Zakończony
BZP
Usł. hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usł. gastronom. podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w 2026 r. w Warszawie
Wartość szacunkowa
Nie podano
Wadium
Brak
nie wymagane
Termin składania ofert
11.03.2026 09:00
Zakończony
Konkurencyjność
—
dane po rozstrzygnięciach
Wynik postępowania
Wynik przetargu i analiza ofert
Wartość umowy
445 977,00 PLN
Liczba złożonych ofert
1
Niska konkurencja
Najtańsza oferta
445 977,00 PLN
Najdroższa oferta
445 977,00 PLN
Data zawarcia umowy: 01.04.2026
Informacje o zamówieniu
Zamawiający
Nazwa
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych
Miasto
Warszawa
Województwo
Mazowieckie
NIP
5252167765
Adres
Warecka 1a, 00-034 Warszawa
Email
pism@pism.pl
Strona WWW
www.pism.pl
Lokalizacja zamawiającego
Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Warszawa). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.
Szczegóły zamówienia
Rodzaj
Usługi
Branża (CPV)
55100000-1 — Usługi hotelarskie
Numer ogłoszenia
2026/BZP 00137984
Data publikacji
03.03.2026 17:15
Kody CPV
55100000-1
Usługi hotelarskie
55120000-7
Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55110000-4
Hotelarskie usługi noclegowe
79952000-2
Usługi w zakresie organizacji imprez
55300000-3
Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
Analiza rynkowa i konkurencja
Przebieg postępowania
-
Ogłoszenie o zamówieniu (ta strona) 03.03.2026
-
Wynik postępowania 23.04.2026
Analiza rynkowa
Przedmiot zamówienia
Opis zamówienia
Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi zamówienie podstawowe oraz zamówienie opcjonalne. W zakres zamówienia podstawowego wchodzą m.in.: usługa zakwaterowania w dniach 11 – 14 maja 2026 r., usługi gastronomiczne (lunche, przerwy kawowe, kolacja zasiadana, śniadanie robocze i in.), a także zapewnienie powierzchni konferencyjnej wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi wydarzeniu. W zakres zamówienia opcjonalnego wchodzi usługa zakwaterowania w dniach 10 – 14 maja 2026 r., a także usługi gastronomiczne - lunche i przerwy kawowe – w dniach 12 i 13 maja 2026 r. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia, zarówno w zakresie zamówienia podstawowego jak i zamówienia opcjonalnego, określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.
Termin realizacji: od 2026-05-10 do 2026-05-14
Treść ogłoszenia
1 Zamawiający
- Rola zamawiającego
- Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
- Nazwa zamawiającego
- Polski Instytut Spraw Międzynarodowych
- Krajowy Numer Identyfikacyjny
- REGON 016274699
- Ulica
- Warecka 1a
- Miejscowość
- Warszawa
- Kod pocztowy
- 00-034
- Województwo
- mazowieckie
- Kraj
- Polska
- Lokalizacja NUTS 3
- PL911 - Miasto Warszawa
- Adres poczty elektronicznej
- pism@pism.pl
- Adres strony internetowej zamawiającego
- www.pism.pl
- Rodzaj zamawiającego
- Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
- Przedmiot działalności zamawiającego
- Inna działalność
2 Informacje podstawowe
- Ogłoszenie dotyczy
- Zamówienia publicznego
- Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług
- Nie
- Nazwa zamówienia albo umowy ramowej
- Usł. hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usł. gastronom. podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w 2026 r. w Warszawie
- Identyfikator postępowania
- ocds-148610-3e51e571-8019-4aa9-b5c1-9c5d16203b0f
- Numer ogłoszenia
- 2026/BZP 00137984
- Wersja ogłoszenia
- 01
- Data ogłoszenia
- 2026-03-03
- Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań
- Tak
- Numer planu postępowań w BZP
- 2026/BZP 00100287/01/P
- Identyfikator pozycji planu postępowań
- 1. 3.1 Usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usług gastronomicznych podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark
- O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy
- Nie
- Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
- Nie
- Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
- Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja
- Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
- https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-3e51e571-8019-4aa9-b5c1-9c5d16203b0f
- Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia
- Nie
- Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej
- Tak
- Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej
- W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej
- Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej
- Szczegółowe informacje na temat zasad i warunków korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia oraz informacje zamieszczone w zakładce "Centrum Pomocy", na stronie https://ezamowienia.gov.pl
- Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne
- Nie
- Oferta - katalog elektroniczny
- Nie dotyczy
- Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu
