Usł. hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usł. gastronom. podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w 2026 r. w Warszawie

1. W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i/lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał na potrzeby niniejszego postępowania.

2. Ponadto w związku z przetwarzaniem przez Zamawiającego danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania Zamawiający poniżej zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO.

3. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że:

a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, z siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a, tel. +48 225568000;

b) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO), z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iodo@pism.pl.

c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnianie przestrzeni konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w 2026 roku w Warszawie; znak sprawy BO. 26.1.2026, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji,

d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;

e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;

g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

h) posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

i) nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

1. Na poczet realizacji przedmiotu Umowy Zamawiający udzieli Wykonawcy zaliczki w wysokości nieprzekraczającej 20% całkowitej wartości zamówienia podstawowego brutto, określonej w § 6 ust. 1 Umowy.

2. Zapłata zaliczki, o której mowa ust. 1 powyżej zostanie dokonana przelewem przez Zamawiającego w terminie do 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury zaliczkowej (wystawionej przez Wykonawcę w terminie nie wcześniej niż w dniu 30 kwietnia 2026 r.), na rachunek wskazany w fakturze zaliczkowej.

3. Po dokonaniu zapłaty zaliczki, stosownie do postanowień ust. 1 i 2 powyżej, Wykonawca, w terminach wymaganych właściwymi przepisami prawa, wystawi i doręczy Zamawiającemu fakturę (na płatność objętą dokonaną zaliczką).

4. Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu Zamawiającemu kwoty zaliczki otrzymanej w wykonaniu postanowień powyższych niniejszego paragrafu w przypadku odstąpienia od Umowy (rozwiązania ze skutkiem od dnia jej zawarcia) przez którąkolwiek ze Stron.

5. Zwrotu zaliczki, o którym mowa w ust. 4 powyżej Wykonawca dokona przelewem na wskazany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego nie później niż w ciągu 14 dni od złożenia oświadczenia o odstąpieniu od Umowy. Po upływie wskazanego terminu Zamawiający będzie miał prawo żądać zwrotu kwoty zaliczki powiększonej o odsetki ustawowe za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego.

1. Zmiana postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy jest możliwa w przypadku wystąpienia któregokolwiek z następujących przypadków:

1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy – w takim wypadku Strony uzgodnią zmiany Umowy wymuszone nowymi przepisami;

2) gdy nastąpi zmiana obowiązującej stawki podatku VAT, która będzie powodowała zmianę poszczególnych cen określonych w Formularzu cenowym – w takim wypadku, zmiana ceny obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie tej zmiany. Cena netto nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów;

3) zaistnieją zdarzenia o charakterze siły wyższej, niezależne od Stron, które uniemożliwiają terminowe wykonanie zobowiązań, w szczególności zagrożenie epidemiczne. W takim przypadku Strony ustalą zasadność i możliwość wydłużenia terminu realizacji przedmiotu Umowy, bądź poszczególnych jego elementów o czas faktycznego wstrzymania realizacji ze względu na zaistnienie zdarzeń o charakterze siły wyższej.

2. Zmiany Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron, zawierający uzasadnienie konieczności wprowadzenia tych zmian.

3. Dokonanie zmian Umowy wymaga zawarcia aneksu do Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.