Świadczenie usług hotelarskich na potrzeby Białostockiego Ośrodka Kultury w 2026 roku

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej e-mail: zp@bok.bialystok.pl

Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e Zamówienia):

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-745429e1-a138-4ce7-a2f2d59f6c0aa7d6

Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularza do komunikacji” jako załączniki. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń (innych niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty) za pomocą poczty elektronicznej.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia, określone w Regulaminie oraz zobowiązuje się, korzystając z Platformy e-Zamówienia, przestrzegać postanowień tego regulaminu.

3. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

4. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

5. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

6. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywać się będzie elektronicznie za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia znajdującej się pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl

7. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, e-mail: zp@bok.bialystok.pl

8. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami (z wyłączeniem składania ofert) odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). Korespondencja przesłana za pomocą tego formularza nie może być szyfrowana.

9. Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), zwanym dalej „rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”.

10. Za datę przekazania zawiadomień, oświadczeń, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów, przekazywanych w postępowaniu (z wyłączeniem ofert), przyjmuje się datę ich odbioru na serwerze Platformy e-Zamówienia lub datę wpływu na ww. adres poczty elektronicznej Zamawiającego (w takim przypadku decydujące znaczenie będzie miała data otrzymania wiadomości przez system pocztowy Zamawiającego).

11. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularza do komunikacji” jako załączniki. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń (innych niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty) za pomocą poczty elektronicznej, na wskazany w pkt 7 adres poczty elektronicznej.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, str. 1 z 2016 r., sprost. Dz. Urz. UE. L 127, str. 2 z 2018 r.) (w skrócie „RODO”), informuję, że:

1. Administratorem danych jest Białostocki Ośrodek Kultury;

2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z inspektorem ochrony danych: iod@bok.bialystok.pl

3. Pani/Pana dane przetwarzane będą w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz w celu zawarcia umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

1) przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, okres przechowywania dokumentacji obejmuje cały okres obowiązywania umowy) zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy Pzp;

2) przez okres 5 lat liczonych od końca roku, w którym postępowanie zostanie zakończone – w przypadku dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia;

3) przez okres 10 lat liczonych od końca roku, w którym umowa zostanie zrealizowana – w przypadku umów zwartych w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

4) w przypadku postępowań finansowanych ze środków unijnych przez czas trwania projektu;

5. Pani/Pana dane będą udostępniane podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych na mocy art. 28 ust. 3 RODO;

6. Przysługuje Pani/Panu prawo do:

1) prawo do dostępu do danych, na zasadach określonych w art. 15 RODO;

2) prawo do sprostowania danych, na zasadach określonych w art. 16 RODO;

3) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), na zasadach określonych w art. 17 RODO;

4) prawo do ograniczenia przetwarzania, na zasadach określonych w art. 18 RODO.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

8. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

9. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

1) Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp polegających na powtórzeniu podobnych usług, polegających na świadczeniu usług hotelarskich.

2) Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w pkt 1), w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego do kwoty:

- 90 000,00 zł netto dla Części I.

3) Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia zamówień w całym lub częściowym zakresie określonym w pkt 1).

4) Zamówienie zostanie udzielone z uwzględnieniem warunków określonych w projekcie umowy – załącznik nr 3 do SWZ.

1. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów za kryterium oceny ofert.

2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego, ofert dodatkowych zawierających nową cenę.

3. Ilość punktów w kryterium cena zostanie matematycznie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku (tj. 5 i powyżej – w górę; poniżej 5 – w dół).

1) Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp polegających na powtórzeniu podobnych usług, polegających na świadczeniu usług hotelarskich.

2) Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w pkt 1), w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego do kwoty:

- 9 000,00 zł netto dla Części II.

3) Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia zamówień w całym lub częściowym zakresie określonym w pkt 1).

4) Zamówienie zostanie udzielone z uwzględnieniem warunków określonych w projekcie umowy – załącznik nr 3 do SWZ.

1. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów za kryterium oceny ofert.

2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego, ofert dodatkowych zawierających nową cenę.

3. Ilość punktów w kryterium cena zostanie matematycznie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku (tj. 5 i powyżej – w górę; poniżej 5 – w dół).