Świadczenie usług kompleksowej organizacji maksymalnie 4 wydarzeń (w szczególności: posiedzeń komitetu monitorującego, konferencji, warsztatów, spotkań, grup roboczych) na potrzeby koordynacji KPO, w tym 3 w Warszawie i 1 poza Warszawą, w formie stacjonarnej lub w formie on-line lub w formie hybrydowej - połączenie usług formy stacjonarnej z usługami online.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kompleksowej organizacji maksymalnie 4 wydarzeń (w szczególności: posiedzeń komitetu monitorującego, konferencji, warsztatów, spotkań, grup roboczych) na potrzeby koordynacji Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) w tym 3 w Warszawie i 1 poza Warszawą, w formie stacjonarnej lub w formie on-line lub w formie hybrydowej - połączenie usług formy stacjonarnej z usługami online.

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. Po zawarciu umowy stanowił on będzie załącznik do umowy (projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowią Załącznik nr 2 do SWZ).

3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.

4. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy.

5. Zamawiający nie żąda wniesienia wadium ani zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

6. Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

7. Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów, znajduje się w SWZ.

8. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne i inne szczególne usługi w związku z art. 359 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.), prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Postępowanie jest częścią większego zamówienia udzielanego w częściach.

Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDGV. 2611.66.2025. KR (numeracja zgodna z SWZ) 5.8 Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców:

5.8.1 którzy nie wykażą, że nie zachodzą wobec nich przesłanki określone w art. 108 ust. 1 ustawy;

5.8.2 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 109 ust. 1 pkt 1, 4 ustawy;

5.8.3 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2, 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, 5.8.4 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie. 8.11 Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy: 8.11.1 Formularz ofertowy wraz z Kosztorysem cenowym, stanowiącym załącznik do Formularza ofertowego. Wzór Formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 9 do SWZ, natomiast wzór Kosztorysu cenowego to Załącznik nr 9a do SWZ (załącznik nr 1 do Formularza ofertowego). Zamawiający zaleca złożenie Kosztorysu cenowego w formacie .pdf. 8.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 według wzoru dostępnego na Platformie, 8.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy), 8.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.4 – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby, 8.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ, 8.11.6 oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w pkt. 6.1.6, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ, 8.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 6.1.7, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ, 8.11.8 wykaz osób, składany w celu przyznania punktów w ramach kryterium „Dodatkowe doświadczenie koordynatora wyznaczonego do realizacji zamówienia”, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 8a do SWZ, umożliwiający ocenę oferty w sposób opisany w pkt 13.4 SWZ. 6.2 Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:

6.2.1 Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:

a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, – sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.

6.2.2 Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.

6.2.3 Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

6.2.4 Zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.

6.2.5 Zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.

6.2.6 Oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 6.1.1, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:

a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,

d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,

e) art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DZ. U. z 2019 r. poz. 1170).

6.2.7 Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 7 do SWZ. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, ww. wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył;

6.2.8 Wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

6.2.9 Dokumentów dotyczących podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia (z wyłączeniem dokumentu, o którym mowa w pkt 6.2.2) oraz spełnienia, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na ich zdolności lub sytuację, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

6.2.10 W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumentów dotyczących każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca jest zobowiązany wykonać zamówienie w terminie od daty podpisania umowy na okres do 31 grudnia 2026 r. lub do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację zamówienia w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej. W przypadku niewykorzystania środków przeznaczonych na realizację zadania Umowa może ulec przedłużeniu, jednak nie dłużej niż do dnia 31 marca 2027 r.

Numeracja zgodna z SWZ. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy: 5.1. nie podlegają wykluczeniu, 5.2. spełniają następujące warunki dotyczące: 5.2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie. 5.2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie. 5.2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie. 5.2.4. zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli wykonawca: 5.2.4.1 wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie 3 usługi polegające na organizacji wydarzenia takiego jak np.: konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum/ szkolenie/ warsztat/ posiedzenie komitetu monitorującego, w tym:

a) jedno wydarzenie było w formie stacjonarnej,

b) jedno wydarzenie było w formie hybrydowej (połączenie usług formy stacjonarnej z usługami online),

c) jedno wydarzenie było w formie online, przy czym co najmniej jedno z tych wydarzeń było zorganizowane dla minimum 100 uczestników. UWAGA:  Przez zapewnienie organizacji wydarzenia w formie stacjonarnej Zamawiający rozumie zapewnienie co najmniej: sali wraz z wyposażeniem (minimum standardowe wyposażenie, tj. stoły, krzesła, rzutnik, ekran, laptop, Internet bezprzewodowy, multifony) i obsługą techniczną (minimum nagłośnienie wraz z obsługą), cateringu, nagrania (audio i / lub wideo) i / lub dokumentacji fotograficznej.  Poprzez zapewnienie organizacji wydarzenia w formie hybrydowej Zamawiający rozumie zapewnienie co najmniej: sali wraz z wyposażeniem (minimum standardowe wyposażenie, tj. stoły, krzesła, rzutnik, ekran, laptop, Internet bezprzewodowy, multifony) dla uczestników stacjonarnych, platformy do wideokonferencji dla uczestników zdalnych, obsługi techniczno-organizacyjnej wydarzenia, transmisji on-line na żywo.  Poprzez zapewnienie organizacji wydarzenia w formie online Zamawiający rozumie zapewnienie co najmniej: obsługi wydarzenia z wykorzystaniem platformy do wideokonferencji (minimum wpuszczanie z poczekalni na wydarzenie, zmiana nazewnictwa uczestników, obsługa problemów technicznych, mutowanie wizji i fonii, uruchamianie prezentacji), nagrywania wydarzenia (audio i/ lub wideo). 5.2.4.2. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które będą uczestniczyły w realizacji zamówienia, tj. jedną osobą - koordynatorem, która, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), koordynowała organizację oraz zapewniała obsługę na miejscu co najmniej dwóch wydarzeń w formie stacjonarnej oraz jednego wydarzenia w formie hybrydowej (połączenie usług formy stacjonarnej z usługami online), takich jak np. konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum/ szkolenie/ warsztat/ posiedzenie komitetu monitorującego, przy czym co najmniej jedno z tych wydarzeń:

a) było dla grupy minimum 100 osób,

b) było wydarzeniem dwudniowym*. Przez zapewnienie obsługi na miejscu Zamawiający rozumie: udzielanie informacji organizacyjnych uczestnikom wydarzenia oraz bycie odpowiedzialnym za listę obecności, nadzorowanie prawidłowego wykonania zadania przez osoby obsługujące wydarzenie na miejscu, reagowanie na bieżące problemy. * w każdym dniu odbywało się wydarzenie takie jak np. konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum/ szkolenie/ warsztat/ posiedzenie komitetu monitorującego;