Zakup usług wsparcia utrzymania i eksploatacji SWEZ opartego na systemie SAP

Przedmiotem zamówienia jest zakup usług wsparcia utrzymania i eksploatacji Systemu Wspomagania Ekonomiki Zakładu (SWEZ) opartego na systemie SAP, obejmujący swym zakresem:

1. świadczenie usługi wsparcia utrzymania Systemu Wspomagania Ekonomiki Zakładu (SWEZ) opartego na oprogramowaniu SAP;

2. świadczenie usługi obsługi zgłoszeń serwisowych Systemu Wspomagania Ekonomiki Zakładu SWEZ opartego na oprogramowaniu SAP;

3. świadczenie usługi realizacji zleceń dodatkowych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ), został zawarty w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług wsparcia utrzymania i eksploatacji Systemu Wspomagania Ekonomiki Zakładu (SWEZ) opartego na systemie SAP, obejmujący swym zakresem:

1) świadczenie usługi wsparcia utrzymania Systemu Wspomagania Ekonomiki Zakładu (SWEZ) opartego na oprogramowaniu SAP;

2) świadczenie usługi obsługi zgłoszeń serwisowych Systemu Wspomagania Ekonomiki Zakładu SWEZ opartego na oprogramowaniu SAP;

3) świadczenie usługi realizacji zleceń dodatkowych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ), został zawarty w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

2. Termin wykonania zamówienia dla zamówienia podstawowego: Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia do upływu ostatniego dnia 27. pełnego miesiąca kalendarzowego, liczonego od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zawarcie Umowy lub do wyczerpania łącznego wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy, w tym:

1) przejęcie świadczenia usług, o których mowa w pkt 1 ppkt 1) i ppkt 2) nastąpi w terminie nie dłuższym niż 60 Dni roboczych liczonych od daty zawarcia Umowy, jednak nie wcześniej niż od dnia 01.07.2026 r.;

2) usługi o których mowa w pkt 1 ppkt 1) i ppkt 2) SWZ będą realizowane w okresie od dnia przejęcia usług, o którym mowa w pkt 2 ppkt 1) do dnia zakończenia 23. miesiąca licząc od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przejęcie usług, jednak nie wcześniej niż od dnia 01.07.2026 r.;

3) usługa, o której mowa w pkt 1 ppkt 3) będzie realizowana przez cały okres obowiązywania Umowy;

4) przekazanie świadczenia usług, o których mowa w pkt 1 ppkt 1) i ppkt 2) nastąpi w terminie nie dłuższym niż 1 miesiąc liczony od daty zakończenia ich świadczenia określonej w pkt 2 ppkt 2).

1. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji:

1) Prawo opcji 1: w ramach prawa opcji 1 przewiduje się udzielenie zamówienia dotyczącego świadczenia usługi udostępnienia administratorów systemów SAP (BASIS), którzy będą świadczyli usługę administrowania SWEZ. Zamawiający skorzysta z prawa opcji w przypadku podjęcia przez Zamawiającego decyzji o konieczności uzupełnienia składu zespołu administratorów SWEZ w ZUS. Wykonawca każdorazowo udostępni Zamawiającemu maksymalnie 3 administratorów systemów SAP (BASIS) na okresy nie krótsze niż 3 miesiące kalendarzowe. Udostępnienie administratorów będzie rozliczane w osobodniach. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji kilkukrotnie do wyczerpania założonej liczby 600 osobodni łącznie;

2) Prawo opcji 2: w ramach prawa opcji 2 przewiduje się udzielenie zamówienia polegającego na świadczeniu usługi wsparcia utrzymania SWEZ, usługi obsługi zgłoszeń serwisowych SWEZ przez maksymalnie 16 miesięcy w dodatkowym terminie. Zamówienie opcjonalne będzie realizowane na tożsamych warunkach, które zostały przewidziane dla zamówienia podstawowego. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji maksymalnie 4-krotnie do wyczerpania założonego okresu 16 miesięcy, na okresy nie krótsze niż 3 miesiące kalendarzowe.

