Świadczenie usług pocztowych dla Starostwa Powiatowego w Świdnicy

11.1 Postępowanie prowadzone jest w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem www.platformazakupowa.pl/sp_swidnica Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.4 Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz.2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl tj.: a. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,b. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min.2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,c. zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,d. włączona obsługa Java Script,e. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików.pdf,f. platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej – kodowanie UTF8,g. oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu

Miar. ZALECENIA: Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z „OBWIESZCZENIEM PREZESA

RADY MINISTRÓW z dnia 9 listopada 2017r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie

Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”

1. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

2. W celu ewentualnej kompresji danych zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: a) .zip b) .7 Z 3. Wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

4. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.

5. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu , zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES.

6. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

7. Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.

8. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu SHA2 zamiast

SHA1.

9. Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

10. Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym.

Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

23. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych. - klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

23.1 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Świdnicki ul. Marii Skłodowskiej-Curie 7 58–100 Świdnica.

23.2 Ze Administratorem można skontaktować się w następujący sposób - e-mail: starostwo@powiat.swidnica.pl, numer telefonu: tel. (74) 85 00 400, adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej (e PUAP): /h0guqt2511/skrytka, poprzez e-doręczenia: AE: PL-38559-87261-IIDCR-24, pisemnie na adres siedziby;

23.3 W sprawach ochrony Państwa danych można kontaktować się z wyznaczonym Inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail: iodo@powiat.swidnica.pl, poprzez skrzynkę e PUAP, poprzez e-doręczenia lub pisemnie na adres siedziby. Dane Inspektora są opublikowane na stronie BIP Administratora (https://spswidnica.bip.e-zeto.eu/).

23.4 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług pocztowych dla Starostwa Powiatowego w Świdnicy, nr WI. 272.29.2025 prowadzonym w trybie podstawowym;

23.5 Dane osobowe zawarte w ofercie będą przetwarzane w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku wyboru oferty, dla potrzeb zawarcia umowy i jej dalszej realizacji. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust.1 lit b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz art. 6 ust.1 lit c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Dane osób działających w imieniu Wykonawcy, w tym wskazanych w umowie z Wykonawcą: Państwa dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją postanowień zawartej umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO).

23.6 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i art.19 oraz art. 74 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz.1320 ze zm, dalej „ustawa Pzp”

23.7 Przekazane w ofertach dane osobowe mogą być udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 4 pkt.9 RODO, w szczególności: podmiotom świadczącym usługi w zakresie przemieszczania i doręczania przesyłek, podmiotowi obsługującemu e-Doręczenia, podmiotom świadczącym usługę w zakresie obsługi prawnej jednostki, dostawcy systemów informatycznych i usług IT oraz w związku z realizacją obowiązku ustawowego w zakresie udzielenia informacji publicznej, podmiotowi świadczącemu usługi w zakresie utrzymywania platformy zakupowej.

23.8 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

23.9 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

23.10 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

23.11 Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą profilowane, nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej oraz nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Starostwa Powiatowego z siedzibą w Świdnicy przy ul. Marii Skłodowskiej – Curie 7. 1.1. Zamówienie obejmuje a) świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz ich ewentualnych zwrotów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy,

b) świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania paczek i przesyłek kurierskich oraz ich ewentualnych zwrotów,

c) świadczenie usług codziennego doręczania zpo (zwrotnego potwierdzenia odbioru),

d) dostarczanie przesyłek do siedziby Zamawiającego,

e) odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

8. WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW DOWODOWYCH, KTÓRYCH ZŁOŻENIA ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE WYMAGAŁ, W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I BRAKU PODSTAW WYKLUCZENIA

8.1. Wykaz oświadczeń składanych przez Wykonawcę w celu wstępnego potwierdzenia, że nie podlega on wykluczeniu oraz spełnia warunki w postępowaniu.

8.1.1. oświadczenie wykonawcy, że spełnia warunki określone art. 125 ust.1 ustawy na formularzu oświadczenia stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ

8.2. Wykaz podmiotowych środków dowodowych, które wykonawca składa w postępowaniu na wezwanie zamawiającego na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu o, których mowa w art. 112 ust. 2 określonych przez Zamawiającego w niniejszej SWZ

Środki dowodowe na potwierdzenie warunku zdolności technicznej lub zawodowej:

8.2.1 Zezwolenie na prowadzenie działalności pocztowej wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub został wpisany do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025. poz. 366 t.j.).

