Zakup Zintegrowanego Systemu Informatycznego – finanse i księgowość, kadry i płace, majątek, analiza informacji dla Głównego Inspektoratu Sanitarnego

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1) Dostawa licencji Oprogramowania standardowego oraz Oprogramowania systemowego niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania Systemu ERP.

2) Wykonanie Analizy wdrożeniowej Systemu ERP, w ramach której zostaną określone i zmapowane procesy operacyjne (biznesowe) wraz z opisem instalacji i konfiguracji dostarczanego Oprogramowania standardowego.

3) Konfiguracja Systemu ERP w infrastrukturze Zamawiającego:

a) instalacja Oprogramowania standardowego w środowisku sprzętowo-programowym Zamawiającego (w infrastrukturze Zamawiającego),

b) parametryzacja Oprogramowania systemowego,

c) dostosowanie Oprogramowania standardowego do wymagań Zamawiającego, w zakresie funkcjonalności zawartych w OPZ,

d) wdrożenie Systemu ERP na środowisko testowe,

e) migracja danych z obecnie wykorzystywanych systemów Sage 50c Finanse i Księgowość oraz Sage Symfonia Kadry i Płace, Assets Ninja oraz arkuszy kalkulacyjnych,

f) przeprowadzenie testów akceptacyjnych,

g) przetestowanie Systemu ERP pod kątem funkcjonalności i wydajności oraz udzielenie Zamawiającemu wsparcia przy testowaniu poszczególnych Modułów Systemu ERP oraz całości Systemu ERP przed uruchomieniem produkcyjnym,

h) uruchomienie produkcyjne w pełni funkcjonalnego Systemu ERP.

4) Zakup i dostawa 2 szt. drukarek kodów kreskowych oraz 6 terminali mobilnych.

5) Przygotowanie, dostarczenie oraz aktualizacja Dokumentacji w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności: Analizy wdrożeniowej, dokumentacji technicznej, dokumentacji dla użytkownika, dokumentacji powdrożeniowej.

6) Szkolenie/warsztaty z obsługi Systemu ERP.

7) Zapewnienia 48-miesięcznej gwarancji dla Systemu ERP od dnia podpisania Protokołu Odbioru Etapu 1.

8) Świadczenie przez Wykonawcę Serwisu Systemu ERP przez okres 48 miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Etapu 2.

2. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji. Prawem opcji objęta jest dostawa dodatkowych licencji dla użytkowników Systemu ERP w okresie 36 miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Etapu

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo wielokrotnego zwracania się do Wykonawcy z wnioskiem o zwiększenie liczby licencji przez cały okres trwania Umowy w związku ze zwiększeniem liczby użytkowników Systemu ERP u Zamawiającego. Zamawiający w ramach zamówienia opcjonalnego może zlecić zwiększenie zapotrzebowania na licencje w następujących maksymalnych liczbach:

a) Użytkownik Systemu ERP – 15,

b) Lider Modułu – 6,

c) Administrator systemu – 1,

d) Portal Pracownika – 100.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz sposób realizacji został określony w Opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 2 do SWZ) oraz Projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 1 do SWZ).

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

3. Nie dokonano podziału postępowania na części. Uzasadnienie: Brak możliwości podziału zamówienia na części ze względu na jego niepodzielność i specyfikę. Nie ma możliwości precyzyjnego określenia części. Przedmiot tworzy niepodzielną całość i musi zostać zrealizowany przez jednego wykonawcę ze względów technicznych, wykonawczych, prawnych oraz racjonalnego wydatkowania środków publicznych:

- ze względów technicznych spowodowałby rozproszenie odpowiedzialności za poszczególne etapy zamówienia – różni wykonawcy odpowiadaliby za przygotowanie analizy przedwdrożeniowej, wdrożenie, rozwój i utrzymanie Systemu ERP;

- ze względów wykonawczych – trudność w skoordynowaniu działań różnych wykonawców w zakresie realizacji poszczególnych części (wdrożenie i utrzymanie Systemu ERP);

- ze względów prawnych niemożliwe byłoby ze względu na kwestie licencjonowania oprogramowania;

- ze względu na wydatkowanie środków publicznych – nadmierne koszty oraz dezorganizacja urzędu. Poszczególne moduły muszą być kompatybilne i muszą ze sobą współpracować. W Opisie Przedmiotu Zamówienia zamówienie zostało podzielone na etapy, które mają charakter harmonogramu i określają czas oraz kolejność prac zaplanowanych do wykonania przez wykonawcę, nie stanowią jednak części, które można byłoby uznać za części zamówienia i przekazać do realizacji różnym wykonawcom. Podział zamówienia na etapy jako części zamówienia wpłynąłby na dezorganizację pracy urzędu oraz byłby nadmiernie obciążający dla pracowników.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych w rozumieniu art. 92 ust. 1 ustawy Pzp.

5. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

7. Zamawiający nie przewiduje możliwości ani wymogu odbycia wizji lokalnej lub sprawdzenia przez Wykonawców dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u Zamawiającego, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy Pzp.

8. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. Zamawiający nie przewiduje rozliczania w walutach obcych.

9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

10. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej, o której mowa w art. 227 - 238 ustawy Pzp.

11. Zamawiający nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań.

12. Zamawiający nie przewiduje wymogu ani możliwości złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 ustawy Pzp.

13. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.

14. Zamawiający nie zastrzega wymagań związanych z realizacją zamówienia, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp.

15. Zgodnie z art. 257 ustawy Pzp, Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu.

16. Ilekroć w treści SWZ lub jego załącznikach przedmiot zamówienia został opisany przez wskazanie znaków towarowych, patentów, norm lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, Zamawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcę rozwiązania równoważnego.

17. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne do opisywanych przez Zamawiającego, jest zobowiązany wykazać, że oferowany przez niego przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone w załączniku nr 2 do SWZ. Równoważność pod względem parametrów technicznych, użytkowych lub eksploatacyjnych ma w szczególności zapewnić uzyskanie parametrów nie gorszych od przyjętych przez Zamawiającego.

18. Zamawiający, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy): kierownika projektu, osoby zastępującej kierownika projektu oraz osób niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedmiotu Umowy, tj. co najmniej 3 konsultantów wiodących - opisanych w Opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ. Zamawiający wymaga, by osoby te były zatrudnione na podstawie umowy o pracę (każda osoba w wymiarze minimum ½ etatu) przy realizacji Przedmiotu Umowy. Zatrudnienie powinno trwać w okresie od dnia zawarcia Umowy do zakończenia obowiązywania Umowy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy przez zatrudnianą osobę lub osoby, lub przez pracodawcę, lub wygaśnięcia stosunku pracy przed zakończeniem tego okresu, Wykonawca lub podwykonawca obowiązany będzie do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na to miejsce innej osoby lub osób zgodnie z wymaganiami przewidzianymi w Umowie.

19. Wykonawca związany jest ofertą do dnia 30.04.2025 r.

20. Zamawiający przewiduje procedurę, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postepowaniu.

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1) Dostawa licencji Oprogramowania standardowego oraz Oprogramowania systemowego niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania Systemu ERP.

2) Wykonanie Analizy wdrożeniowej Systemu ERP, w ramach której zostaną określone i zmapowane procesy operacyjne (biznesowe) wraz z opisem instalacji i konfiguracji dostarczanego Oprogramowania standardowego.

3) Konfiguracja Systemu ERP w infrastrukturze Zamawiającego:

a) instalacja Oprogramowania standardowego w środowisku sprzętowo-programowym Zamawiającego (w infrastrukturze Zamawiającego),

b) parametryzacja Oprogramowania systemowego,

c) dostosowanie Oprogramowania standardowego do wymagań Zamawiającego, w zakresie funkcjonalności zawartych w OPZ,

d) wdrożenie Systemu ERP na środowisko testowe,

e) migracja danych z obecnie wykorzystywanych systemów Sage 50c Finanse i Księgowość oraz Sage Symfonia Kadry i Płace, Assets Ninja oraz arkuszy kalkulacyjnych,

f) przeprowadzenie testów akceptacyjnych,

g) przetestowanie Systemu ERP pod kątem funkcjonalności i wydajności oraz udzielenie Zamawiającemu wsparcia przy testowaniu poszczególnych Modułów Systemu ERP oraz całości Systemu ERP przed uruchomieniem produkcyjnym,

h) uruchomienie produkcyjne w pełni funkcjonalnego Systemu ERP.

4) Zakup i dostawa 2 szt. drukarek kodów kreskowych oraz 6 terminali mobilnych.

5) Przygotowanie, dostarczenie oraz aktualizacja Dokumentacji w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności: Analizy wdrożeniowej, dokumentacji technicznej, dokumentacji dla użytkownika, dokumentacji powdrożeniowej.

6) Szkolenie/warsztaty z obsługi Systemu ERP.

7) Zapewnienia 48-miesięcznej gwarancji dla Systemu ERP od dnia podpisania Protokołu Odbioru Etapu 1.

8) Świadczenie przez Wykonawcę Serwisu Systemu ERP przez okres 48 miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Etapu 2.

2. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji. Prawem opcji objęta jest dostawa dodatkowych licencji dla użytkowników Systemu ERP w okresie 36 miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Etapu

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo wielokrotnego zwracania się do Wykonawcy z wnioskiem o zwiększenie liczby licencji przez cały okres trwania Umowy w związku ze zwiększeniem liczby użytkowników Systemu ERP u Zamawiającego. Zamawiający w ramach zamówienia opcjonalnego może zlecić zwiększenie zapotrzebowania na licencje w następujących maksymalnych liczbach:

a) Użytkownik Systemu ERP – 15,

b) Lider Modułu – 6,

c) Administrator systemu – 1,

d) Portal Pracownika – 100.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz sposób realizacji został określony w Opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 2 do SWZ) oraz Projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 1 do SWZ).

