Działania informacyjne i promujące dla Projektu „Zabudowa Systemu ERTMS ETCS Poziom 1 Limited Supervision

1. Postępowanie jest prowadzone na podstawie „Regulaminu udzielania zamówień unijnych przez PKP Polskie Linie Kolejowe S. A.”, stanowiącego Załącznik nr 3 do Korporacyjnej Polityki Zakupów PLK S. A. (dalej: Regulamin) oraz Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: SWZ) sporządzonej do prowadzonego postępowania w trybie zapytania ofertowego.

2. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.

3. Szczegółowe informacje dotyczące warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert, dokumentów składanych w postępowaniu oraz sposobu przygotowania oferty zawiera SWZ.

4. Wniosek o dofinansowanie został złożony w styczniu 2025 r. w ramach IV naboru CEF2: CEFT-2024-SIMOBCOEN-ERTMS-UNITS wynosi 100%. W dniu 04.07.2025 r. wniosek uzyskał pozytywną rekomendacje w ramach IV naboru wniosków Instrumentu „Łącząc Europę” 2021-2027 (CEF2) zakończonego w dniu 21 stycznia 2025 r. Dla przedmiotowego projektu podpisano w dniu 09.10.2025 r. GA (Grant Agreement). Finansowanie projektu jest uzależnione od zawarcia Uo D (Umowy o Dofinansowanie) – planowana data podpisania I kwartał 2026 r.

5. Termin związania ofertą: 60 dni.

6. Szczegółowe informacje w zakresie miejsca realizacji zamówienia zawarte są w dokumentach SWZ.

7. Ofertę należy przygotować i złożyć ściśle według wymagań określonych w Dokumentach Zamówienia, za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego, dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.plk-sa.pl. Szczegółowy opis korzystania z Platformy Zakupowej przez Wykonawców zawarty jest w Podręczniku dla Wykonawców.

8. Zamawiający skorzysta z uprawnienia o którym mowa w § 18 ust. 4 Regulaminu, tj. najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów oraz po ewentualnym zastosowaniu wezwań na podstawie § 18 ust. 5 i 7 Regulaminu, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz czy jego oferta nie podlega odrzuceniu na podstawie § 20 pkt 11-14 Regulaminu, o ile taka możliwość została przewidziana w SWZ lub w ogłoszeniu.

9. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych, o których mowa w § 15 ust. 3 pkt 6 Regulaminu.

10. O udzielenie Zamówienia może ubiegać się Wykonawca:

1) który spełnia warunki udziału w postępowaniu,

2) którego oferta nie podlega odrzuceniu na podstawie § 20 Regulaminu,

3) którego oferta nie podlega odrzuceniu na podstawie § 20 pkt 3 Regulaminu, w związku z podleganiem wykluczeniu z Postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 poz. 514) oraz na podstawie art. 5k ust. 1 Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 r.

11. WADIUM: Zamawiający żąda od Wykonawców zabezpieczenia oferty wadium w wysokości: 4 500,00 PLN (słownie: cztery tysiące pięćset złotych 00/100), w sposób oraz zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale XIII SWZ.

12. Termin realizacji Zamówienia: od dnia zawarcia Umowy do wyczerpania maksymalnej kwoty wynikającej z Umowy, o której mowa w § 6 ust. 1 Umowy, lub gdy pozostała kwota nie umożliwia zlecenia żadnego działania, lecz nie dłużej niż do upływu 34 miesięcy od dnia zawarcia Umowy.

13. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

14. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

15. Wykonawca przygotowuje ofertę przez uzupełnienie Formularza złożenia oferty przekazywanego za pośrednictwem Platformy Zakupowej, Formularza ofertowego sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ oraz przez załączenie na Platformę Zakupową wszystkich dokumentów wymaganych w Postępowaniu. Poza dokumentami o których mowa w sekcji 5.1.9, Wykonawca składa wraz z ofertą:

1) Oświadczenie sporządzone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ.

2) Oświadczenie o braku podstaw do odrzucenia oferty na podstawie § 20 pkt 3 Regulaminu, w związku z podleganiem wykluczeniu z Postępowania na podstawie art. 5k ust. 1 Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 poz. 514), sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ.

3) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem jego złożenia - w przypadku Wykonawcy prowadzącego działalność gospodarczą lub zawodową.

4) Pełnomocnictwa dla osób składających w imieniu podmiotów, o których mowa w pkt 3 oświadczenia woli lub wiedzy, jeżeli umocowanie tych osób do składania oświadczeń w imieniu tych podmiotów nie wynika z dokumentów wymienionych w pkt 3. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony;

5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji Zamówienia, jeśli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby (sporządzone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ),

6) Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa w przypadku, gdy Wykonawca zastrzega określone informacje jako tajemnicę przedsiębiorstwa, zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale XV ust. 16 – 20 SWZ;

7) Dokument potwierdzający wniesienie wadium, zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale XIII SWZ,

8) Wypełniony Załącznik nr 11 do SWZ– Rozbicie ceny ofertowej.

