Sukcesywne świadczenie usług fotograficznych na potrzeby działań promocyjnych dotyczących projektów realizowanych przez Agencję Rozwoju Pomorza S.A.

1. Postępowanie prowadzone jest w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej pod adresem: https://arp.ezamawiajacy.pl

2. Pełną obsługę techniczną Platformy zakupowej świadczy firma Otwarty Rynek Elektroniczny S. A. z siedzibą w Warszawie (02-672), ul. Domaniewska 49. W przypadku ewentualnych problemów technicznych prosimy o kontakt z infolinią techniczną pod numerem +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00), lub pod adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

3. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://arp.ezamawiajacy.pl w sekcji „Korespondencja”.

4. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

5. Ogólne zasady korzystania z Platformy określa SWZ

Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 i ust. 2, a także art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego w dalszej części RODO, Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku, zwana w dalszej części Spółką informuje, że:

a. Administrator Danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (adres: Al. Grunwaldzka 472 D, 80 - 309 Gdańsk, tel.: + 48 58 323 31 00, adres e-mail: sekretariat@arp.gda.pl).

b. Inspektor Ochrony Danych

Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych pod e-mailem: rodo@arp.gda.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

c. Cele i podstawy przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

d. Odbiorcy danych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień, a także instytucje i podmioty Unii Europejskiej realizujące zadania związane z obsługą Funduszy Europejskich. Nadto, Pani/Pana dane osobowe będziemy przekazywać innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, w tym dostawcom usług informatycznych, usług archiwizacji i niszczenia dokumentów. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu (i uprawnionemu) taką informacją, a także publikowane w BIP.

e. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy i okres przedawnienia roszczeń wynikających z realizowanej przez strony umowy, a także okres obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, związanych z realizowaną umową, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Nadto, Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w związku z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach programów krajowych i międzynarodowych realizowanych przez Spółkę do upływu terminów wynikających z zawartych umów do dnia 31 grudnia 2034 r.

f. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora:

i. dostępu do swoich danych;

ii. do sprostowania (poprawiania) swoich danych, z tym zastrzeżeniem, że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z zapytaniem ofertowym oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;

iii. do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;

iv. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

v. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana narusza przepisy RODO.

g. Informacja o dobrowolności podania danych

Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia a konsekwencje niepodania określonych danych będzie brak możliwości wzięcia udziału w postępowaniu.

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług fotograficznych na potrzeby działań promocyjnych dotyczących projektów realizowanych przez Agencję Rozwoju Pomorza S. A. W ramach świadczonych usług Wykonawca będzie świadczył usługi fotograficzne sukcesywnie, zgodnie z każdorazowo zgłaszanym przez Zamawiającego zamówieniem cząstkowym.

2. Szczegółowo przedmiot zamówienia opisany został w OPZ – Załączniku nr 1 do SWZ oraz wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ.

Prawo opcji 1 1. W ramach prawa opcji 1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia świadczenia usług fotograficznych o kolejne 12 miesięcy.

2. Usługi będą wykonywane na warunkach przewidzianych dla zamówienia podstawowego, z uwzględnieniem ilości wskazanych w Tabeli zapotrzebowania.

3. Zamawiający chcąc skorzystać z prawa opcji 1 złoży Wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej jednostronne oświadczenie w tym przedmiocie nie później niż na 1 miesiąc przed zakończeniem terminu obowiązywania umowy. Prawo opcji 2 1. W ramach prawa opcji 2 prawo do przedłużenia świadczenia usług fotograficznych o kolejne 12 miesięcy (po upływie okresu obowiązywania umowy przedłużonego na mocy Prawa opcji 1).

2. Usługi będą wykonywane na warunkach przewidzianych dla zamówienia podstawowego z uwzględnieniem ilości wskazanych w Tabeli zapotrzebowania.

3. Zamawiający chcąc skorzystać z prawa opcji 2 złoży Wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej jednostronne oświadczenie w tym przedmiocie nie później niż 1 miesiąc przed zakończeniem terminu obowiązywania umowy przedłużonego na mocy Prawa opcji 1.

