Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Nadarzyn w roku 2026/2027

1. Skład.ofert odbywa się przez portal pzp, dostępny po zalogowaniu na stronie app.sidaspzp.pl

2. Koresp.przy użyciu środków komun.elektr. odbywa się w nast.sposób: Przed upł.terminu skł.ofert:1)za pośred. portalu pzp, gdzie po zalogowaniu się na uprzednio założone swoje konto,użytkownik wskazuje postęp. Po wejściu w szczegół wskazanego postęp.przechodzi do zakładki „Komunikacja”,która dotyczy wybranego postęp. W celu przygotowania nowej wiadomości wybiera opcje „Utwórz wiadomość”. Następnie wskazuje „Kategorię wiadomości”i wprowadza treść w polu „Wiadomość”. W ramach korespondencji można dodać załącznik poprzez opcję „Dołącz plik”,2)bezpośrednio na adres poczty elektronicznej: przetargi@nadarzyn.pl lub mciarka@nadarzyn.pl Po upł. terminu skł. ofert-za pośrednictwem portalu pzp–analogicznie jak w przypadku korespondencji przed upł. terminu skł.ofert.3. Komunikacja za pośred. portalu pzp:1)Wykonawca przystępując do postęp.tj. rejestrując się bezpłatnie lub w przypadku posiadania konta w portalu,logując się akceptuje warunki korzystania z portalu, określone w regulaminie dostępnym pod adresem: https://app.sidaspzp.pl/static/media/regulamin-SIDAS-PZP.1353d0f3b6aaf676dd38.pdf oraz uznaje go za wiążący,2)Szczegółowa instrukcja obsługi portalu Sidas PZP,zawierająca instrukcję korzystania z portalu przez wykonawcę jest zamieszczona pod adresem https://sidaspzp.pl/instrukcje Każdy załączany plik zawierający dokumenty, oświadczenia lub pełnomocnictwa musi być uprzednio opatrzony podpisami kwalifikowanymi,a w przypadku postęp. o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez upoważnione osoby reprezentujące odpowiednio wykonawcę, wykonawcę wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, inny podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art.118 ustawy PZP lub wykonawców. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę wysłania wiadomości wraz z załącz. z poziomu zakładki „Komunikacja”, która prezentowana jest również w wysłanej wiadomości.4. Zamawiający zaleca podpisywanie dokumentów PDF formatem PAd ES. Zamawiający infor.,że:1)pliki podpisane przy pomocy podpisu zewn. XAd ES należy zał. wraz z plikiem podpisu,2)formularz oferty podpisany przy użyciu podpisu zewnętrznego XAd ES należy dodać w jeden z poniższych sposobów: a)z poziomu zakładki „Moje pliki” w miejscu do dodania pliku oferty należy umieścić plik, który był podpisywany, a plik z podpisem należy dodać oddzielnie jako załącznik,b)spakować jako plik oferty i plik z podpisem do paczki „zip” i dołączyć z poziomu zakładki „Moje pliki” w miejscu do dodania pliku oferty.4. Niezbędne wymag.sprzęt.-aplik. umożliwiające pracę na portalu tj.:1)Niezbędne wymagania sprzęt.-aplikac.: a)dostęp do sieci Internet o gwar. przepustowości nie mniejszej niż 1 Mb/s b)komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć ram min. 3 GBRAM, procesor 1500 MHz lub lepszy, jeden z systemów operacyjnych Linux Kernel 4.0, Windows7 i Mac OS10.12–lub nowsze wersje;c)zainstalowana przeglądarki internetowe w najnowszych wersjach: Firefox, Chrome, Opera,d)włączona obsługa Java Script,e)Zainstalowany program do obsługi formatów .pdf np. Acrobat Reader,f)Dopuszczalne formaty przesłanych danych tj.plików to: png,jpg,jpeg,gif,doc, docx,xls,xlsx,ppt,pptx, odt,ods,odp,odf,pdf,zip,7zip, txt, ath, xml, dwg, xades, tar, 7z, eml, msg g)Dopuszczalna łączna wielkość plików przesyłanych do systemu to 1000 MB.2)Informacja odnośnie kodowania i czasu odbioru danych: a)Plik załączony przez wykonawcę na portalu i zapisany nie jest widoczny dla Zamawiającego, ponieważ w systemie występuje jako plik zaszyfrowany,b)Jako czas złożenia oferty przez portal pzp przyjmuje się moment otrzymania żądania przez serwer po kliknięcia w opcję „Złóż ofertę”. Czas jest prezentowany w (hh: mm: ss) zgodnie ze str. czas. ustawioną na komputerze. Czas serwera jest synchron. z czasem udostęp.przez Główny Urząd Miar