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji. Przedmiotem Umowy, objętym prawem opcji jest dostawa dodatkowych licencji dla użytkowników Systemu ERP w okresie 36 miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Etapu 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo wielokrotnego zwracania się do Wykonawcy z wnioskiem o zwiększenie liczby licencji przez cały okres trwania Umowy w związku ze zwiększeniem liczby użytkowników Systemu ERP u Zamawiającego. Wykonawca dostarczy Przedmiot Umowy objęty prawem opcji w terminie do 10 Dni Roboczych od dnia dokonania zlecenia przez Zamawiającego. Zamawiający w ramach zamówienia opcjonalnego może zlecić zwiększenie zapotrzebowania na licencje w następujących maksymalnych liczbach:

a) Użytkownik Systemu ERP – 15,

b) Lider Modułu – 6,

c) Administrator systemu – 1,

d) Portal Pracownika – 100. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, o którym mowa powyżej:

1) Wykonawca zobowiązany jest do realizacji Przedmiotu Umowy objętego prawem opcji na warunkach wskazanych w ofercie, OPZ i Umowie.

2) Zamówienie opcjonalne uruchamiane będzie na podstawie oddzielnego zlecenia przekazanego Wykonawcy przez Zamawiającego na adresy mailowe wskazane w § 20 ust. 1 pkt. 2.

3) Postanowienia Umowy odnoszące się do podstawowego zakresu Przedmiotu Umowy stosuje się odpowiednio do zakresu Przedmiotu Umowy objętego prawem opcji. Zamawiający zastrzega, iż część Umowy określona jako prawo opcji jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Realizacja prawa opcji może, ale nie musi nastąpić, w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego i na skutek jego dyspozycji w tym zakresie. Brak realizacji Przedmiotu Umowy objętego prawem opcji nie będzie rodzić żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego

Szczegółowy opis terminu realizacji zamówienia został wskazany w § 2 PPU oraz w rozdziale IV OPZ. KLAUZULA INFORMACYJNA: Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanego dalej jako „RODO”, Zamawiający informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Główny Inspektor Sanitarny, ul. Targowa 65, 03-729 Warszawa,inspektorat@sanepid.gov.pl;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Głównym Inspektoracie Sanitarnym, adres e mail: iod@sanepid.gov.pl;

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego 12/2024/P prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;

• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;

• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;

• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

• posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. * Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. ** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu, należy złożyć oświadczenie zawarte w treści formularza „OFERTA” (załącznik nr 7 do SWZ).

Punkty w kryterium „Czas naprawy Błędu Krytycznego/Awarii” zostaną przyznane w następujący sposób:

1) 0 punktów otrzyma wykonawca, który nie wskaże terminu Czasu naprawy Błędu Krytycznego/Awarii lub wskaże Czas naprawy Błędu Krytycznego/Awarii w ciągu 24 h lub wskaże kilka wariantów terminu Czasu naprawy Błędu Krytycznego/Awarii;

2) 15 punktów otrzyma wykonawca, który wskaże Czas naprawy Błędu Krytycznego/Awarii w ciągu 12 h;

3) 30 punktów otrzyma wykonawca, który wskaże Czas naprawy Błędu Krytycznego/Awarii w ciągu 5 h. Uwaga: Maksymalny Czas naprawy Błędu Krytycznego/Awarii wynosi 24 h. W przypadku, gdy wykonawca zadeklaruje, że oferuje Czas naprawy Błędu Krytycznego/Awarii dłuższy niż 24 h, Zamawiający odrzuci ofertę wykonawcy na podstawie art. 226 ust.1 pkt 5 PZP.

Punkty w kryterium „Czas naprawy Błędu Drobnego/Usterki” zostaną przyznane w następujący sposób:

1) 0 punktów otrzyma wykonawca, który nie wskaże terminu Czas naprawy Błędu Drobnego/Usterki lub wskaże Czas naprawy Błędu Drobnego/Usterki w ciągu 48 h lub wskaże kilka wariantów terminu Czasu naprawy Błędu Krytycznego/Awarii;

2) 5 punktów otrzyma wykonawca, który wskaże Czas naprawy Błędu Drobnego/Usterki w ciągu 24 h;

3) 10 punktów otrzyma wykonawca, który wskaże Czas naprawy Błędu Drobnego/Usterki w ciągu 12 h. Uwaga: Maksymalny Czas naprawy Błędu Drobnego/Usterki wynosi 48 h. W przypadku, gdy wykonawca zadeklaruje, że oferuje Czas naprawy Błędu Drobnego/Usterki dłuższy niż 48 h, Zamawiający odrzuci ofertę wykonawcy na podstawie art. 226 ust .1 pkt 5 PZP.

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.

2. Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy Pzp.

3. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

4. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

5. Odwołanie wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1.

6. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 4 i 5 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

7. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych.

8. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi.