Zakup usług hotelarskich wraz z usługą gastronomiczną na potrzeby Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie

1) Z zastrzeżeniem art. 61 ust. 2 ustawy, komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym oferty oraz wszelkie oświadczenia,wnioski (w tym o wyjaśnienie treści SWZ), zawiadomienia i informacje przekazywane są wyłącznie poprzez ich złożenie na Platformie Zakupowej „e B2 B” (zwanej dalej: „Platformą”). Szczegółowe postanowienia w tym zakresie zawarte są w rozdz. XIII SWZ.

2) Korespondencja przekazana zamawiającemu w inny sposób (np. listownie, mailem) nie będzie brana pod uwagę.

3) adres: https://zuw.eb2b.com.pl

Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na Platformie Zakupowej. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie Zakupowej oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy Zakupowej e B2 B określa Regulamin Platformy Zakupowej e B2 B (dostępny pod adresem internetowym: https://platforma.eb2b.com.pl/user/terms lub https://zuw.eb2b.com.pl/user/terms).

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy w zakładce „Pytania/Informacje”. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.

Zamawiający, zgodnie z art. 67 ustawy PZP podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy i określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s,

2) komputer klasy PC lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4

GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerujemy nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania)

3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).

Wszelkie dokumenty, oświadczenia, informacje, o których mowa w SWZ, należy wczytać jako załączniki na Platformie, według

Instrukcji korzystania z Platformy, dostępnej dla zalogowanych użytkowników w zakładce „Pomoc” – „Instrukcje”.

Ofertę należy złożyć w następujący sposób:

1) Wykonawca składa ofertę w zakładce „Złóż ofertę” oraz podpisane dokumenty (załączniki) określone w niniejszej SWZ i podpisane (zgodnie z decyzją Wykonawcy) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym poprzez wybranie polecenia „dodaj załącznik” i wybranie docelowego pliku, który ma zostać zamieszczony. Wykonawca winien opisać załącznik nazwą umożliwiającą jego identyfikację. W przypadku, gdy załącznik zwiera tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawca zaznacza polecenie „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Z uwagi na limit znaków pozostałe wymagania zawarte są w rozdz. XIII i XIV SWZ

. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wojewoda Zachodniopomorski z siedzibą w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 4, 70-502 Szczecin;

2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail:

iod@szczecin.uw.gov.pl , tel.: (91) 430-34-44;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym.4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy PZP.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmierniedużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2

RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania

Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Część zamówienia nr I - Usługa hotelarska wraz z usługą gastronomiczną celem przeprowadzenia ćwiczenia obronnego. Szczegółowy opis części przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ.

1) Termin szkolenia: 31 marca – 02 kwietnia 2026 r. (2 doby) - nie więcej niż 50 osób.

2) Termin szkolenia: 12-15 maja 2026 r. (3 doby) - nie więcej niż 40 osób.

3) Termin szkolenia: 09-11 czerwca 2026 r. (2 doby)- nie więcej niż 50 osób. 4)Termin szkolenia: 20-22 październik 2026 r. (2 doby)- nie więcej niż 50 osób. 5) Termin szkolenia: 01-03 grudnia 2026 r. (2 doby)- nie więcej niż 120 osób.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:

2.1. Dla części nr I zamówienia - Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 2 zamówienia polegające na świadczeniu usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną dla co najmniej 40 osób każde;

2.2. Dla części nr II zamówienia - Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 zamówienie polegające na świadczeniu usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną dla co najmniej 20 osób; lub w przypadku jeżeli Wykonawca składa swoją ofertę łącznie na część nr I i nr II Zamawiający uzna warunek za spełniony, również jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 3 zamówienia polegające na świadczeniu usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną dla co najmniej 30 osób każde; UWAGA: Zamawiający zastrzega w każdej z części obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowej części zamówienia przedmiotowej usługi (art. 60 i art.121 ustawy Pzp). Dla Zamawiającego kluczową częścią zamówienia jest usługa hotelarska i restauracyjna. Wykonawca pozostały zakres zamówienia, inny niż określony powyżej może powierzyć podwykonawcy. W takim przypadku w odniesieniu do tych kluczowych części usługi nie jest dopuszczalne, aby wykonawca polegał na zdolnościach podmiotu trzeciego w zakresie wymaganego przez Zamawiającego doświadczenia. Nie mógłby bowiem spełnić wymogu osobistej realizacji tej części usługi (zamówienia) przez podmiot trzeci.

Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania składane na podstawie art. 125 ust.1 ustawy PZP wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ.

Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania.

1) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu (odpowiednio: Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby) jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał w załączniku nr 2 do SWZ (formularz oferty) dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

2) Pełnomocnictwa lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania (odpowiednio: Wykonawcy, Podmiotu udostępniającego zasoby, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia), jeżeli w imieniu (odpowiednio: Wykonawcy, Podmiotu udostępniającego zasoby, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) działa osoba, której umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 1);

3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postepowania, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ (dla każdej z części); Uwaga: W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia ww. dokument składa każdy z Wykonawców;

4) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ odpowiednio dla części nr I, załącznik nr 4 a do SWZ odpowiednio dla części nr II; Uwaga: W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia ww. dokument składa każdy z Wykonawców, w zakresie, w jakim wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.;

5) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (o którym mowa Rozdziale XII ust. 6), wskazujące które usługi/czynności wykonają poszczególni Wykonawcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ (formularz oferty); Uwaga: Ww. dokument należy złożyć (wypełnić pkt 3 w formularzu oferty), w przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia składają wspólną ofertę.

2. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

3. Wszelką korespondencję w postępowaniu Zamawiający kieruje do pełnomocnika.

4. Wspólnicy spółki cywilnej są Wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia i mają do nich zastosowanie zasady określone w pkt 1-3.

5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, (załącznik nr 3 do SWZ dla każdej z części) i załącznik nr 4, 4a składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w formularzu oferty (załącznik nr 2 do SWZ dla każdej z części), które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

7. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Wszelkie doręczenia winny być dokonywane na adresy wskazane w części wstępnej umowy lub/i adresy poczty elektronicznej. W przypadku zmiany adresu a także adresu poczty elektronicznej Strona winna poinformować drugą ze Stron w terminie 2 dni od dokonania tej zmiany, pod rygorem doręczania korespondencji pod ostatni znany adres lub/i adres poczty elektronicznej ze skutkiem doręczenia w razie zwrotu niepodjętej korespondencji.

3. Zamawiający przewiduje następujące zmiany:

1) zmian opisanych w Specyfikacji Warunków Zamówienia;

2) zmiana terminu wykonania umowy: Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takiej zmiany, jeżeli wystąpią czynniki uniemożliwiające realizację przedmiotu zamówienia w terminie;

3) Zmiana wynagrodzenia umownego. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wynagrodzenia umownego w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT. W przypadku zmiany stawki podatku VAT, cena netto za wykonanie przedmiotu umowy nie ulega zmianie, a wartość wynagrodzenia zostanie obliczona w oparciu o stawkę podatku VAT obowiązującą na dzień powstania obowiązku podatkowego;

4) Zmiana Podwykonawcy. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany lub rezygnacji z Podwykonawcy, przy pomocy którego Wykonawca realizuje przedmiot umowy, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego.

5) Inne zmiany.

a) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w przypadku zaistnienia innych okoliczności prawnych lub technicznych, skutkujących niemożliwością wykonania lub należytego wykonania umowy zgodnie z jej postanowieniami;

b) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w przypadku nadzwyczajnej zmiany okoliczności, o których mowa w art. 357[1] § 1 Kodeksu cywilnego, w zakresie niezbędnym do usunięcia rażącej straty Wykonawcy.

4. Strony dopuszczają możliwość zmian redakcyjnych, omyłek pisarskich oraz zmian będących następstwem zmian danych ujawnionych w rejestrach publicznych bez konieczności sporządzania aneksu. Z uwagi na limit znaków szczegółowe informacje zawarte są w SWZ.