8.3. Wykaz podmiotowych środków dowodowych, które wykonawca składa w postępowaniu na wezwanie zamawiającego na potwierdzenie okoliczności, o których mowa w art. 108 i 109 ust. 1 pkt 1, 4 ustawy pzp.

8.3.1. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji

9.15 Wykonawcy składający ofertę wspólną ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu. Do oferty należy załączyć pełnomocnictwo dla ustanowionego pełnomocnika w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym 9.16 Oferta wspólna, składana przez dwóch lub więcej wykonawców, powinna spełniać następujące wymagania:

1) oferta wspólna powinna być sporządzona zgodnie z SWZ,

2) sposób składania oświadczeń i dokumentów w ofercie wspólnej: a. wykonawcy składają jedną ofertę do której załączone będą dokumenty wymienione w pkt. 9 SWZ, oświadczenia składa każdy z wykonawców osobno w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, b. oświadczenia i dokumenty wspólne takie jak np. oferta cenowa, składa pełnomocnik wykonawców w imieniu wszystkich wykonawców występujących wspólnie, c. wszelka korespondencja dokonywana będzie wyłącznie z pełnomocnikiem wykonawców, d. wypełniając formularz ofertowy oraz pozostałe dokumenty powołujące się na „Wykonawcę”; w miejscu np. ”nazwa i adres Wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące konsorcjum, a nie pełnomocnika konsorcjum, e. przed podpisaniem umowy wykonawcy składający ofertę wspólną będą mieli obowiązek przedstawić zamawiającemu umowę konsorcjum.

20.3 Zamawiający dopuszcza zmiany umowy w formie pisemnej – aneksem zaakceptowanym przez obie strony w następujących przypadkach: 20.3.1. gdy nowy wykonawca ma zastąpić dotychczasowego Wykonawcę:

a) w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy lub b) w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców, w przypadku, o którym mowa w art. 465 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;

2) jeżeli konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, o ile zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy;

3) gdy zachodzi konieczność przedłużenia terminu wykonania przedmiotu umowy, w następujących sytuacjach:

a) działania siły wyższej (na przykład pandemie, klęski żywiołowe, katastrofy i kataklizmy), mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonywania przedmiotu umowy;

4) gdy zachodzi konieczność zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za prace ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. 2020 poz. 2207 z późn. zm.)

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. poz. z 2024 r. poz. 427 ze zm.),

e) przedłużenia przez władze państwowe stanu epidemii lub dokonania zmiany tego stanu na inny stan wyjątkowy, ograniczający normalny sposób funkcjonowania państwa,

f) zmiany kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy według następujących zasad:

- wyliczenie wysokości zmiany tj. wzrostu lub obniżenia wynagrodzenia odbywać się będzie w oparciu o działanie mnożenia: rocznego wskaźnika cen usług ogłoszonego w ostatnim komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego tylko względem kosztów objętych wnioskiem o zmianę wynagrodzenia;

- sama zmiana wskaźnika GUS nie stanowi podstawy do wnioskowania o zmianę wynagrodzenia;

- uprawnienie do złożenia wniosku o odpowiednią zmianę wynagrodzenia strony nabywają po upływie 6 miesięcy od dnia obowiązywania umowy w przypadku faktycznej, rzeczywistej zmiany kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy w wysokości co najmniej o 5% wzwyż lub o 5% poniżej względem kosztów przyjętych przez Wykonawcę w wynagrodzeniu ofertowym;

- wniosek o zmianę wynagrodzenia można złożyć jedynie w przypadku, gdy zmiana kosztów ma rzeczywisty wpływ na koszty realizacji przedmiotu umowy, co strona wnioskująca zobowiązana jest wykazać;

- strona składająca wniosek o zmianę wynagrodzenia powinna przedstawić w szczególności: dowody potwierdzające, że wzrost kosztów ma wpływ na koszt realizacji przedmiotu umowy; proponowaną wysokość zmiany wynagrodzenia;

- łączna wartość zmian wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, dokonanych na podstawie pkt 20.3.1 4) lit. f) nie może przekroczyć 5% pierwotnej wartości umowy; pozostała cześć zmian w SEKCJI IX - Pozostałe Informacje