9) Wypełniony załącznik nr 1 A do Formularza Ofertowego - Deklaracja Wykonawcy dot. pozacenowych kryteriów.

O udzielenie Zamówienia może ubiegać się Wykonawca:

1) który spełnia warunki udziału w Postępowaniu uszczegółowione w sekcji 5.1.9;

2) którego oferta nie podlega odrzuceniu na podstawie § 20 Regulaminu;

3) którego oferta nie podlega odrzuceniu na podstawie § 20 pkt 3 Regulaminu, w związku z podleganiem wykluczeniu z Postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (tj. Dz. U. z 2025 r., poz. 514) oraz na podstawie art. 5k ust. 1 Rozporządzenia (UE) nr 833/2014.

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), co najmniej dwie usługi z zakresu PR/reklamy/marketingu, o wartości co najmniej 400 000,00 PLN netto i każda odpowiadająca swoim rodzajem działaniom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, że usługi te zostały wykonane należycie (np. listy referencyjne lub protokoły odbioru). Zamawiający uzna warunek za spełniony, o ile Wykonawca wykaże, że łącznie w ramach przedstawionych usług, o których mowa powyżej, dysponuje doświadczeniem w przygotowaniu/opracowaniu oraz realizacji/wdrożeniu/publikacji/emisji każdego z następujących działań:

• strategii komunikacji kampanii reklamowej i/lub informacyjnej,

• konceptów i/lub linii graficznych materiałów: informacyjno-promocyjnych (tj. ulotka i/lub plakat) oraz reklamowych (tj. roll-up i/lub tablica reklamowa i/lub banner i/lub siatka),

• materiałów multimedialnych (min. filmów promocyjnych oraz videoinfografik),

• konferencji prasowej/briefingu prasowego/wizyty na terenie inwestycji,

• artykułów/reklam sponsorowanych w prasie i Internecie. Na potwierdzenie spełnienia ww. warunku Wykonawcy zobowiązani są złożyć wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane - sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 9 do SWZ wraz z dowodami określającymi, czy usługi wymienione w wykazie zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane (lub inne dokumenty – jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej).

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia zgodnie z poniższym wyszczególnieniem:

1. Kierujący zespołem - 1 osoba - kwalifikacje/doświadczenie: co najmniej trzyletnie doświadczenie (łącznie), potwierdzone wykonaniem min. dwóch usług o wartości nie mniejszej niż 400 000,00 PLN netto każda, zrealizowanych w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert, obejmujące opracowanie i zarządzanie kampaniami marketingowymi i/lub promocyjnymi i/lub reklamowymi i/lub PR.

2. Osoba ds. kreacji w zakresie copywritingu - 1 osoba - kwalifikacje/doświadczenie: minimum dwuletnie doświadczenie (łącznie) zdobyte w agencji reklamowej i/lub redakcji prasowej i/lub internetowej w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert, na stanowiskach związanych z:

• tworzeniem copy, konceptów i tekstów oraz haseł reklamowych,

• przygotowaniem treści artykułów prasowych i komunikatów prasowych,

• przygotowaniem scenariuszy filmów,

• redagowaniem tekstów reklamowych, specjalistycznych,

• znajomością specyfiki pisania komunikatów i informacji prasowych oraz treści do Internetu.

3. Grafik - 1 osoba - kwalifikacje/doświadczenie: minimum dwuletnie doświadczenie (łącznie) w dziedzinie projektowania graficznego zdobyte w agencji reklamowej i/lub redakcji prasowej i/lub internetowej w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert, na stanowiskach związanych z:

• projektowaniem layoutów materiałów reklamowych BTL,

• obróbką fotografii,

• tworzeniem grafik i przygotowaniem do druku różnego rodzaju materiałów kampanii reklamowych (np. plakaty, ulotki, reklama prasowa), publikacji prasowych i internetowych,

• tworzeniem infografik i videoinfografik,

• tworzeniem grafik 2 D i/lub 3 D.

4. Fotograf - 1 osoba - kwalifikacje/doświadczenie: minimum dwuletnie doświadczenie (łącznie), w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert, w pracy dla agencji prasowej i/lub dla agencji reklamowej i/lub redakcji na stanowiskach związanych z:

• wykonaniem studyjnych i plenerowych sesji zdjęciowych, fotoreportaży z imprez, konferencji itp.,

• wykonaniem zdjęć infrastruktury firm, procesów produkcji i/lub usług,

• fotografią produktową, katalogową i reklamową,

• wykonaniem zdjęć na potrzeby prasy, serwisów internetowych i/lub wydawnictw,

• retuszem i obróbką zdjęć.

