Świadczenie usług hotelarskich dla Gdańskiego Teatru Szekspirowskiego w Gdańsku

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, w formie i postaci elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl (dalej jako „Platforma”) pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1265632.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy oraz poczty elektronicznej: biuro@bozp.com.pl Link do postępowania dostępny jest na stronie operatora platformazakupowa.pl https://platformazakupowa.pl/transakcja/1265632 oraz stronie internetowej zamawiającego: https://teatrszekspirowski.pl/bip/zamowienia-publiczne

1. W zakresie pytań technicznych związanych z działaniem systemu (Platformy) - kontakt z Centrum

Wsparcia Klienta platformazakupowa.pl pod numer 22 1010202, cwk@platformazakupowa.pl .

2. Wymagania techniczne i organizacyjne opisane zostały w Regulaminie platformazakupowa.pl (https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin )

3. Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

1) przeglądarka internetowa Internet Explorer, Chrome i Fire Fox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies”

2) łącze internetowe o przepustowości co najmniej 256 kbit/s

3) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

4) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf

4. Limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty - do 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej wielkości 150 MB.

W przypadku większych plików zaleca się skorzystać z instrukcji pakowania plików:

https://docs.google.com/document/d/1kdC7je8RNO5FSk_N0NY7nv1Xj1WYJza-CmXvYH8evhk/edit

5. Instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert przy użyciu Platformy znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

6. Ofertę oraz oświadczenia, z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (t.j. w postaci elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Do zachowania elektronicznej formy oferty i oświadczenia wystarcza ich złożenie w postaci elektronicznej i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny, w którym prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego w e dowodzie.

7. Formaty plików:

1) Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Załącznikiem nr 2 do “Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI.

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

8. Składanie oświadczeń, zawiadomień oraz przekazywanie informacji, innych niż oferta i oświadczenie z art. 125 ust. 1 Pzp odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem dedykowanego formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, dostępnego na https://platformazakupowa.pl/transakcja/1265632 , lub pocztą elektroniczną na adres:

biuro@bozp.com.pl.

9. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy lub poczty elektronicznej. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na

Platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem

Platformy do konkretnego wykonawcy

Zgodnie z art. 13 RODO informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gdański Teatr Szekspirowski z siedzibą w Gdańsku, adres e-mail: sekretariat@teatrszekspirowski.pl, tel. +48 58 351 01 51.

2. Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@teatrszekspirowski.pl

3. Pani/Pana dane niezbędne do udziału w postępowaniu będą przetwarzane w celu związanym z realizacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz działanie przez administratora w interesie publicznym [PZP], zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c, e oraz art. 10 RODO.

4. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania na podstawie przepisów prawa lub umowy, w tym: podwykonawcom, firmom zapewniającym niszczenie dokumentów i nośników danych, biurom obsługi prawnej, itp.

5. Ze względu na jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być wszystkie zainteresowane osoby lub podmioty. Ograniczenie dostępu do danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności, interesem publicznym lub informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.

6. W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pani/a dane mogą być także przekazywane do państw trzecich.

7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymagane przepisami PZP do wzięcia udziału w postępowaniu.

8. Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, sprzeciwu na dalsze przetwarzanie, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych.

9. Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (www.uodo.gov.pl) w razie uznania, że przetwarzanie danych przez Administratora narusza przepisy prawa.

10. Podane przez Panią/a dane będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania. Jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekroczy 4 lata, administrator przechowuje dane przez cały okres obowiązywania tej umowy.

Administrator informuje, że przepisy PZP ograniczają prawo do skorzystania:

- ze sprostowania lub uzupełnienia danych (art. 16 RODO), jeżeli zrealizowanie tego prawa mogłoby skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia lub zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z PZP;

- z ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), które nie może zostać zrealizowane do czasu zakończenia tego postępowania.

Świadczenie usług hotelarskich w hotelu/ pensjonacie, lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, (zw. dalej „hotelem”), w Gdańsku, spełniającym poniższe wymagania:

a) położenie obiektu hotelarskiego w odległości od siedziby zamawiającego - nie więcej niż 1,3 km (licząc jako przejście piesze, według Google maps),

b) obiekt oferujący co najmniej 80 pokoi,

c) możliwość korzystania z bezpłatnych miejsc parkingowych, z restauracji,

d) bezpłatny dostęp do Internetu d) oferta obejmująca śniadania,

e) minimalne wyposażenie pokoi: łóżko (pokój jednoosobowy) osobne łóżka (pokój dwuosobowy), stolik, krzesło/ krzesła, szafka/szafki nocne, szafa ubraniowa, TV, łazienka z umywalką, prysznicem, toaletą, ręczniki kąpielowe.

Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane będą na podstawie następujących kryteriów:

1) Cena – 60 %

2) Odległość od siedziby zamawiającego – 20%

3) Bezkosztowa anulacja – 20%

Świadczenie usług hotelarskich w hotelu o standardzie minimum 3 – gwiazdkowym, wg (zw. dalej „hotelem”), w Gdańsku, spełniającym poniższe wymagania:

a) obiekt spełniający wymagania dla hotelu o standardzie minimum 3 – gwiazdkowym, wg rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2166),

b) położenie hotelu w odległości od siedziby zamawiającego - nie więcej niż 1 km (licząc jako przejście piesze, według Google maps),

c) hotel oferujący co najmniej 80 pokoi,

d) możliwość korzystania z bezpłatnych miejsc parkingowych,

e) możliwość korzystania z restauracji f) dostęp do bezpłatnego Internetu, g) pokoje z łazienkami h) oferta obejmująca śniadania w cenie

Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane będą na podstawie następujących kryteriów:

1) Cena – 60 %

2) Odległość od siedziby zamawiającego – 20%

3) Bezkosztowa anulacja – 20%

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Poza okolicznościami opisanymi w art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych istotne zmiany umowy, także w stosunku do treści oferty, na podstawie której wyłoniono wykonawcę, mogą być dokonane na następujących warunkach:

1) zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie cena brutto, natomiast cena netto pozostanie bez zmian 2) zmiana warunków płatności wynagrodzenia,

3) zmiana zakresu czynności wykonawcy, w stopniu niewykraczającym poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SWZ,

4) wydłużenie terminu realizacji zamówienia w przypadku niewykorzystania w tym terminie maksymalnej kwoty wynagrodzenia wykonawcy, przy czym umowa może obowiązywać nie dłużej niż do wyczerpania tej kwoty.

2. Zmiany, o których mowa powyżej, poza przypadkami wskazanymi powyżej, mogą być dokonane:

1) w razie wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do Umowy,

2) w razie zmiany obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na warunki wykonywania umowy,

3) jeżeli wynika to z programu artystycznego, potrzeb organizacyjnych Zamawiającego lub potrzeb gości Zamawiającego,

4) jeżeli zmiany są niezbędne dla prawidłowej realizacji umowy,

5) jeżeli zmiany nie spowodują negatywnych konsekwencji dla Zamawiającego.

3. Jeżeli o zmianę umowy wnioskuje Wykonawca, przedkłada Zamawiającemu stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy.

4. Zamawiający informuje o możliwości dokonania zmiany umowy zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy w zakresie, o którym mowa w art. 439 ust. 2 ustawy Pzp na następujących zasadach:

1) podstawą waloryzacji będzie wskaźnik zmiany cen „Działalności organizatorów turystyki, pośredników i agentów turystycznych oraz pozostała działalność usługowa w zakresie rezerwacji i działalności z nią związane publikowany przez Główny Urząd Statystyczny w ramach informacji „Wskaźnik cen producentów usług związanych z obsługą działalności gospodarczej/Informacje sygnalne”;

2) waloryzacja będzie odbywać na podstawie współczynnika waloryzacji, który zostanie ustalony na podstawie wskaźnika cen, o którym mowa w pkt 1, z okresu pomiędzy ostatnią znaną wartością wskaźnika opublikowaną najpóźniej w dniu złożenia oferty lub po dniu złożenia poprzedniego wniosku o waloryzację a ostatnią znaną wartością wskaźnika opublikowaną w dniu złożenia wniosku o waloryzację, skorygowanego o współczynnik podziału ryzyka w wysokości 0,5;

3) Strony mogą żądać zmiany wynagrodzenia wyłącznie w przypadku, gdy wskaźnik, o którym mowa w pkt 1 zmieni się co najmniej o +/- 10 %;

4) maksymalna nominalna wartość jaką dopuszcza Zamawiający w przypadku wprowadzenia zmiany na podstawie art. 439 ustawy Prawo zamówień publicznych i niniejszego ustępu wynosi 5 % wynagrodzenia ofertowego;

5) prawo żądania waloryzacji wynagrodzenia przysługuje Stronie w przypadku zmiany wskaźnika, o której mowa w pkt. 1, co najmniej po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, a następnie co najmniej po upływie 6 miesięcy od dnia ostatniej waloryzacji;

6) waloryzacji nie będzie podlegać wynagrodzenie za usługi świadczone przed złożeniem wniosku o waloryzację wynagrodzenia;

7) waloryzacji nie będzie podlegać wynagrodzenie za usługi wynikające z zmian sposobu spełniania świadczenia;

8) zmiana wynagrodzenia na podstawie niniejszego ustępu wyczerpuje wszelkie roszczenia Wykonawcy związane ze zmianą, o której mowa wart. 439 ustawy Prawo zamówień publicznych