Utrzymanie i rozwój systemu CSOB na okres 39 miesięcy

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARi MR") usług utrzymania i rozwoju Centralnego Systemu Obsługi Beneficjenta (dalej: „CSOB”). System CSOB stanowi kluczowy element infrastruktury informatycznej Zamawiającego, wspierając obsługę wniosków o pomoc finansową w ramach Planu Strategicznego Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023–2027 (dalej PS 23-27). System ten został zaprojektowany jako centralna platforma do zarządzania procesami związanymi z przyznawaniem, rozliczaniem wsparcia dla beneficjentów, w zamian za Wynagrodzenie określone w Umowie. 1.1. System CSOB integruje się z szeregiem innych systemów Zamawiającego, tworząc spójne środowisko informacyjne. Są to obecnie min.:

1.1.1. Platforma Usług Elektronicznych (PUE) – CSOB współpracuje z PUE, umożliwiając beneficjentom składanie wniosków oraz prowadzenie korespondencji z ARi MR w formie elektronicznej. Dzięki temu cały proces obsługi wniosków odbywa się bez konieczności korzystania z dokumentów papierowych;

1.1.2. System Finansowo-Księgowy (EBS) – Integracja z EBS pozwala na automatyczne przekazywanie danych finansowych, co usprawnia procesy księgowe związane z wypłatą środków dla beneficjentów;

1.1.3. Ewidencja Producentów – CSOB korzysta z danych referencyjnych zawartych w Rejestrze Podmiotów, co zapewnia spójność informacji o beneficjentach w różnych systemach ARi MR;

1.1.4. Zintegrowany System Kontroli (ZSK) – Współpraca z ZSK umożliwia efektywne planowanie i przeprowadzanie kontroli na miejscu, co jest istotne dla weryfikacji prawidłowości wykorzystania środków pomocowych.

2. Usługi świadczone będą w następującym podziale, z uwzględnieniem połączenia niektórych usług w grupę: 2.1. Grupa Usług Zapewnienia Jakości (G2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 10 do SWZ (dalej: „p.p.u.”), w tym: 2.1.1. Usługa Monitorowania SLA (G2 U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 A do p.p.u., 2.1.2. Usługa Usuwania Wad (G2 U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 B do p.p.u., 2.1.3. Usługa Zarządzania Kodem i Dokumentacją (G2 U3), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 C do p.p.u., 2.2. Usługa Integracji i Certyfikacji szczegółowo opisana w Załączniku nr 2 A oraz 2 B do p.p.u., 2.3. Usługa Modyfikacji, szczegółowo opisana w Załączniku nr 3 i 3 A do p.p.u;

3. Niezależnie od powyższych grup Usług, w zakres Umowy wchodzą również świadczone przez Wykonawcę: 3.1. Usługi Zleceń Operacyjnych, szczegółowo opisane w Załączniku nr 4 do p.p.u.,.2. Czynności Okresu Przejściowego, szczegółowo opisane w punkcie 6 p.p.u. oraz Załączniku nr 6 do p.p.u., 3.3. Czynności związane z Przekazaniem Usług, szczegółowo opisane w punkcie 15 p.p.u.

4. Wykonawca będzie przyjmował Zgłoszenia w Czasach Reakcji (zgodnie z zakresem opisanym w pkt 2 Załącznika nr 8 do p.p.u.) oraz zapewni prowadzenie Biura Projektu Wykonawcy zgodnie z zakresem opisanym w pkt 3.39 Załącznika nr 12 do p.p.u.

5. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub przez podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 5, w związku z tym, że wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Wszystkie osoby wykonujące czynności wskazane w pkt 4 powinny być zatrudnione w całym okresie realizacji zamówienia.

6. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w terminie 15 Dni Roboczych od dnia podpisania Umowy oraz w terminie 10 Dni Roboczych pierwszego miesiąca danego kwartału kalendarzowego przez cały okres realizacji Umowy, składał Zamawiającemu oświadczenie o sposobie zatrudnienia osób oraz podania wykonywanych przez nie czynności, o których mowa w pkt 5. W celu weryfikacji zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności, o których mowa w pkt 5 Zamawiający przewiduje możliwość żądania w szczególności: 6.1.oświadczenia zatrudnionego pracownika, 6.2.oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę, 6.3.poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika, 6.4.innych dokumentów – zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji spełnienia wymagania, o którym mowa w pkt 6, korzystając z uprawnień wynikających z Umowy. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do właściwego organu nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy w celu weryfikacji spełnienia przez Wykonawcę wymagania, o którym mowa w pkt 6. W przypadku ujawnienia przypadku naruszającego wymaganie, o którym mowa w pkt 6, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na usunięcie stwierdzonego naruszenia nie dłuższy niż 5 Dni Roboczych oraz na przedstawienie dowodów usunięcia takiego naruszenia w terminie 14 dni. W przypadku, gdy Wykonawca nie usunie stwierdzonego naruszenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 2 000,00 zł (słownie: dwa tysiące złotych 00/100) za każdy stwierdzony przypadek naruszenia któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 6 i pkt 7.

8. Usługa Utrzymania i Usługa Modyfikacji finansowane będą przez Zamawiającego w ramach odrębnych dotacji pochodzących z budżetu państwa podlegających odrębnym zasadom rozliczania. Każda z usług jest usługą odrębną o określonym zakresie i realnej wartości, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ofercie zgodnie z Formularzem Ofertowym. W związku z powyższym wartość Usługi Modyfikacji musi stanowić minimum 74% ceny oferty. Realizacja Usługi Modyfikacji będzie wynikała z bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamówienie będzie realizowane w języku polskim.

Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do tych czynności. Wykonawca składa ofertę na Formularzu Ofertowym wg Załącznika nr 1 do SWZ za pośrednictwem Platformy Zakupowej. 2. Wykonawca obowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty:

2.1. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. (Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia takich dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów).

2.2. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie osoby działającej w imieniu Wykonawcy do jego reprezentowania, jeżeli oferta nie została podpisana przez osoby upoważnione do tych czynności dokumentem rejestracyjnym. (jeżeli umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentu rejestrowego, o którym mowa w pkt 2.1.).

2.3. Dowód wniesienia wadium. Jeżeli Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej zgodnie z art. 97 ust. 10 u. P.z.p. W przypadku wniesienia wadium w innej formie niż pieniądz, powinno ono obowiązywać przez cały okres związania ofertą.

2.4. Zobowiązanie podmiotów udostępniających zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami, jeżeli Wykonawca powołuje się na zasoby innych podmiotów. Zobowiązanie winno być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu udostępniającego zasoby. Zapisy pkt 2.1. i 2.2. oraz Rozdz. IV.5. SWZ stosuje się odpowiednio.

2.5. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w formie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (dalej: „JEDZ”) sporządzone zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16). Dokument JEDZ należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej. Dokument JEDZ musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

2.6. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w zakresie wskazania, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (członkowie konsorcjum). Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

2.7. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 oraz art. 7 ustawy o szczególnych rozwiązaniach. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

2.8. Wykaz osób, skierowanych do realizacji zamówienia publicznego [kryterium oceny ofert] sporządzany zgodnie z Załącznikiem nr 7 B do SWZ.

2. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARi MR") usług utrzymania i rozwoju Centralnego Systemu Obsługi Beneficjenta (dalej: „CSOB”). System CSOB stanowi kluczowy element infrastruktury informatycznej Zamawiającego, wspierając obsługę wniosków o pomoc finansową w ramach Planu Strategicznego Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023–2027 (dalej PS 23-27). System ten został zaprojektowany jako centralna platforma do zarządzania procesami związanymi z przyznawaniem, rozliczaniem wsparcia dla beneficjentów, w zamian za Wynagrodzenie określone w Umowie. 2.1. System CSOB integruje się z szeregiem innych systemów Zamawiającego, tworząc spójne środowisko informacyjne. Są to obecnie min.:

