Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji finałowej projektu "Zaufane inteligentne statystyki - Web Intelligence Network" w 2025 r.

I. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa konferencji finałowej projektu "Zaufane inteligentne statystyki - Web Intelligence Network" w 2025 r., dla 100 osób w Gdańsku. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:

1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:

1) zapewnienie sali konferencyjnej dla maksymalnie 100 uczestników w dniach 4 - 5 lutego 2025 r. w godzinach od

8.00 do 18.00;

2) zapewnienie sali technicznej dla 8 osób w dniach 4 - 5 lutego 2025 r. w godzinach od

8.00 do 18.00;

3) zapewnienie dostępu do sali konferencyjnej oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję (w ustalonych przez Zamawiającego godzinach), w celu sprawdzenia przez Zamawiającego aranżacji ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym;

4) zapewnienie przestrzeni dla zorganizowania serwisu kawowego i obiadu;

5) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego.

2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:

1) zapewnienie obsługi organizacyjnej konferencji, w tym:

a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,

b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie konferencja,

c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji konferencji;

d) obsługa recepcji konferencji;

e) zapewnienie osoby do obsługi technicznej sprzętu konferencyjnego w dniach 4 - 5 lutego 2025 r.;

f) oznakowanie miejsca organizacji konferencji;

g) posprzątanie przestrzeni po konferencji;

2) zapewnienie obsługi medialnej konferencji:

a) zapewnienie nagrania audio-video konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego konferencję;

3) zapewnienie materiałów konferencyjnych oraz ich konfekcjonowanie:

a) opracowanie, dostarczenie, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych.

3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:

1) zapewnienie serwisu kawowego w systemie ciągłym dla maks. 100 uczestników, w każdym dniu konferencji, tj. w dniach 4 - 5 lutego 2025 r. (razem 200);

2) zapewnienie obiadu dla maks. 100 uczestników w każdym dniu konferencji, tj. w dniach 4 - 5 lutego 2025 r. (razem 200).

II. Przedmiot zamówienia będzie realizowany zgodnie z postanowieniami SWZ, a w szczególności z:

1) Opisem Przedmiotu Zamówienia – zwanym dalej OPZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Ofertą wykonawcy;

3) Umową, której wzór stanowi odpowiednio Załącznik 6 do SWZ.