Organizacja jednodniowego spotkania i jednodniowej integracji w ramach projektu CYBERspot

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych wraz z zapleczem organizacyjnym, zapewnienie usługi cateringowej oraz pokoi hotelowych dla uczestników na potrzeby organizacji w Warszawie jednodniowej integracji wieczornej uczestników, zwanej dalej „Integracją” oraz jednodniowego spotkania, zwanego dalej „Spotkaniem”, w ramach projektu: „CYBE Rspot”.

2. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – tj.:

a) organizacja: Integracji w dniu: 10.

06.2025 r. lub 17. 06.2025r. (termin do wyboru w zależności od miejsca wskazanego przez Wykonawcę w ofercie w pkt 4 Formularza oferty);

b) organizacja Spotkania w dniu: 11.

06.2025 r. lub 18. 06.2025r. (termin do wyboru w zależności od miejsca wskazanego przez Wykonawcę w ofercie w pkt 3 Formularza oferty).

c) Zamawiający zastrzega, że jeżeli Wykonawca wskaże w ofercie w przypadku Integracji termin: 10.

06.2025 r. to w przypadku Spotkania musi wybrać termin: 11.

06.2025 r. a jeśli wybierze w przypadku Integracji termin: 17.

06.2025 r. to przypadku Spotkania musi wybrać termin: 18.

06.2025 r.

d) Przedmiot zamówienia realizowany będzie w terminach wynikających z Umowy i SOPZ. Zakończenie realizacji Przedmiotu Umowy nastąpi w terminie do 7 dni od zakończenia Integracji/Spotkania.

3. Lokalizacja Integracji i Spotkania: na terenie Warszawy w odległości nie większej niż 2 km pieszo od Dworca PKP Warszawa Centralna (Aleje Jerozolimskie 54, kod pocztowy: 00-024 Warszawa, odległość mierzona będzie za pomocą portalu Google maps, metodą pomiaru odległości pieszo), w hotelu spełniającym kryteria hotelu min. 4*. Zamawiający zastrzega, że pokoje hotelowe, o których mowa w pkt 6 Załącznika nr 1 do SWZ-SOPZ pt.: “Wymagania dotyczące pokoi hotelowych” powinny znajdować się w tym samym budynku, w którym odbędzie się Integracja i Spotkanie.

4. Liczba uczestników Spotkania i Integracji – min. 40 osób a maksymalnie 60 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników Integracji/ Spotkania zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 10 Dni roboczych przed pierwszym dniem Integracji/Spotkania. Zamawiający gwarantuje, że minimalna liczba uczestników Integracji/Spotkania wynosi 40 (słownie: czterdzieści) uczestników.

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest

w Załączniku nr 1 do SWZ.

6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

7. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryterium pt.: „Cena oferty brutto” i jego znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach niniejszego kryterium. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

8. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

9. Zamówienie jest przewidziane do współfinansowania z funduszy Unii Europejskiej w ramach programu Komisji Europejskiej „Cyfrowa Europa” (ang. „Digital Europe Programme”).