2.1.1. Platforma Usług Elektronicznych (PUE) – CSOB współpracuje z PUE, umożliwiając beneficjentom składanie wniosków oraz prowadzenie korespondencji z ARi MR w formie elektronicznej. Dzięki temu cały proces obsługi wniosków odbywa się bez konieczności korzystania z dokumentów papierowych;

2.1.2. System Finansowo-Księgowy (EBS) – Integracja z EBS pozwala na automatyczne przekazywanie danych finansowych, co usprawnia procesy księgowe związane z wypłatą środków dla beneficjentów;

2.1.3. Ewidencja Producentów – CSOB korzysta z danych referencyjnych zawartych w Rejestrze Podmiotów, co zapewnia spójność informacji o beneficjentach w różnych systemach ARi MR;

2.1.4. Zintegrowany System Kontroli (ZSK) – Współpraca z ZSK umożliwia efektywne planowanie i przeprowadzanie kontroli na miejscu, co jest istotne dla weryfikacji prawidłowości wykorzystania środków pomocowych.

3. Usługi świadczone będą w następującym podziale, z uwzględnieniem połączenia niektórych usług w grupę: 3.1. Grupa Usług Zapewnienia Jakości (G2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 10 do SWZ (dalej: „p.p.u.”), w tym: 3.1.1. Usługa Monitorowania SLA (G2 U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 A do p.p.u., 3.1.2. Usługa Usuwania Wad (G2 U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 B do p.p.u., 3.1.3. Usługa Zarządzania Kodem i Dokumentacją (G2 U3), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 C do p.p.u., 3.2. Usługa Integracji i Certyfikacji szczegółowo opisana w Załączniku nr 2 A oraz 2 B do p.p.u., 3.3. Usługa Modyfikacji, szczegółowo opisana w Załączniku nr 3 i 3 A do p.p.u;

4. Niezależnie od powyższych grup Usług, w zakres Umowy wchodzą również świadczone przez Wykonawcę: 4.1. Usługi Zleceń Operacyjnych, szczegółowo opisane w Załączniku nr 4 do p.p.u., 4.2. Czynności Okresu Przejściowego, szczegółowo opisane w punkcie 6 p.p.u. oraz Załączniku nr 6 do p.p.u., 4.3. Czynności związane z Przekazaniem Usług, szczegółowo opisane w punkcie 15 p.p.u.

5. Wykonawca będzie przyjmował Zgłoszenia w Czasach Reakcji (zgodnie z zakresem opisanym w pkt 2 Załącznika nr 8 do p.p.u.) oraz zapewni prowadzenie Biura Projektu Wykonawcy zgodnie z zakresem opisanym w pkt 3.39 Załącznika nr 12 do p.p.u.

6. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub przez podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 5, w związku z tym, że wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Wszystkie osoby wykonujące czynności wskazane w pkt 4 powinny być zatrudnione w całym okresie realizacji zamówienia.

7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w terminie 15 Dni Roboczych od dnia podpisania Umowy oraz w terminie 10 Dni Roboczych pierwszego miesiąca danego kwartału kalendarzowego przez cały okres realizacji Umowy, składał Zamawiającemu oświadczenie o sposobie zatrudnienia osób oraz podania wykonywanych przez nie czynności, o których mowa w pkt 5. W celu weryfikacji zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności, o których mowa w pkt 5 Zamawiający przewiduje możliwość żądania w szczególności: 7.1. oświadczenia zatrudnionego pracownika, 7.2. oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę, 7.3. poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika, 7.4. innych dokumentów – zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji spełnienia wymagania, o którym mowa w pkt 6, korzystając z uprawnień wynikających z Umowy. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do właściwego organu nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy w celu weryfikacji spełnienia przez Wykonawcę wymagania, o którym mowa w pkt 6. W przypadku ujawnienia przypadku naruszającego wymaganie, o którym mowa w pkt 6, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na usunięcie stwierdzonego naruszenia nie dłuższy niż 5 Dni Roboczych oraz na przedstawienie dowodów usunięcia takiego naruszenia w terminie 14 dni. W przypadku, gdy Wykonawca nie usunie stwierdzonego naruszenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 2 000,00 zł (słownie: dwa tysiące złotych 00/100) za każdy stwierdzony przypadek naruszenia któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 6 i pkt 7.