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO), Urząd Gminy Nadarzyn informuje, że:

− Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Gmina Nadarzyn zwana dalej administratorem, reprezentowana przez Wójta Gminy Nadarzyn, ul. Mszczonowska 24, 05-830 Nadarzyn, tel. 227298185, fax. 227298175, e-mail: gmina@nadarzyn.pl, e PUAP: /8420yasifl/Skrytka ESP

− Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych - rodo@nadarzyn.pl

− Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,

− Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na administratorze, wynikający z przepisów prawa, nakładający obowiązek realizacji konkretnego zadania,

− Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji celu ich przetwarzania, a konsekwencją ich niepodania będzie niemożliwość realizacji zadania,

− Dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji danego zadania oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji,

− Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od osoby, której dane dotyczą, a także ze źródeł publicznie dostępnych oraz od organów administracji publicznej, innych podmiotów i osób fizycznych zobowiązanych do przekazania danych osobowych,

− Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. Dane osobowe są przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora posiadających uprawnienia do ich przetwarzania.

− Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od administratora:

- dostępu do swoich danych osobowych,

- ich sprostowania,

- ograniczenia ich przetwarzania,

- usunięcia,

- przeniesienia danych do innego administratora danych osobowych,

- wniesienia sprzeciwu.

− W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania w dowolnym momencie zgody na ich przetwarzanie, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

− Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

− Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Nadarzyn w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe), w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i obrocie zagranicznym zgodnie z przepisami:

1) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, w szczególności rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 474);

2) międzynarodowych przepisów pocztowych: Światowej Konwencji Pocztowej, Regulaminu dotyczącego Paczek pocztowych; Regulaminu Poczty Listowej – w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym,

3) wewnętrznych regulaminów Wykonawcy wydanych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, o ile regulaminy te nie pozostają w sprzeczności z postanowieniami umowy.

2. W przypadku zmiany obowiązujących przepisów Wykonawca będzie świadczył usługi zgodnie z aktualnym stanem prawnym na dzień wykonania usługi.

3. Przez przesyłki listowe objęte przedmiotem niniejszego zamówienia Zamawiający rozumie:

1) zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,

2) zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,

3) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

4) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

7) przesyłki pocztowe terminowe w zakresie skutków nadania pisma (moc doręczenia) wymagające nadania u operatora wyznaczonego;

8) innych przesyłek wg cen wynikających z aktualnie obowiązującego cennika Wykonawcy, - oraz ich ewentualne zwroty, które będą realizowane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366, 820) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a w przypadku usługi pocztowej w obrocie zagranicznym – zgodnie z międzynarodowymi przepisami pocztowymi oraz obowiązującymi regulaminami dotyczącymi realizacji przedmiotowej usługi.

4. Wykonawca będzie wykonywał powierzone usługi, zgodnie z opisem realizacji zawartym w niniejszej SWZ, umowie oraz opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 3 do umowy.

5. Przewidywane ilości i rodzaj przesyłek zostały określone w załączniku nr 1 do umowy.

1. Zamawiający, zgodnie z art. 112 ustawy Pzp, określa warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie określa wymagań;

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ustawy - Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 366, 820).

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie określa wymagań;

4) zdolności technicznej lub zawodowej - Zamawiający nie określa wymagań.

