Wykonanie i dostawy tablic rejestracyjnych wraz z ramkami montażowymi oraz odbiór tablic wycofanych z obiegu

1.1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie i dostawa tablic rejestracyjnych, do oznaczenia wszystkich pojazdów samochodowych dopuszczanych do ruchu, wraz z ramkami do ich montażu w ilości 10 % do każdej zamawianej partii w zamówieniach kwartalnych a także odbiór tablic rejestracyjnych wycofanych z obiegu, według specyfikacji zawartej w SWZ- szacowana ilość tablic 19307 sztuk.*Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia jest zawarty w Rozdziale 3 Projekt umowy wraz z załącznikami.

1.2. Wykonawca zobowiązany jest przy realizacji przedmiotu zamówienia do stosowania i przestrzegania aktualnie obowiązujących przepisów prawa wynikających z niżej wymienionych aktów prawnych tj. a) Ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym, b) Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach,c) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 8 listopada 2024 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów oraz wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych dokumentów związanych z rejestracją pojazdów, d) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 31 sierpnia 2022 r. w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach, e) Rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 2 maja 2012 r. w sprawie warunków produkcji i sposobu dystrybucji tablic rejestracyjnych i znaków legalizacyjnych.

1.3. W przypadku zmiany wzorów tablic wynikającej ze zmiany przepisów prawa, Wykonawca zobowiązany jest do ich stosowania bez konieczności zmiany umowy.

1.4. Ilości wskazane w ust. 1 mają charakter szacunkowy i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do ich pełnego wykorzystania.

1.5 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości oraz struktury zamawianych tablic w ramach poszczególnych rodzajów, w zależności od rzeczywistego zapotrzebowania, z zachowaniem maksymalnej wartości umowy oraz bez zmiany ogólnego charakteru umowy.

1.6. Zamawiający zastrzega możliwość zamówienia mniejszej liczby tablic, przy czym minimalna wielkość zamówienia wynosi 12 000 sztuk lub 60% ilości szacunkowej określonej w ust. 1, w zależności od tego, która wartość jest niższa.

1.7. Ramki montażowe dostarczane są wyłącznie w ramach zamówień kwartalnych obejmujących nowe tablice rejestracyjne, w ilości stanowiącej 10% liczby sztuk tablic jednorzędowych, dwurzędowych, motocyklowych oraz motorowerowych zamawianych w danej partii. Ramki powinny być wykonane z tworzywa sztucznego, górna i boczne ściany ramki powinny posiadać listwy podtrzymujące tablicę rejestracyjną. Tablica powinna być zamykana w ramce dolną listwą zatrzaskową - wzór tablicy do montażu ramki określa załącznik nr 1 do umowy. Na listwie zatrzaskowej powinien znajdować się kolorowy nadruk reklamowy (barwy: czarna, biała, niebieska) według wzorów stanowiących załącznik nr 2 do Projektu umowy- Rozdział 3.

1.8. Pliki źródłowe z wymaganiami graficznymi ramki zostaną przekazane Wykonawcy elektronicznie, po podpisaniu umowy.

1.9. Wykonawca zapewnia dostęp do systemu informatycznego („System"), zgodnie z zapisami § 3 Projektu umowy- Rozdział 3.

1.10. „Zamówienie jednostkowe" oznacza każde zamówienie określające co najmniej rodzaj i ilość tablic.

1.11. „System" oznacza system informatyczny do zamawiania tablic.2. Warunki realizacji zamówienia- System informatyczny do zamawiania tablic rejestracyjnych:

1. W celu prawidłowej realizacji zamówienia Wykonawca zapewni Zamawiającemu nieodpłatnie, przez cały okres obowiązywania umowy, dostęp do systemu informatycznego do zamawiania tablic rejestracyjnych.

2. System musi być dostępny w trybie online (przez przeglądarkę internetową), a dostęp do niego zabezpieczony hasłem oraz mechanizmem uwierzytelniania dwuskładnikowego.

3. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić Zamawiającemu co najmniej 3 licencje dostępowe do Systemu.