9. Usługa Utrzymania i Usługa Modyfikacji finansowane będą przez Zamawiającego w ramach odrębnych dotacji pochodzących z budżetu państwa podlegających odrębnym zasadom rozliczania. Każda z usług jest usługą odrębną o określonym zakresie i realnej wartości, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ofercie zgodnie z Formularzem Ofertowym. W związku z powyższym wartość Usługi Modyfikacji musi stanowić minimum 74% ceny oferty. Realizacja Usługi Modyfikacji będzie wynikała z bieżących potrzeb Zamawiającego.

1. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) u. P.z.p.

1.1. Zamówienia mogą zostać udzielone w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu (wybranemu w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcy usług, które będą polegały na powtórzeniu podobnych usług i będą zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego do wartości netto 18 292 682,95 zł.

1.2. Zakres usługi objętej zamówieniem, o którym mowa w pkt 1.1 będzie polegał na powtórzeniu wykonania przez Wykonawcę usług wskazanych w Rozdziale I.1 pkt 3 ppkt 3.3. SWZ, w zależności od rzeczywistego zapotrzebowania Zamawiającego.

1.3. Zamówienia, o których mowa w pkt 1.1 zostaną udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z dotychczasowym (wybranym w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcą, na podstawie odrębnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

1.4. Wykonawca, w odniesieniu do zamówień o których mowa w pkt 1.1, zobowiązany będzie zastosować ceny jednostkowe za wykonanie poszczególnych usług nie wyższe niż wynikające z oferty Wykonawcy złożonej w niniejszym postępowaniu. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia wyższych cen jednostkowych jeżeli będzie to obiektywnie uzasadnione, w szczególności z uwagi na zmianę warunków rynkowych.

1.5. Termin wykonania zamówienia, o którym mowa w pkt 1.1 zostanie ustalony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy, o której mowa w pkt 1.3, w drodze negocjacji.

1.6. Odpowiednie zastosowanie znajdą także postanowienia p.p.u. w sprawie niniejszego zamówienia, której wzór stanowi Załącznik nr 10 do SWZ.

1. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia od dnia zawarcia Umowy do wyczerpania kwoty wynagrodzenia brutto, o którym mowa w pkt 8.1. p.p.u., stanowiącej Załącznik nr 10 do SWZ, nie dłużej jednak niż przez okres 39 miesięcy.

2. Usługi świadczone będą od dnia zawarcia Umowy przez okres 39 miesięcy, przy czym w okresie do 3 miesięcy po zawarciu Umowy (lub w okresie ustalonym na zasadach określonych w pkt 19.2.7 p.p.u.) zakres prac Wykonawcy ograniczony jest do realizacji czynności w ramach Okresu Przejściowego. Najpóźniej po upływie 3 miesięcy od daty zawarcia Umowy lub po upływie terminu ustalonego na zasadach określonych w pkt 19.2.7 p.p.u., Wykonawca zakończy realizację czynności przewidzianych dla Okresu Przejściowego i rozpocznie świadczenie Usług na zasadach określonych w p.p.u.

3. Szczegółowe terminy realizacji zobowiązań umownych zostały określone przez Zamawiającego w p.p.u. stanowiących Załącznik nr 10 do SWZ.

1. Wykonawcom, którzy mają lub mieli interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX ustawy.

2. Odwołanie przysługuje na:

2.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

3. Odwołanie winno zawierać informacje określone w art. 516 ust. 1 ustawy, w szczególności wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym, że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

5. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

6. Odwołanie wnosi się w terminie: 6.1 10 (dziesięciu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; 6.2 15 (piętnastu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przekazane w inny sposób niż określony w pkt 6.1.;

7. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie: 7.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

8. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 6) i 7) wnosi się w terminie: 8.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.