Zawartość oferty - kompletna oferta musi zawierać:

1) Formularz Oferty wraz z wypełnionym formularzem cenowym - załącznik nr 1 do niniejszej SWZ;

2) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania - załącznik nr 2 do SWZ;

3) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu - załączniki nr 3 do SWZ;

4) stosowne Pełnomocnictwo(a) - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio z dokumentu rejestracyjnego - załącznik Wykonawcy;

5) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: - dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - załącznik Wykonawcy.

1) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

2) Umocowanie Pełnomocnika musi wynikać z treści pełnomocnictwa przedłożonego wraz z ofertą. Pełnomocnictwo powinno jednoznacznie określać postępowanie i precyzować zakres umocowania, musi też wymieniać wszystkich Wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o zamówienie. Na dokumencie pełnomocnictwa, w imieniu poszczególnych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, muszą podpisać się osoby, które są uprawnione do działania w imieniu poszczególnych Wykonawców. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym. Dopuszcza się również przedłożenie elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby posiadającej uprawnienia notariusza;

3) Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem.

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w zakresie:

1) Zmian nieistotnych, tj. innych niż zdefiniowane w art. 454 ust. 2 ustawy Pzp;

2) Stosownie do art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian opisanych poniżej tj.:

a) zmiany terminu realizacji zamówienia ze względu na:

- wystąpienie siły wyższej,

- okoliczność prawną, ekonomiczną lub techniczną, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, albo zaistnienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi,

b) zmiany wynagrodzenia w przypadku:

- konieczności zmiany zakresu zamówienia, o ile jest ona korzystna dla realizacji zadania,

- zmiany wysokości podatku VAT, jeżeli w okresie obowiązywania umowy nastąpi zmiana przepisów podatkowych.

2. Poza przypadkami o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b niniejszej umowy dopuszczalna jest możliwość zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych po ich zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób określony w ustawie Prawo Pocztowe i powiadomieniu niezwłocznie o tym fakcie Zamawiającego, z zastosowaniem się do poniższych zasad:

1) Każda ze Stron umowy uprawniona jest do żądania zmiany wysokości Wynagrodzenia Wykonawcy, w przypadku gdy zmiana cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszana w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za ostatni kwartał poprzedzający wniosek o waloryzację wzrośnie/spadnie co najmniej 5% w stosunku do poprzedniego kwartału,

2) Waloryzacja wynagrodzenia dopuszczalna jest tylko raz, nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. Waloryzacja nie dotyczy wynagrodzenia za usługi wykonane przed datą złożenia wniosku o waloryzację wynagrodzenia,

3) Strona zainteresowana waloryzacją składa drugiej stronie wniosek o dokonanie waloryzacji wynagrodzenia wraz z uzasadnieniem wskazującym wysokość wskaźnika oraz przedmiot i wartość usług podlegających waloryzacji. Strona zainteresowana waloryzacją jest zobowiązana wykazać łącznie:

a) wpływ zmian na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy;

b) szczegółową kalkulację proponowanej zmienionej wysokości wynagrodzenia Wykonawcy;

c) adekwatność propozycji zmiany wysokości kosztów wykonania umowy przez Wykonawcę,

4) W przypadku wzrostu/spadku wskaźnika GUS na zasadach określonych w pkt 1, waloryzacja będzie polegała na wzroście/obniżeniu wynagrodzenia za usługi wykonane po dniu złożenia wniosku o nie więcej niż 5% wynagrodzenia brutto Wykonawcy za szacowany okres zamówienia.

5) Strona, która otrzymała wniosek o waloryzację wynagrodzenia, zobowiązana jest do ustosunkowania się do wniosku w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia. Upływ terminu jest jednoznaczny z odmową wprowadzenia zmian do umowy.

6) Zmiana wynagrodzenia wymaga zawarcia aneksu do umowy – w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

3. Strona umowy występująca z propozycją zmiany umowy powinna wskazać konieczność lub korzystne aspekty wprowadzenia takiej zmiany pod względem ekonomicznym technicznym czy też finansowym. Stronie po otrzymaniu propozycji przysługuje 14 – dniowy termin na ustosunkowanie się. Upływ ww. terminu jest jednoznaczny z odmową wprowadzenia zmian do umowy.