalną B5 (okres przechowywania 5 lat) natomiast umowa zawartą w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych posiada kategorię archiwalną B10 (okres przechowywania10 lat);

- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

Posiada Pani/Pan:

−na podstawie art.15 RODO prawo dostępu do danych osobowych

Pani/Pana dotyczących;

−na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

−na podstawie art. 18

RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

- nie przysługuje Pani/Panu:

−w związku z art. 17 ust. 3lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

−prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

−na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust.1 lit. c RODO. -przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Panu danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Zakres zamówienia obejmuje utrzymania w czystości i porządku w pomieszczeniach Urzędu Miasta i Gminy w Strzelinie oraz pomieszczeń Straży Miejskiej i Archiwum Zakładowego w Strzelinie zlokalizowanych w:

1) budynku Ratusza, Rynek 10 na łącznej powierzchni 2505,78 m2, na którą składa się:

a) powierzchnia parteru - 530,19 m2;

b) powierzchnia I piętra - 478,61 m2;

c) powierzchnia II piętra - 497,36 m2;

d) powierzchnia III piętra - 367,17 m2;

e) powierzchnia IV piętra - 235,65 m2;

f) pomieszczenia wieży ratuszowej - 91,57 m2;

g) piwnice ratuszowe - 305,23 m2.

2) budynku dworca PKP przy ul. Bolka I Świdnickiego 23 - pomieszczenia Straży Miejskiej, na łącznej powierzchni 97,50 m2;

3) budynku dworca PKP przy ul. Bolka I Świdnickiego 23 - pomieszczenia Archiwum Zakładowego na łącznej powierzchni 122,80 m2. Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia przedstawiony został w załączniku nr 9 niniejszej SWZ – Opis Przedmiotu Zamówienia, zwanego dalej OPZ. Zamawiający wymaga przeprowadzenia wizji lokalnej w obrębie przedmiotu zamówienia dla Wykonawców zainteresowanych złożeniem oferty. Wizja lokalna ma na celu zapoznanie się wykonawcy ze specyfiką przedmiotu zamówienia, w tym także uwarunkowaniami jego wykonania. Termin wizji lokalnej każdy z Wykonawców powinien ustalić indywidualnie z osobami wskazanymi do kontaktu w SWZ mając na uwadze, że wizje mogą być wykonywane wyłącznie w obecności pracowników Zamawiającego i w terminach ustalonych z wyprzedzeniem. Dokonanie wizji jest możliwe od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu, po uprzednim zgłoszeniu telefonicznym. Wizja lokalna może odbyć się wyłącznie przed przewidzianym terminem składania ofert. Osoby, które przybędą na wizję lokalną zobowiązane są posiadać przy sobie dokument tożsamości. Z odbycia wizji lokalnej zostanie sporządzony protokół podpisany przez strony, który będzie stanowił potwierdzenie odbycia wizji lokalnej. Koszt odbycia wizji lokalnej (związany z dojazdem na miejsce, użyciem własnych pracowników, itp.) oraz odpowiedzialność za interpretację treści uzyskanych informacji i inne skutki odbycia wizji lokalnej ponoszą sami Wykonawcy. Brak udziału w wizji lokalnej Wykonawcy skutkuje odrzuceniem jego oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 18 ustawy Pzp.

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej, zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

a) Cena oferty (C) - 60 punktów,

b) Częstotliwość kontroli jakości wykonywanej usługi (K) - 20 punktów,

c) Posiadanie certyfikatu jakości ISO-90001 (J) - 20 punktów.

Łączna wartość punktowa zostanie obliczona poprzez zsumowanie wartości = wartość punktowa „C” (cena oferty) + wartość punktowa „K” (częstotliwość kontroli jakości wykonywanej usługi) + wartość punktowa „J” (posiadanie certyfikatu jakości ISO-9001).

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w zakresie spełniania tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia własnego, o którym mowa w rozdziale 21 SWZ.

2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w zakresie spełniania tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia własnego, o którym mowa w rozdziale 21 SWZ.

3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w zakresie spełniania tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia własnego, o którym mowa w rozdziale 21 SWZ.

4. zdolności technicznej lub zawodowej 1) o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą minimalne poziomy zdolności w zakresie doświadczenia, tj. że: a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie minimum dwie usługi o charakterze odpowiadającym przedmiotowi zamówienia tj. w zakresie kompleksowego sprzątania i utrzymania czystości w obiektach biurowych w sposób ciągły przez minimum 12 miesięcy o metrażu nie mniejszym niż 1000 m2 każda. W przypadku usług nadal wykonywanych Wykonawca zobowiązany jest wskazać spełnienie powyższego warunku udziału w postępowaniu w zakresie części usługi już wykonanej. Wartość ta będzie brana pod uwagę przy analizie spełniania warunku.

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ.

2. Oświadczenia, o którym mowa w pkt 1, potwierdzające brak podstaw do wykluczenia w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępują wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

3. Zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na ich dzień złożenia.

4. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy obejmują: 1) Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jednolity Dz. U. z 2025 r. poz. 1714 ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ.

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ;

2. Oświadczenia, o którym mowa w pkt 1, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępują wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

3. Zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na ich dzień złożenia.

4. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy obejmują: 1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest wstanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy - zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ.

Poza podmiotowymi środkami dowodowymi na potwierdzenie braku podstaw wykluczeniu z postępowania i potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą:

a) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;

b) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy);

c) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby Wykonawcy zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ (jeżeli dotyczy);

d) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnienie warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy);

e) certyfikat jakości ISO-90001 (w przypadku posiadania certyfikatu).

1. Wykonawcy składający ofertę wspólną ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Do oferty wspólnej Wykonawcy dołączają pełnomocnictwo.

2. Pełnomocnik pozostaje w kontakcie z Zamawiającym w toku postępowania i do niego Zamawiający kieruje informacje, korespondencję, itp.

3. Oferta wspólna, składana przez dwóch lub więcej Wykonawców, powinna spełniać następujące wymagania:

a) oferta wspólna powinna być sporządzona zgodnie z SWZ,

b) sposób składania dokumentów w ofercie wspólnej:

- dokumenty, dotyczące własnej firmy, takie jak np.: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia składa każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną we własnym imieniu;

-dokumenty wspólne takie jak np.: formularz ofertowy, dokumenty podmiotowe i przedmiotowe składa pełnomocnik Wykonawców w imieniu wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną.

4. Przed podpisaniem umowy (w przypadku wygrania postępowania) Wykonawcy składający ofertę wspólną będą mieli obowiązek przedstawić Zamawiającemu umowę konsorcjum, zawierającą, co najmniej:

a) zobowiązanie do realizacji wspólnego przedsięwzięcia gospodarczego obejmującego swoim zakresem realizację przedmiotu zamówienia,

b) określenie zakresu działania poszczególnych stron umowy,

c) czas obowiązywania umowy, który nie może być krótszy, niż okres obejmujący realizację zamówienia oraz czas trwania gwarancji jakości i rękojmi.

5. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa w pkt 20.2.4 SWZ, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ składają oświadczenie na podstawie art. 117 ust. 4 dotyczące usług, które wykonają poszczególni Wykonawcy.