Świadczenie usług kompleksowej obsługi informatycznej i wykorzystania technologii cyfrowych do transformacji i automatyzacji procesów organizacyjnych oraz funkcjonowania Muzeum Wojska Polskiego

1. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych w niniejszym postępowaniu stanowią przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), zwane dalej „RODO”, oraz przepisy ustawy z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.).

2. Administratorem danych osobowych ujawnionych w trakcie niniejszego postępowania, zwanych dalej „danymi osobowymi”, jest Muzeum Wojska Polskiego w Warszawie z siedzibą przy Al. Jerozolimskich 3, 00-495 Warszawa.

3. Dane kontaktowe do Inspektora danych osobowych: e-mail iod@muzeumwp.pl

4. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania oraz zawarcia umowy o zamówienie publiczne oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wykonania obowiązków polegających na archiwizacji umowy oraz udostępnianiu informacji publicznych.

5. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania w oparciu o ustawę z dnia 06.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2176).

6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji umowy zawartej w wyniku niniejszego postępowania.

7. Obowiązek podania danych osobowych jest związany z udziałem w niniejszym postępowaniu, a skutkiem niepodania danych wymaganych w niniejszym ogłoszeniu będzie brak możliwości wybrania oferty danego wykonawcy.

8. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

9. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu a Administrator danych nie będzie przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

10. Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

11. Wykonawcy zobowiązani są do wypełnienia obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 RODO lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, których dane przekazują Zamawiającemu.

12. Każda osoba, której dane zostały przekazane Zamawiającemu, jest uprawniona do dostępu do jej danych osobowych na podstawie art. 15 RODO.

13. Każda osoba, której dane zostały przekazane Zamawiającemu jest uprawniona do sprostowania jej danych osobowych na podstawie art. 16 RODO.

14. Każda osoba, której dane zostały przekazane Zamawiającemu, jest uprawniona do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

15. Każda osoba, której dane zostały przekazane Zamawiającemu jest uprawniona do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO.

16. Osobom, których dane zostały przekazane Zamawiającemu nie przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;

17. Osobom, których dane zostały przekazane Zamawiającemu nie przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

18. Osobom, których dane zostały przekazane Zamawiającemu nie przysługuje na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5. Przedmiotem zamówienia jest : Świadczenie usług kompleksowej obsługi informatycznej i wykorzystania technologii cyfrowych (w tym AI) do transformacji i automatyzacji procesów organizacyjnych oraz funkcjonowania Muzeum Wojska Polskiego w Warszawie, Poznaniu i Ossowie, tj.

1) świadczenie prac podstawowych, w których zakres wchodzą:

a) Sporządzenie, uzgodnienie z Zamawiającym i wdrożenie w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy harmonogramu prac podstawowych,

b) usługi obsługi informatycznej,

c) usługi administracji systemami i infrastrukturą,

d) usługi zarządzania siecią i bezpieczeństwem,

e) audyt i monitoring infrastruktury IT, systemów i sieci informatycznej MWP,

f) modernizacja infrastruktury informatycznej,

g) automatyzacja procesów i wdrożenia rozwiązań AI,

h) wdrożenie bazy wiedzy i szkoleń dotyczących wykorzystania narzędzi informatycznych;

2) świadczenie prac dodatkowych zlecanych przez Zamawiającego, w których zakres wchodzą:

a) rozbudowa systemów informatycznych,

b) zaawansowane wdrożenia AI i automatyzacja,

c) modernizacja i rozwoju infrastruktury IT,

d) zwiększenie bezpieczeństwa informacji i odporności cyfrowej,

e) transformacja procesów organizacyjnych,

f) dodatkowe szkolenia,

g) dostosowania architektoniczne i infrastrukturalne. (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ).

72253000-3 - Usługi pomocy komputerowej i podobne

72610000-9 - Usługi dodatkowe w zakresie sprzętu komputerowego

72700000-7 - Usługi w zakresie sieci komputerowej

1) Prawo opcji polegać będzie na:

a) wydłużeniu terminu realizacji przedmiotu umowy, jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2027 r. (za wynagrodzeniem określonym w ofercie)

b) świadczeniu prac dodatkowych zlecanych przez zamawiającego, tj. dostosowywanie systemów IT do zmian organizacyjnych lub prawnych, wdrażania nowych funkcjonalności, wsparcia w projektach rozwojowych oraz integracji nowych narzędzi cyfrowych, w tym rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji (AI) nieprzewidzianych w ramach prac podstawowych.; jednak w wysokości nie przekraczającej 75 000 zł (słownie: siedemdziesiąt pięć tysięcy złotych 00/100);