2. Skorzystanie z prawa opcji 1 i prawa opcji 2 nastąpi na zasadach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

3. Termin wykonania zamówienia dla zamówienia w ramach prawa opcji:

1) usługa, o której mowa w pkt 1 ppkt 1) będzie realizowana w okresach uzgodnionych między Zamawiającym i Wykonawcą, w trakcie obowiązywania umowy, każdorazowo na podstawie pisemnego zamówienia na udostępnienie administratora, złożonego nie później niż 2 miesiące przed terminem początku okresu udostępniania;

2) usługi, o których mowa w pkt 1 ppkt 2) będą realizowane w okresie maksymalnie 16 miesięcy, jednak nie wcześniej niż od następnego dnia po zakończeniu okresu świadczenia usług, o którym mowa w ust. 5.1. pkt 2 ppkt 2) ogłoszenia na podstawie pisemnego zamówienia o wykonaniu prawa opcji, złożonego nie później niż z 3 miesięcznym wyprzedzeniem.

Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje, przez okres co najmniej 12 miesięcy w trybie ciągłym, usługę obejmującą wsparcie utrzymania lub świadczenie serwisu dla platformy SAP, w ramach której w trakcie świadczenia usługi:

1) było/jest produkcyjnie eksploatowane co najmniej 5 różnych modułów w systemie transakcyjnym;

2) miał/ma zarejestrowanych co najmniej 3000 użytkowników, tj. aktywnych kont imiennych. Wartość wykonanej usługi wsparcia utrzymania lub świadczenia serwisu dla platformy SAP przez okres 12 miesięcy wyniosła co najmniej 1 000 000,00 PLN brutto. Zamawiający uzna usługę wykonywaną za spełniającą warunek, jeżeli była ona wykonywana przez okres co najmniej 12 miesięcy w trybie ciągłym przed terminem składania ofert, wartość wykonanej usługi wynosiła co najmniej 1 000 000 PLN brutto i obejmowała wsparcie utrzymania lub świadczenie serwisu dla platformy SAP i spełniała wymagania, o których mowa w punkcie 1) i 2). Wykonawca wykazując doświadczenie, o którym mowa powyżej, w wartości usługi wykazywanej na potwierdzenie spełnienia warunku, nie może ująć kosztów usług wdrożenia/rozwoju oprogramowania SAP, dostawy sprzętu informatycznego i licencji oraz kosztów usługi Maintenance świadczonej w trybie delivered support. Uwaga nr 1: W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w/w warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców potwierdzi spełnienie przedmiotowego warunku udziału. W przypadku, gdy Wykonawca polegać będzie na zdolności technicznej lub zawodowej podmiotów udostępniających zasoby, w/w warunek musi być spełniony przynajmniej przez jeden z tych podmiotów. Uwaga nr 2: W przypadku, gdy Wykonawca będzie posługiwać się doświadczeniem nabytym na podstawie usług świadczonych w ramach konsorcjum, wówczas Wykonawca może powoływać się na realizację takiej usługi, jeżeli faktycznie i konkretnie uczestniczył w jej realizacji tj. realizował usługi opisane w warunku. Tożsamy wymóg dotyczy doświadczenia użyczonego od podmiotu trzeciego. Uwaga nr 3: Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które elementy zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy (zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SWZ). Na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa powyżej Wykonawca składa: wykaz usług wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy–w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie są:

−referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane lub są wykonywane. W przypadku usług nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

−oświadczenie Wykonawcy-jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów.

Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował zespołem dedykowanym (tj. skierowanym do realizacji zamówienia) składającym się z co najmniej 16 (szesnastu) osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu. Osoby te powinny legitymować się doświadczeniem i kwalifikacjami odpowiednimi do pełnienia funkcji, jakie zostaną im powierzone, tj.:

1. Kierownik Umowy – osoba, która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert przez sumaryczny okres 2 lat pełniła rolę/funkcję Kierownika Projektu/Umowy lub Zastępcy Kierownika Projektu/Umowy w co najmniej 2 projektach informatycznych, obejmujących wdrożenie lub świadczenie usług utrzymania/serwisu oprogramowania, przy czym jeden z nich o wartości minimum 3 000 000,00 PLN brutto.

2. Konsultanci SAP – grupa co najmniej 15 osób, z których każda w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert uzyskała co najmniej dwuletnie doświadczenie polegające na pełnieniu roli konsultanta SAP konfigurując/utrzymując moduły systemu SAP. Do każdego z wymienionych niżej modułów/obszarów SAP musi być przypisanych co najmniej dwóch konsultantów spełniających powyższe warunki. Moduły/obszary SAP:

a) Administracja SAP (BASIS, w tym administrowanie bazami danych SAP),

b) Hurtownia danych (BW, BI, BO),

c) Rachunkowość finansowa (FI),

d) Kontroling (CO),

e) Zarządzanie zasobami ludzkimi (HCM),

f) Zarządzanie majątkiem trwałym (FI-AA),

g) Gospodarka materiałowa (MM),

h) Sprzedaż (SD),

i) Strategiczne zarządzanie funduszami (SEM),

j) Płynność finansowa (TR),

k) Zarządzanie umowami (CRM),

l) Zarządzanie zakupami (SRM),

m) Zarządzanie remontami i inwestycjami (IM, PP, PM, PS),

n) Zarządzanie nieruchomościami (RE-FX),

o) Zarządzanie systemami (SM),

p) Zarządzanie flotą (FL),

q) Procesy Integracyjne (szyna PI i Workflow),

r) Portale dla SAP. Przy czym:

1) przynajmniej jeden konsultant odpowiedzialny za Portale dla SAP musi posiadać umiejętność programowania aplikacji WEB,

2) jeden konsultant nie może być przypisany do więcej niż trzech ww. modułów/obszarów SAP,

3) przynajmniej jeden konsultant przypisany do każdego z ww. modułów/obszarów SAP musi posiadać umiejętność programowania w ABAP. Wszyscy wyżej wymienieni specjaliści muszą biegle posługiwać się językiem polskim w mowie i piśmie lub Wykonawca musi zapewnić tłumacza. Zamawiający informuje, że doświadczenie w realizacji projektów informatycznych, będzie liczone w następujący sposób:

1) doświadczenie zdobyte w ramach różnych projektów informatycznych, w których brała udział dana osoba i realizowanych w tym samym czasie - nie podlega sumowaniu,

2) doświadczenie zdobyte w zakresie wykazanych projektów, w których brała udział dana osoba, w różnym czasie - podlega sumowaniu, z tym, że w przypadku, gdy Wykonawca wykaże projekty, których okresy realizacji zachodzą na siebie, Zamawiający do doświadczenia uzna okres od dnia rozpoczęcia wcześniejszego projektu do dnia zakończenia późniejszego projektu,

3) w przypadku braku podania daty dziennej a jedynie informacji o miesiącu, Zamawiający na potrzeby ustalenia okresu doświadczenia przyjmie ostatni dzień danego miesiąca (dla rozpoczęcia projektu) oraz pierwszy dzień danego miesiąca (dla zakończenia projektu),

4) w przypadku podania jedynie informacji o roku rozpoczęcia lub zakończenia projektu, Zamawiający, na potrzeby ustalenia okresu doświadczenia, przyjmie 31 grudnia danego roku (dla rozpoczęcia projektu) oraz 1 stycznia danego roku (dla zakończenia projektu). Uwaga: W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w/w warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli suma doświadczenia i kwalifikacji poszczególnych członków zespołu dedykowanego, którymi dysponują poszczególni członkowie Konsorcjum, potwierdzi wymagania wynikające z w/w warunku udziału. W przypadku, gdy Wykonawca polegać będzie na zdolności technicznej lub zawodowej podmiotów udostępniających zasoby w/w warunek, o którym mowa powyżej zostanie uznany za spełniony, jeżeli suma doświadczenia i kwalifikacji Wykonawcy oraz podmiotów udostępniających zasoby, potwierdzi wymagania wynikające z w/w warunku udziału. Na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa powyżej Wykonawca składa: wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, odpowiedzialnych za realizację zamówienia, wraz z informacjami na temat powierzonej im funkcji, ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ.

Udostępnienie informacji chronionych: 1 W celu przygotowania oferty Zamawiający udostępni wykonawcom „istniejącą dokumentację SWEZ oraz raport SAP Readiness Check” (zwane dalej: „Dokumentacja zawierająca informacje chronione” / „Dokumentacja”).

2. Udostępnienie Dokumentacji wskazanej w pkt 1. nastąpi w trybie zdalnego dostępu do dedykowanego zasobu w ZUS najpóźniej w terminie do 3 dni roboczych od dnia następującego po dniu przekazania podpisanej przez Zamawiającego Umowy o poufności, stanowiącej Załącznik nr 12 do SWZ, do zakończenia postępowania. Zasady dostępu do ww. Dokumentacji określa Załącznik nr 12 do SWZ.

3. Dokumentacja, wskazana w pkt 1. zawiera informacje chronione Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a zatem jej udostępnienie uzależnione jest od zawarcia z wykonawcą Umowy o poufności, stanowiącej Załącznik nr 12 do SWZ. Udostępnienie Dokumentacji nastąpi na równych zasadach oraz w odniesieniu do wszystkich wykonawców, którzy podpiszą Umowę o poufności.

4. Przedstawiciel wykonawcy, w celu zawarcia Umowy o poufności przesyła Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy zakupowej, podpisany, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wypełniony egzemplarz Umowy o poufności, zgodny z Załącznikiem nr 12 do SWZ, wykazując jednocześnie prawo do reprezentacji wykonawcy.

5. W przypadku pozytywnej weryfikacji umocowania, prawidłowości danych wskazanych w Umowie o poufności oraz prawidłowości podpisu, Zamawiający w terminie do 3 dni roboczych od dnia otrzymania od wykonawcy podpisanej Umowy o poufności podpisze ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przekaże podpisany egzemplarz wykonawcy wraz z instrukcją dostępu do dedykowanego zasobu.

6. Wykonawcy, od momentu opublikowania niniejszych wyjaśnień i modyfikacji treści SWZ, mają możliwość wystąpienia do Zamawiającego o udostępnienie Dokumentacji wskazanej w pkt 1. Termin na korzystanie ze środków ochrony prawnej w zakresie treści udostępnionej Dokumentacji będzie liczony od dnia jego udostępnienia tylko w sytuacji, gdy wykonawcy przekażą, zgodnie z pkt 4. podpisany egzemplarz Umowy o poufności niezwłocznie (tj. nie później niż w terminie do 3 dni roboczych) po publikacji niniejszych wyjaśnień i modyfikacji treści SWZ. W przypadku niedochowania ww. terminu Zamawiający uzna, że wykonawcy mieli możliwość zapoznania się z Dokumentacją, wskazaną w pkt 1. od 9 dnia roboczego, liczonego od dnia publikacji niniejszych wyjaśnień i modyfikacji treści SWZ. Wykonawcy, działając z należytą starannością, powinni zawrzeć Umowę o poufności niezwłocznie po publikacji niniejszych wyjaśnień i modyfikacji treści SWZ, aby mieć możliwość zapoznania się z ww. Dokumentacją. Zwłoka wykonawcy w zawarciu Umowy o poufności nie może stanowić podstawy domagania się o wydłużenie terminu składania ofert lub wykreowania terminu na składanie odwołania na treść SWZ w zakresie udostępnionej Dokumentacji. Zamawiający zastrzega, że niniejsze terminy wpływają na możliwość skorzystania ze środków ochrony prawnej natomiast nie uniemożliwiają uzyskania dostępu do Dokumentacji wskazanej w pkt 1. w późniejszym terminie. Dokumentacja ta będzie udostępniana każdemu z wykonawców, który zawrze stosowną Umowę o poufności do terminu składania ofert.