4. System powinien umożliwiać w szczególności: a) automatyczne tworzenie formularzy zamówień dla wszystkich rodzajów tablic, w tym wtórników, wraz z możliwością ich elektronicznego przesyłania, weryfikacji oraz wydruku, b) sprawdzanie zgodności numerów rejestracyjnych z obowiązującymi przepisami prawa, c) blokowanie niedozwolonych liter, sekwencji znaków oraz numerów już wykorzystanych lub zamówionych, d) prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej zamówień, e) wprowadzanie numerów już wykorzystanych przez Zamawiającego oraz ich automatyczne pomijanie przy kolejnych zamówieniach, f) ewidencjonowanie tablic wycofanych z obiegu, zwróconych oraz związanych z wyrejestrowaniem lub przerejestrowaniem pojazdów, g) ewidencjonowanie zakresów zarezerwowanych numerów rejestracyjnych, h) rejestrowanie operacji użytkowników (logi) oraz zarządzanie uprawnieniami, i) zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz kontroli dostępu do Systemu. 5. Wykonawca oświadcza, że posiada prawa do udostępnienia Systemu Zamawiającemu oraz że jego użytkowanie nie narusza praw osób trzecich.6. Wykonawca zapewnia kompatybilność Systemu z aktualnymi wersjami najpopularniejszych przeglądarek internetowych. 7. Wykonawca zobowiązuje się do: a) uruchomienia Systemu w terminie do 14 dni od dnia zawarcia umowy, w miejscu realizacji dostaw, tj. w siedzibie Referatu Rejestracji Pojazdów Urzędu Miasta Legnicy przy ul. Chojnowskiej 2 (Akademia Rycerska). Za dzień uruchomienia uznaje się dzień zapewnienia pełnej funkcjonalności Systemu, b) przeszkolenia co najmniej 3 pracowników Zamawiającego, c) zapewnienia wsparcia technicznego oraz prawidłowego działania Systemu przez cały okres obowiązywania umowy, d) bieżącej aktualizacji Systemu w przypadku zmian przepisów prawa – nie później niż w dniu ich wejścia w życie. 8. W przypadku awarii lub nieprawidłowego działania Systemu: a) Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia działań naprawczych niezwłocznie, nie później niż w ciągu 4 godzin roboczych od skutecznego zgłoszenia. Za godziny robocze uznaje się godziny pracy Zamawiającego, tj.poniedziałek–piątek w godzinach 7:30–15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Zgłoszenia dokonane poza godzinami roboczymi uznaje się za dokonane o godzinie 7:30 najbliższego dnia roboczego, b) usunięcie awarii nastąpi w terminie do 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia.9. Zgłoszenia awarii dokonywane będą przez osoby wskazane w § 2 Projektu umowy- Rozdział 3, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane dane kontaktowe.10. Za skuteczne zgłoszenie uznaje się moment wysłania wiadomości e-mail lub dokonania zgłoszenia telefonicznego. Brak potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Wykonawcę nie wpływa na jego skuteczność ani na bieg terminów usunięcia awarii.11. W przypadku awarii uniemożliwiającej składanie zamówień przez okres dłuższy niż 4 godziny, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywny sposób składania zamówień, w szczególności za pośrednictwem poczty lektronicznej.12. W przypadku niedostępności Systemu: a) przez okres dłuższy niż 4 godziny robocze — Zamawiający ma prawo do składania zamówień z pominięciem Systemu, b) przez okres dłuższy niż 8 godzin roboczych — Zamawiający ma prawo do naliczenia kar umownych zgodnie § 9 Projektu umowy- Rozdział 3, proporcjonalnie do czasu niedostępności przekraczającego 8 godzin.13. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić ciągłość działania Systemu. Przerwy techniczne mogą występować wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i wymagają uprzedniego poinformowania Zamawiającego z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem, wraz ze wskazaniem przewidywanego czasu ich trwania.14. Wykonawca wyznaczy osobę lub zespół odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń i wsparcie techniczne, dostępny w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego.

Termin realizacji: do 2027-12-31