Promocja Miasta Łodzi w liniach lotniczych na obszarach stanowiących destynacje przewoźnika lotniczego z i do Łodzi

Przedmiotem zamówienia jest promocja Łodzi, z wykorzystaniem narzędzi promocji należących do przewoźnika lotniczego, na obszarach stanowiących destynacje przewoźnika z i do Łodzi w tym na europejskie rynki angielskojęzyczne (np. Wielka Brytania, Irlandia), włoskojęzyczne, hiszpańskojęzyczne, francuskojęzyczne (np. Francja, Belgia) w minimum 6 krajach, zapewniając minimum średnio w skali roku 35 rotacji tygodniowo z i do Łodzi, za pomocą następujących narzędzi: linki reklamowe na stronie, banery reklamowe na stronie, mailing, posty na Facebooku, posty na Instagramie.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ oraz we wzorze umowy (Załącznik nr 6 do SWZ).

Wykonawca zobowiązany jest osobiście wykonywać kluczowe części przedmiotu zamówienia, przy czym czynności kluczowe, które Wykonawca musi samodzielnie wykonać obejmują:

• zamieszczenie linków i banerów reklamowych na stronie,

• przesłanie mailingu oraz

• przygotowanie raportów z realizacji przedmiotu umowy,

zgodnie z § 12 ust. 1 wzoru umowy.

Uzasadnienie skrócenia terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu:

Zgodnie z art. 138 ust. 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP), termin składania ofert w postępowaniach sektorowych może być ustalony z odpowiednim wyprzedzeniem, które umożliwi wykonawcom przygotowanie i złożenie ofert. W niniejszym postępowaniu, dotyczącym promocji miasta poprzez współpracę z liniami lotniczymi, istnieje jednak uzasadniona potrzeba skrócenia tego terminu, wynikająca z charakterystyki branży lotniczej, w szczególności ze specyfiki planowania siatki połączeń lotniczych oraz harmonogramu sezonów zimowych i letnich, zgodnie z kalendarzem IATA (International Air Transport Association).

1. Cykle planowania w lotnictwie – specyfika sezonów lotniczych

Branża lotnicza operuje w oparciu o dwa główne sezony, które są ściśle określone w kalendarzu IATA:

• Sezon zimowy 2024/2025 rozpoczyna się 27 października 2024 r. i trwa do 29 marca 2025 r.

• Sezon letni 2025 rozpoczyna się 30 marca 2025 r. i trwa do 25 października 2025 r.

Każdy z tych sezonów wymaga od przewoźników lotniczych znacznego wyprzedzenia w planowaniu siatki połączeń, uruchamianiu nowych tras, a także wprowadzaniu do sprzedaży biletów. Długofalowe przygotowania do każdego sezonu są kluczowe z punktu widzenia zarówno przewoźników, jak i podmiotów, które chcą wykorzystać ich siatkę połączeń do działań promocyjnych, takich jak promocja miasta. Linie lotnicze muszą planować swoje działania operacyjne, marketingowe oraz sprzedażowe na wiele miesięcy przed rozpoczęciem danego sezonu, aby móc efektywnie wprowadzić nowe połączenia i zapewnić ich rentowność.

2. Harmonogram postępowania w kontekście sezonu letniego 2025

Ogłoszenie postępowania na początku sezonu zimowego 2024/2025, czyli w październiku/listopadzie 2024 r., ma na celu umożliwienie zawarcia umowy na promocję miasta przez linie lotnicze w sposób, który pozwoli na uruchomienie nowych połączeń od sezonu letniego 2025. Aby zapewnić skuteczne wprowadzenie nowych połączeń w tym sezonie, współpraca z przewoźnikiem lotniczym musi rozpocząć się z odpowiednim wyprzedzeniem, aby możliwe było:

• zaplanowanie nowych tras w siatce połączeń,

• przeprowadzenie niezbędnych analiz rynkowych dotyczących potencjalnej liczby pasażerów,

• uruchomienie kampanii promocyjnych oraz marketingowych w celu zachęcenia podróżnych do korzystania z nowych połączeń,

• wprowadzenie połączeń do systemów sprzedaży biletów z odpowiednim wyprzedzeniem, co jest kluczowe dla zapewnienia popytu na nowe trasy.

W praktyce oznacza to, że linie lotnicze potrzebują co najmniej kilku miesięcy na pełne wdrożenie nowych połączeń w ramach sezonu letniego 2025, co obejmuje m.in. logistykę, marketing, współpracę z lokalnymi podmiotami oraz dostosowanie operacji do przewidywanego ruchu pasażerskiego. Brak zawarcia umowy na odpowiednio wczesnym etapie groziłby brakiem możliwości uruchomienia połączeń w sezonie letnim, a tym samym zniweczeniem założonych celów promocji miasta.

3. Potrzeba szybkiego przeprowadzenia postępowania

Ze względu na to, że sezon zimowy rozpoczyna się 27 października 2024 r., a sezon letni 2025 zaczyna się 30 marca 2025 r., konieczne jest sprawne przeprowadzenie postępowania oraz szybkie zawarcie umowy z wybranym wykonawcą. Dłuższy termin składania ofert, przewidziany w standardowych postępowaniach, mógłby uniemożliwić efektywne wdrożenie umowy oraz doprowadzić do opóźnień w planowaniu i wprowadzaniu nowych połączeń.

Planowanie siatki połączeń lotniczych oraz wprowadzanie ich do sprzedaży wymaga współpracy z różnymi działami linii lotniczych, takimi jak działy operacyjne, marketingowe i sprzedażowe, co dodatkowo zwiększa czas potrzebny na realizację przedsięwzięcia. Skrócenie terminu składania ofert jest zatem konieczne, aby umożliwić zawarcie umowy na czas i zapewnić przewoźnikom odpowiedni okres na wdrożenie zaplanowanych działań.

4. Efektywność promocji miasta a terminy operacyjne w lotnictwie

Uruchomienie nowych połączeń lotniczych od sezonu letniego 2025 będzie miało bezpośredni wpływ na promocję miasta, zwiększenie liczby turystów oraz rozwój lokalnej gospodarki. Celem tego postępowania jest zapewnienie efektywnej współpracy z liniami lotniczymi, które będą promować miasto poprzez swoje kanały sprzedaży, kampanie marketingowe oraz nowe połączenia. Aby jednak te działania przyniosły zamierzone rezultaty, konieczne jest odpowiednie wyprzedzenie w ich planowaniu i realizacji.

Długie terminy składania ofert mogłyby znacząco opóźnić zawarcie umowy i spowodować, że linie lotnicze nie zdążą na czas wprowadzić nowych połączeń w sezonie letnim 2025. Tym samym skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione nie tylko potrzebami organizacyjnymi przewoźników, ale również interesem publicznym, jakim jest skuteczna promocja miasta i maksymalne wykorzystanie potencjału nowych połączeń lotniczych.

cd. uzasadnienia w treści dokumentacji postępowania.