5. Osoba ds. kampanii internetowej – 1 osoba - kwalifikacje/doświadczenie: co najmniej dwuletnie doświadczenie (łącznie) zdobyte w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert w realizacji kampanii internetowej, na stanowiskach związanych z: planowaniem, tworzeniem, zarządzaniem i optymalizacją kampanii.

6. Osoba odpowiedzialna za realizację filmu promocyjnego – 1 osoba - kwalifikacje/doświadczenie: minimum dwuletnie doświadczenie (łącznie), zdobyte w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert, przy realizacji produkcji filmowej na potrzeby kampanii internetowej lub realizacji kampanii reklamowej związanej z emisją internetową. Dla osoby wskazanej na konkretne ww. stanowisko może zostać wykazane doświadczenie łączne – tj. zdobyte w ramach jednej lub kilku pełnionych funkcji. UWAGA I: Zamawiający nie dopuszcza wskazywania przez Wykonawców w ofercie tej samej osoby na więcej niż jedno stanowisko. UWAGA II: W przypadku wskazania ilości osób większej niż jedna na poszczególne stanowiska – ocenie będzie podlegać odpowiednio pierwsza osoba wskazana na dane stanowisko. Niezależnie od opisanych powyżej wymagań dotyczących kwalifikacji i doświadczenia wybranych pracowników Wykonawca powinien zapewnić wystarczającą liczbę wykwalifikowanego personelu, gwarantującego właściwą jakość i tempo wykonywanych zadań w całym okresie realizacji Umowy, w tym powinni posiadać znajomość:

• prawa prasowego i autorskiego,

• zasad etyki zawodowej branży PR i reklamowej. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za właściwy dobór pracowników, współpracowników i podwykonawców oraz za zastępstwo członków Zespołu na wypadek nieobecności, choroby lub innego zdarzenia uniemożliwiającego wykonanie Umowy. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi lub roboty budowlane, do realizacji których te zdolności są wymagane. Na potwierdzenie spełnienia ww. warunków Wykonawcy zobowiązani są złożyć wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji Zamówienia w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, niezbędnych do wykonania Zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 10 do SWZ.

Dokładne informacje na temat terminów składania skarg określa Regulamin.

1. W przypadku naruszenia postanowień Regulaminu lub ogłoszenia w zakresie:

1) opisu warunków udziału w Postępowaniu;

2) kryteriów oceny ofert i ich znaczenia;

3) odrzucenia oferty Wykonawcy – mających lub mogących mieć wpływ na wynik Postępowania – Wykonawca może wnieść skargę.

2. Skargę wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym Wykonawca powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jej wniesienia.

3. Skarga wniesiona po terminie lub przez podmiot nieuprawniony podlega odrzuceniu.

4. Jednostką właściwą do przyjęcia i rozpatrzenia skargi jest Jednostka prowadząca Postępowanie - PKP Polskie Linie Kolejowe S. A. Centrum Realizacji Inwestycji, Region Centralny, ul. Chodakowska 50, 03-816 Warszawa.

5. Skarga winna wskazywać Postępowanie, którego dotyczy oraz zawierać:

1) zwięzłe określenie zarzutów;

2) okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie skargi;

3) żądanie Wykonawcy co do jej rozstrzygnięcia.

6. O wniesieniu skargi oraz jej treści Jednostka, o której mowa w ust. 4, zawiadamia Wykonawców uczestniczących w Postępowaniu. Wykonawcom przysługuje prawo przystąpienia do Postępowania skargowego poprzez przedstawienie pisemnego stanowiska.

7. O ile zajdzie taka potrzeba, Jednostka prowadząca Postępowanie zwróci się do Wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą.

8. Kierownik Jednostki właściwej do rozpatrzenia skargi powołuje zespół rozstrzygający, składający się z trzech osób, który rozpoznaje skargę. Członkami zespołu rozstrzygającego nie mogą być członkowie Komisji przeprowadzającej Postępowanie.

9. Członkowie zespołu rozstrzygającego składają pisemne oświadczenie, którego wzór określa załącznik nr 1 do Regulaminu.

10. Zespół rozstrzygający może wysłuchać wyjaśnień zainteresowanych Wykonawców oraz wyjaśnień Komisji. Wysłuchanie jest jawne.

11. Zespół rozstrzygający sporządza i przekazuje kierownikowi Jednostki właściwej do rozpatrzenia skargi projekt rozstrzygnięcia skargi.

12. Kierownik Jednostki właściwej do rozpatrzenia skargi oddala, odrzuca lub uwzględnia skargę. W przypadku uwzględnienia skargi Jednostka powtarza zaskarżone czynności lub Zamawiający unieważnia Postępowanie.

13. Rozstrzygnięcie skargi przesyła się Wykonawcom, których ono bezpośrednio dotyczy oraz do biura Centrali PKP Polskie Linie Kolejowe S. A. właściwego do spraw kontroli wewnętrznej w terminie 10 dni od dnia wniesienia.