Usługa opieki serwisowej dla systemu QUORUM i przedłużenie licencji

Przedmiotem zamówienia jest:

• prowadzenie opieki serwisowej nad systemem Quorum, autorstwa QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o., w wersji dla systemu operacyjnego Microsoft Windows,

• modyfikacje oprogramowania istniejącego,

• udzielenie gwarancji na poprawne działanie systemu (w tym na działanie systemu po dokonaniu nowelizacji lub zmian w funkcjonalności),

• przedłużenie obowiązywania licencji na moduł QDeklaracje o okres 24 miesięcy,

• przedłużenie obowiązywania licencji na moduł QJPK o okres 24 miesięcy, przedłużenie obowiązywania licencji na moduł QSe F na okres od 18 stycznia 2027 r. do dnia wygaśnięcia umowy Postępowanie prowadzone będzie za pośrednictwem platformy e -Zamówienia, Zamawiający dopuszcza aby negocjacje pomiędzy Stronami odbyły się poprzez platformę komunikacyjną Microsoft Teams lub w innej uzgodnionej przez Strony formie. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-a51ce34c-da5b-4a2a-b47e-22f7956bd0d6 Zamawiający ma zamiar zawrzeć umowę po przeprowadzeniu postępowania w trybie "z wolnej ręki" z Wykonawcą: QNT Systemy Informatyczne sp. z o.o. ul. Knurowska 19 41-800 Zabrze marketing@qnt.pl

Jeżeli umocowanie do działania w imieniu Wykonawcy przez osobę biorącą udział w negocjacjach nie wynika z właściwego dokumentu rejestrowego, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu (poprzez platformę e-Zamówienia) przed przystąpieniem do negocjacji stosowne pełnomocnictwo. Negocjacje przedmiotowego postępowania rozpoczną się w dniu, w którym Strony uzgodnią termin oraz sposób prowadzenia negocjacji. 3. Negocjacje będą dotyczyły zawarcia umowy na usługę opieki serwisowej dla systemu QUORUM oraz przedłużenie licencji. Podczas negocjacji Strony będą uzgadniały:

1) zakres przedmiotu zamówienia,

2) cenę za realizację zamówienia,

3) warunki gwarancji,

4) inne, niezbędne do realizacji zamówienia postanowienia umowy, która zostanie zawarta po zakończeniu negocjacji. Wymagania stawiane Wykonawcy 1) W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie określa warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności dotyczącej do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, sytuacji ekonomicznej lub finansowej, zdolności technicznej lub zawodowej.

2) Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1ustawy, art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

3) W dniu 23 października 2025 r. Rada Unii Europejskiej przyjęła rozporządzenie (UE) 2025/2033 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie , które ustanawia ogólnounijny zakaz udziału rosyjskich wykonawców w zamówieniach publicznych i koncesjach udzielanych w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Na mocy rozporządzenia 2025/2033 do rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) zostały dodane przepisy art. 5k o zakazie udzielania zamówień publicznych rosyjskim wykonawcom w zakresie określonym w powołanym rozporządzeniu, na potwierdzenie/ lub brak ww. okoliczności Wykonawca zobowiązany jest złożyć stosowne oświadczenia. Dokumenty wymagane w postępowaniu.

1) W trakcie trwania negocjacji Wykonawca złoży poprzez platformę e-Zamówienia nw. oświadczenia:

− na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 - na formularzu Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ). Instrukcja wypełniania formularza JEDZ znajduje się na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych pod adresem: https://www.gov.pl/web/uzp/jednolity-europejski-dokument-zamowienia − na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,

− na potwierdzenie braku okoliczności zakazu udziału rosyjskich wykonawców, o którym mowa w pkt 4.

3) powyżej;

− na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia- Informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.

2) Po zakończeniu negocjacji, przed zawarciem umowy Wykonawca złoży Oświadczenie o aktualności informacji zgodnie z dołączonym do zaproszenia wzorem.

1) Dokumenty o których mowa w pkt 5 1) – wg wzorów określonych w załącznikach do niniejszego dokumentu - należy złożyć w trakcie negocjacji,

2) Ewentualnie pełnomocnictwo(-a) – przed przystąpieniem do negocjacji.

3) Pozostałe dokumenty powstałe na etapie negocjacji Strony będą przekazywały sobie na bieżąco poprzez platformę e- Zamówienia,

4) Oświadczenie o aktualności informacji zgodnie z dołączonym wzorem-po zakończeniu negocjacji, przed zawarciem umowy. Oświadczenia/dokumenty należy składać w postaci elektronicznej i opatrywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji, określoną w dokumencie rejestrowym lub pełnomocnictwie.