2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji (w całości lub w części) w przypadku, gdy:

a) na czas przypadający po zakończeniu wykonywania zakresu podstawowego nie zostanie zawarta nowa umowa obejmująca swym zakresem określonego w ust. 1 przedmiotu zamówienia. (dotyczy pkt 1) lit a);

b) Zamawiający stwierdzi wynikające z bieżących potrzeb okoliczności wymagające wykonania określonych prac związanych z przedmiotem umowy, a nie będących w zakresie objętym wynagrodzeniem podstawowym (dotyczy pkt 1) lit b);

3) W celu uruchomienia prawa opcji Zamawiający złoży Wykonawcy oświadczenie woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji, zawierające potwierdzenie środków finansowych na zrealizowanie zamówienia i będące załącznikiem do Umowy:

a) w W formie pisemnej, na 21 dni przed planowanym rozpoczęciem realizacji prawa opcji z pkt 1) lit a. Oświadczenie będzie zawierało określenie daty rozpoczęcia i zakończenia wykonywanych prac (przy czym miarą będą pełne miesiące),

b) poprzez wiadomość na adres e-mail Kierownika zespołu IT wskazanego w §9 ust. 3 Umowy stanowiącej Załącznik nr 1 do SWZ, na 3 dni przed planowanym rozpoczęciem realizacji prawa opcji z pkt 1) lit b;

4) Prawo opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie ma obowiązku skorzystać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu;

5) Jeżeli Zamawiający skorzysta z prawa opcji obowiązkiem umownym wykonawcy jest wykonanie świadczenia w zakresie objętym wykorzystanym prawem opcji na warunkach takich jak zamówienie podstawowe i:

a) W przypadku prawa opcji z pkt 1 lit a - za taką samą cenę ryczałtową za miesiąc wykonywanych prac,

b) W przypadku prawa opcji z pkt 1 lit b – za wskazaną w Umowie stawkę roboczogodzin, określoną na podstawie ust. 3 Oferty sporządzonej na podstawie Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ;

6) Zamawiający ma prawo wielokrotnie korzystać z prawa opcji – jednak do wyczerpania maksymalnego zakresu prawa opcji;

7) Uruchomienie opcji nie będzie wymagało zmiany umowy.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Warunek ten zostanie uznany za spełniony w przypadku przedstawienia dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną o wartości co najmniej 200 000 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych).

2) zdolności technicznej lub zawodowej: a) w przypadku przedstawienia dokumentów potwierdzających, że Wykonawca wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jedną usługę obsługi informatycznej zgodną z zakresem zamówienia b) wykazania, że Wykonawca dysponuje: 2 osobami, z co najmniej 3-letnim, oraz 2 osobami z co najmniej rocznym doświadczeniem zawodowym w zakresie obsługi informatycznej na rzecz instytucji kultury lub jednostek sektora finansów publicznych. UWAGA I. Jako „usługę zgodną z zakresem zamówienia” Zamawiający rozumie usługę utrzymania i zarządzania systemami operacyjnymi, serwerami (przynajmniej 20 szt.), stacjami roboczymi (przynajmniej 200 szt.) i urządzeniami sieciowymi (przynajmniej 50 szt.) korzystających ze środowiska Microsoft, przez okres co najmniej 3 miesięcy.

2. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej - dopuszcza łączne spełnianie warunku przez Wykonawców.

informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:

a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,

– sporządzoną nie wcześniej, niż 6 miesięcy przed jej złożeniem – załącznik własny;

oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej

– wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ;

odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji – załącznik własny.

polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postepowaniu wskazanego w pkt X. 1.3) – załącznik własny.

wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 6 do SWZ;

wykaz osób, które będą skierowane do realizacji zamówienia na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu wskazanego w pkt IX. 1.4.b) – wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.

Wymagania dotyczące wadium (określone w pkt XX. SWZ):

1. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości 15 000 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych).

2. Wadium może być wnoszone w jednej lub w kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) gwarancjach bankowych;

3) gwarancjach ubezpieczeniowych;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9 listopada 2000 o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r. poz. 299).

3. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na konto nr: Bank Gospodarstwa Krajowego nr 07 1130 1017 0020 0987 9520 0018 z dopiskiem „Wadium – obsługa informatyczna”.

4. Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej przyjmuje się termin uznania rachunku Zamawiającego.

5. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi być złożone jako oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej i spełniać co najmniej poniższe wymagania:

1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w ustawie;

2) z treści poręczenia lub gwarancji powinno jednoznacznej wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;

3) oświadczenie złożone przez gwaranta lub poręczyciela powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;

4) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą;

5) beneficjentem gwarancji musi być Zamawiający;

6) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa przedmiotowego postępowania oraz jego numer.

6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający wymaga, aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

7. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy, zostanie odrzucona.

8. Zamawiający dokona zwrotu lub zatrzymania wadium na zasadach określonych w art. 98 ustawy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o których mowa w pkt. XV. 4.2 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.