1. Sposób oceny ofert: Sposób obliczenia kryterium „Cena (PK1)”: PK1 = [CN / CR x 100%] x 100 PK1 – ilość punktów dla kryterium CN – najniższa oferowana cena brutto CR – cena brutto oferty rozpatrywanej

2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta Wykonawcy, która po zsumowaniu składowych kryterium oceny oferty uzyska największą ilość punktów.

3. W celu obliczenia punktów wyniki poszczególnych działań matematycznych będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością, jeśli przy zastosowaniu wymienionego zaokrąglenia nie występuje różnica w ilości przyznanych punktów.

Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej: a) 3 usługi polegające na wykonaniu sesji portretowej osoby oraz b) 3 usługi polegające na wykonaniu fotograficznej dokumentacji wydarzenia. UWAGA:

1) Usługi mogą być wykonane na podstawie jednej umowy lub większej ilości umów.

2) W przypadku gdy Wykonawca realizował zamówienie jako jeden z grupy Wykonawców (konsorcjum) może powoływać się jedynie na swoje własne, realne doświadczenie, które zdobył realizując daną część zamówienia, która została mu przypisana w ramach grupy, tzn. może wykazywać się doświadczeniem jedynie w zakresie, jaki rzeczywiście dany podmiot wykonywał. Doświadczenia nie uzyskuje się̨ poprzez sam udział w konsorcjum, lecz poprzez konkretne czynności realizowane w jego ramach.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:

1) wykazu usług (w zakresie wskazanym w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2. SWZ) wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ);

2) dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy, w celu wykazania spełnienia w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego.

Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:

a) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu według wzoru określonego w Załączniku nr 3 do SWZ,

b) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w lit. a, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to ma potwierdzić brak podstaw wykluczenia oraz spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia;

c) Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia oświadczenie, o którym mowa w lit. a, podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby;

d) zobowiązanie podmiotu trzeciego, o którym mowa w rozdziale VI ust. 4 i 5 SWZ, jeżeli Wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego, według wzoru określonego w Załączniku nr 6 do SWZ;

e) pełnomocnictwa lub inne dokumenty, z których wynika prawo do złożenia oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą;

f) pełnomocnictwa do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo;

g) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynikać będzie, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy;

h) inne dokumenty wymienione w SWZ.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia:

1) w przypadku spółki cywilnej Zamawiający przyjmuje, że Wykonawcami są wspólnicy spółki cywilnej, których udział w postępowaniu traktowany jest jako wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 58 ust. 1 ustawy Pzp;

2) Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

3) Pełnomocnictwo do dokonywania czynności, o których mowa w pkt 2 powinno mieć postać dokumentu stwierdzającego ustanowienie pełnomocnika, podpisanego przez uprawnionych do ich reprezentacji przedstawicieli wszystkich pozostałych Wykonawców. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty;

4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

5) Oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie;

6) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą z Wykonawcą występującym jako pełnomocnik pozostałych (liderem);

7) Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców;

8) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają łącznie Formularz ofertowy.

9) W odniesieniu do warunku określonego w ust. 1 pkt 1.2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. 7. Zamawiający odrzuci oferty Wykonawców:

1) którzy nie wykazali spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. 1 pkt 1.2,

2) którzy nie wykażą, że nie zachodzą wobec nich przesłanki określone w ust. 1 pkt 1.1.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, zmiany mogą dotyczyć:

1) terminu realizacji przedmiotu umowy,

2) warunków i terminów płatności, 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 nastąpią jedynie w następujących uzasadnionych przypadkach:

1) w przypadku wystąpienia „siły wyższej”. Pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie;

2) w zakresie ust. 1 pkt 1 w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili podpisywania umowy, niezależnych od stron, które uniemożliwiają realizację przedmiotu umowy w pierwotnym terminie;

3) w zakresie ust. 1 pkt 2 w przypadku: zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w trakcie realizacji umowy. 3. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.