Ciąg dalszy uzasadnienia wyboru trybu- analiza techniczna bazy danych to termin ogólny, a w tym szczególnym przypadku jest rozumiany jako analizowanie przez wykonawcę zgłaszanych błędów. Dokumentacja bazy danych podobnie jak kody źródłowe jest własnością firmy QNT a Ministerstwo jej nie posiada. W celu analizy danych konieczna jest znajomość i wiedza o strukturze i wzajemnych powiązań bazy, co oznacza, iż każda osoba trzecia realizująca zamówienie powinna posiadać dokumentację dotyczącą systemu, której Ministerstwo nie posiada. Z uwagi na powyższe firma inna niż QNT nie jest w stanie prowadzić ww. analizy. Baza danych systemu zawiera ponad prawie około 2200 tabel, podobna jest liczba widoków, procedur i funkcji oraz wielokrotnie większa liczba powiązań. Dane te mogą zmieniać się z każdą aktualizacją. Dochodzą ponadto nowe powiązania, klucze główne tabel, a dane mogą zmieniać swoje pierwotne znaczenie. W przypadku wystąpienia błędu kategorii „A” gdzie czas rozwiązania liczony jest w godzinach firma inna niż autor oprogramowania znający kody źródłowe nie usunie w tym terminie błędu. Dotyczy to wszystkich posiadanych przez Ministerstwo modułów. Podobnie wygląda sytuacja jeśli chodzi o bieżącą pomoc telefoniczną i pomoc w użytkowaniu oraz konsultacje. Z „Instrukcji użytkownika” korzystać mogą:

• pracownicy Ministerstwa Aktywów Państwowych,

• osoby z którymi Ministerstwo zawarło umowy cywilnoprawne. W tym przypadku jakakolwiek firma, która wyłoniona byłaby w przetargu nieograniczonym, a nie posiadająca dostępu do instrukcji i dokumentacji bazy danych, nie znająca szczegółów działania programu nie jest w stanie udzielić wsparcia w użytkowaniu ani przeprowadzić konsultacji z pracownikami. Zdążają się też sytuacje, że działanie programu nie zostało opisane na takim wystarczającym szczeblu szczegółowości i na pytania pracownika może odpowiedzieć tylko osoba znająca kod źródłowy lub mająca możliwość sprawdzenia go oraz znająca strukturę bazy danych. Aktualnie Ministerstwo Aktywów Państwowych korzysta z modułów systemu Quorum z licencją wieczystą i czasową. Licencje czasowe dotyczą programów: QDeklaracje (do przesyłania deklaracji PIT i VAT), QJPK (do przesyłania plików JPK), QK Se F (przesyłający faktury zakupy i sprzedaży pomiędzy KSEF a Quorum). Po wygaśnięciu licencji pracownicy będą mieli dostęp do danych historycznych zawartych w tych programach, ale nie będą mieli możliwości wykonywania na tych danych działań bieżących. Ww. moduły są spójne z systemem kadrowo-płacowym i księgowym. Nie ma możliwości stworzenia API (programu pośredniego) pomiędzy Quorum a innym oprogramowaniem, innego producenta bez znajomości dokumentacji technicznej programu i bazy danych oraz ingerencji w kod źródłowy systemu. Stworzenie API jest tylko i wyłącznie możliwe po zapewnieniu przez QNT dostępu do systemu i jego danych, co wygeneruje dodatkowy koszt. Utworzenie API – dodatkowej aplikacji – także wymaga poniesienia dodatkowych kosztów i jest nieuzasadnione ekonomicznie. Bez dostępu do wskazanych modułów niemożliwa będzie bezproblemowa bieżąca praca komórek obsługowych Ministerstwa.

Przedmiotem zamówienia jest:

• prowadzenie opieki serwisowej nad systemem Quorum, autorstwa QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o., w wersji dla systemu operacyjnego Microsoft Windows,

• modyfikacje oprogramowania istniejącego,

• udzielenie gwarancji na poprawne działanie systemu (w tym na działanie systemu po dokonaniu nowelizacji lub zmian w funkcjonalności),

• przedłużenie obowiązywania licencji na moduł QDeklaracje o okres 24 miesięcy,

• przedłużenie obowiązywania licencji na moduł QJPK o okres 24 miesięcy, przedłużenie obowiązywania licencji na moduł QSe F na okres od 18 stycznia 2027 r. do dnia wygaśnięcia umowy Zamówienie nie zostało podzielone na części, ponieważ jego przedmiot obejmuje prowadzenie opieki serwisowej nad systemem Quorum, w tym utrzymanie, modyfikacja oprogramowania,gwarancja poprawnego działania oraz przedłużenie licencji na moduły QDeklaracje, QJPK i QSe F. Prawidłowa realizacja zamówienia wymaga zachowania spójności technologicznej, organizacyjnej i operacyjnej oraz zapewnienia jednego podmiotu odpowiedzialnego za całość świadczeń, w tym szybkie reagowanie na zgłoszenia serwisowe

Środki ochrony prawnej przysługują̨ Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść́ szkodę̨ w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność́ Zamawiającego, podjętą̨ w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” ustawy.