- polski
- RODO (obowiązek informacyjny)
- 1. W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04. 05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i/lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał na potrzeby niniejszego postępowania.2. Ponadto w związku z przetwarzaniem przez Zamawiającego danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania Zamawiający poniżej zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO.3. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że: a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, z siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a, tel. +48 225568000;b) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO), z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iodo@pism.pl.c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnianie przestrzeni konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w 2026 roku w Warszawie; znak sprawy BO. 26. 1.2026, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji,d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;h) posiada Pani/Pan:− na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;− na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;− na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;i) nie przysługuje Pani/Panu:− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
4 Przedmiot zamówienia
- Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe
- Nie
- Numer referencyjny
- BO. 26. 1.2026
- Rodzaj zamówienia
- Usługi
- Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania
- Nie
- Możliwe jest składanie ofert częściowych
- Nie
- Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia
- Nie
- Krótki opis przedmiotu zamówienia
- Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi zamówienie podstawowe oraz zamówienie opcjonalne. W zakres zamówienia podstawowego wchodzą m.in.: usługa zakwaterowania w dniach 11 – 14 maja 2026 r., usługi gastronomiczne (lunche, przerwy kawowe, kolacja zasiadana, śniadanie robocze i in.), a także zapewnienie powierzchni konferencyjnej wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi wydarzeniu. W zakres zamówienia opcjonalnego wchodzi usługa zakwaterowania w dniach 10 – 14 maja 2026 r., a także usługi gastronomiczne - lunche i przerwy kawowe – w dniach 12 i 13 maja 2026 r. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia, zarówno w zakresie zamówienia podstawowego jak i zamówienia opcjonalnego, określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.
- Główny kod CPV
- 55100000-1 - Usługi hotelarskie
- Dodatkowy kod CPV
- 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
- Zamówienie obejmuje opcje
- Tak
- Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji
- W zakres zamówienia opcjonalnego wchodzi usługa zakwaterowania w dniach 10 – 14 maja 2026 r., a także usługi gastronomiczne - lunche i przerwy kawowe – w dniach 12 i 13 maja 2026 r. Zamówienie opcjonalne obejmujące usługę zakwaterowania 1. doba 10/11-05-2026 r. (niedziela/poniedziałek): zapewnienie w gotowości dodatkowo 4 pokoi jednoosobowych 2. doba 11/12-05-2026 r. (poniedziałek/wtorek): zapewnienie w gotowości dodatkowo 5 pokoi jednoosobowych, 3. doba 12/13-05-2026 r. (wtorek/środa): zapewnienie w gotowości dodatkowo 10 pokoi jednoosobowych, 4. doba 13/14-05-2026 r. (środa/czwartek): zapewnienie w gotowości dodatkowo 10 pokoi jednoosobowych, 5. w dniach 11-13. 05.2026 r. (2 pełne doby + późny checkout): 6 pokoi jednoosobowych do wykorzystania na potrzeby zespołu produkcyjnego Organizatorów. Realizacja zamówienia opcjonalnego (w całości bądź w części) w zakresie usług zakwaterowania odbędzie się na podstawie informacji o skorzystaniu z zamówienia opcjonalnego, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy drogą mailową nie później niż w terminie do dnia 6 maja 2026 r. Zamawiający zastrzega możliwość zwiększenia liczby osób, dla których Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić usługi gastronomiczne (lunche bufetowe i przerwy kawowe) gastronomiczne. Przy czym, zwiększenie to obejmować będzie nie więcej niż: 50 osób. Realizacja zamówienia opcjonalnego (w całości bądź w części) w zakresie usług gastronomicznych odbędzie się na podstawie informacji o skorzystaniu z zamówienia opcjonalnego, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy drogą mailową nie później niż w terminie do dnia 4 maja 2026 r. Zamówienie opcjonalne nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do jego udzielenia, jak również nie stanowi podstawy do dochodzenia przez Wykonawcę roszczeń odszkodowawczych z tytułu niezrealizowania tego zamówienia. Decyzja o realizacji (bądź częściowej realizacji zamówienia opcjonalnego) jest wyłącznym uprawnieniem Zamawiającego i zależeć będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.
- Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej
- od 2026-05-10 do 2026-05-14
- Zamawiający przewiduje wznowienia
- Nie
- Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane
- Nie
- Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert
- Punktowo
- Stosowane kryteria oceny ofert
- Wyłącznie kryterium ceny
- Nazwa kryterium
- Cena
- Waga
- 100
- Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert
- Nie
5 Kwalifikacja wykonawców
- Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia
- Nie
- Warunki udziału w postępowaniu
- Nie
- Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy
- Tak
- Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych
- Nie
6 Warunki zamówienia
- Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe
- Nie
- Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną
- Nie
- Zamawiający wymaga wadium
- Nie
- Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy
- Nie
- Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
- Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy Pzp. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jeżeli oferta wykonawców, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, została wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
- Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane
- Nie
7 Projektowane postanowienia umowy
- Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek
- Tak
- Informacje na temat zaliczek
- 1. Na poczet realizacji przedmiotu Umowy Zamawiający udzieli Wykonawcy zaliczki w wysokości nieprzekraczającej 20% całkowitej wartości zamówienia podstawowego brutto, określonej w § 6 ust. 1 Umowy. 2. Zapłata zaliczki, o której mowa ust. 1 powyżej zostanie dokonana przelewem przez Zamawiającego w terminie do 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury zaliczkowej (wystawionej przez Wykonawcę w terminie nie wcześniej niż w dniu 30 kwietnia 2026 r.), na rachunek wskazany w fakturze zaliczkowej. 3. Po dokonaniu zapłaty zaliczki, stosownie do postanowień ust. 1 i 2 powyżej, Wykonawca, w terminach wymaganych właściwymi przepisami prawa, wystawi i doręczy Zamawiającemu fakturę (na płatność objętą dokonaną zaliczką). 4. Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu Zamawiającemu kwoty zaliczki otrzymanej w wykonaniu postanowień powyższych niniejszego paragrafu w przypadku odstąpienia od Umowy (rozwiązania ze skutkiem od dnia jej zawarcia) przez którąkolwiek ze Stron. 5. Zwrotu zaliczki, o którym mowa w ust. 4 powyżej Wykonawca dokona przelewem na wskazany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego nie później niż w ciągu 14 dni od złożenia oświadczenia o odstąpieniu od Umowy. Po upływie wskazanego terminu Zamawiający będzie miał prawo żądać zwrotu kwoty zaliczki powiększonej o odsetki ustawowe za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego.
- Zamawiający przewiduje zmiany umowy
- Tak
- Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia
- 1. Zmiana postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy jest możliwa w przypadku wystąpienia któregokolwiek z następujących przypadków: 1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy – w takim wypadku Strony uzgodnią zmiany Umowy wymuszone nowymi przepisami; 2) gdy nastąpi zmiana obowiązującej stawki podatku VAT, która będzie powodowała zmianę poszczególnych cen określonych w Formularzu cenowym – w takim wypadku, zmiana ceny obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie tej zmiany. Cena netto nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów; 3) zaistnieją zdarzenia o charakterze siły wyższej, niezależne od Stron, które uniemożliwiają terminowe wykonanie zobowiązań, w szczególności zagrożenie epidemiczne. W takim przypadku Strony ustalą zasadność i możliwość wydłużenia terminu realizacji przedmiotu Umowy, bądź poszczególnych jego elementów o czas faktycznego wstrzymania realizacji ze względu na zaistnienie zdarzeń o charakterze siły wyższej. 2. Zmiany Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron, zawierający uzasadnienie konieczności wprowadzenia tych zmian. 3. Dokonanie zmian Umowy wymaga zawarcia aneksu do Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
- Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia
- Nie
8 Procedura
- Termin składania ofert
- 2026-03-11 09:00
- Miejsce składania ofert
- https://ezamowienia.gov.pl
- Termin otwarcia ofert
- 2026-03-11 10:00
- Termin związania ofertą
- do 2026-04-09
Warunki i informacje dodatkowe
Informacje dodatkowe
Rodzaj zamówienia
Zamówienie klasyczne
Próg unijny
Poniżej progu
ID postępowania
ocds-148610-3e51e571-8019-4aa9-b5c1-9c5d16203b0f
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest termin składania ofert?
Termin składania ofert upływa 11.03.2026 09:00. Termin już minął.
Kto jest zamawiającym?
Zamawiającym jest Polski Instytut Spraw Międzynarodowych z siedzibą w Warszawa.
Do jakiej branży należy to zamówienie?
Zamówienie należy do branży: Hotelarstwo i gastronomia (CPV: 55100000-1).
Gdzie znaleźć pełną dokumentację?
Pełna dokumentacja jest dostępna na platformie BZP. Przejdź do ogłoszenia →