Postanowienie KIO 2449/25 z 21 lipca 2025 r.

Uzasadnienie

Zamawiający – Gmina Miasto Rzeszów – Urząd Miasta Rzeszowa – prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, pn. Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych oraz wykonywanie i rozliczanie kopii na potrzeby Urzędu Miasta Rzeszowa, numer postępowania: ZPD.271.70.2025.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod numerem 106/2025 04/06/2025.

W dniu 16 czerwca 2025 r. wykonawca Sharp Business Systems Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie wniósł odwołanie wobec poniższych czynności Zamawiającego z dnia 4 czerwca 2025 roku polegającej na następujących wymagań co do przedmiotu zamówienia:

1/ Dla Urządzenia TYP 1: a/ (Pkt 4.1. OPZ, pkt 4): wymóg aby taca ręczna mieściła nie mniej niż 100 arkuszy; b/ (Pkt 4.1 OPZ, pkt 5): wymóg aby panel dotykowy posiadał minimalną przekątną 10”; c/ (Pkt 4.1 OPZ, pkt 5): wymóg aby dysk twardy miał pojemność min. 250 GB SSD; d/ (Pkt 4.1 OPZ pkt 7) wymów aby Funkcja pomniejszania/powiększania zapewniała najmniej zakres od 25- 400% w odstępach 1% i była dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia;

2/ Dla urządzenia TYP 2 a/ (Pkt 4.2. OPZ): jest to urządzenie monochromatyczne ( co wynika opisu nad tabelą wymagań oraz z pkt 2) a Zamawiający stawia wymagania dla wydruku mono i kolor (pkt 3) b/ (Pkt 4.2 OPZ pkt 3): wymóg maksymalnego czasu nagrzewania 13 sek. c/ (Pkt 4.2. OPZ, pkt 4): wymóg aby taca ręczna mieściła nie mniej niż 100 arkuszy; d/ (Pkt 4.2 OPZ, pkt 5): wymóg aby panel dotykowy posiadał minimalną przekątną 10”; e/ (Pkt 4.2 OPZ, pkt 5): wymóg aby dysk twardy miał pojemność min. 250 GB SSD f/ (Pkt 4.2 OPZ pkt 7) wymów aby Funkcja pomniejszania/powiększania zapewniała najmniej zakres od 25- 400% w odstępach 1% i była dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia; g/ (Pkt 4.2. OPZ pkt 6) wymóg aby urządzenia posiadały rozdzielczość drukowania ni mniejszą niż 1200x1200 dpi.

3/ Dla Urządzenia TYP3 a/ (PKT 4.3.OPZ pkt 3): wymóg maksymalnego czasu nagrzewania 25 sek.

4/ Dla Urządzenia TYP 4 a/ (Pkt 4.4 OPZ pkt 3): wymóg maksymalnego czasu nagrzewania 13 sek. b/ (Pkt 4.4 OPZ pkt 7) wymów aby Funkcja pomniejszania/powiększania zapewniała najmniej zakres od 25- 400% w odstępach 1% i była dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia;

5/ Dla Urządzenia TYP 5 a/ (Pkt 4.5. OPZ, pkt 4): wymóg aby taca ręczna mieściła nie mniej niż 150 arkuszy; b/ (Pkt 4.5 OPZ pkt 7) wymów aby Funkcja pomniejszania/powiększania zapewniała najmniej zakres od 25- 400% w odstępach 1% i była dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia;

6/ Dla Urządzenia TYP 6 a/ (Pkt 4.6. OPZ, pkt 4): wymóg aby taca ręczna mieściła nie mniej niż 150 arkuszy; b/ (Pkt 4.6 OPZ pkt 7) wymów aby Funkcja pomniejszania/powiększania zapewniała najmniej zakres od 25- 400% w odstępach 1% i była dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia.

Zarzuty i żądania odwołania

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie art. 99 ust. 4) w związku z art. 16 pkt 1) i 3) Ustawy w stosunku do Urządzeń Typ 1 – Typ 6 7/ Dla Centralnego Systemu Wydruku a/ (Pkt 2.10 b) poprzez postawienie wymogu że System musi posiadać możliwość zarządzania konfiguracją większej ilości urządzeń przy użyciu operacji masowych co stanowi naruszenie art. 99 ust.1 i 4 w związku z art. 16 pkt 2) Ustawy; b/ (Pkt 2.11 j) poprzez postawienie wymogu że „System musi posiadać możliwość przekierowania wydruku w przypadku, gdy status urządzenia nie pozwala na wydruk co stanowi naruszenie art. 99 ust.1 i 4 w związku z art. 16 pkt 2) Ustawy; c/ (Pkt 2.11 k) poprzez postawienie wymogu że „System musi posiadać możliwość wstrzymania prac drukowanych na stacji roboczej do momentu ich odebrania na urządzeniu MFP z wykorzystaniem funkcji wydruku podążającego.” Art. co stanowi naruszenie art. 99 ust.1 w związku z art. 16 pkt 2) i 3) Ustawy; d/ (Pkt 2.15 e) i g)) poprzez sformułowania wymagania na podstawie oceny konkretnego indywidualnego rozwiązania co stanowi naruszenie art. 99 ust.1 i 4 w związku z art. 16 pkt 1), 2), 2) Ustawy; e/ (Pkt 2.15 pkt c) i d)) poprzez wskazania na konkretny produkt co stanowi naruszenie 99 ust.1 i 4 w związku z art. 16 pkt 1), 2), 2) Ustawy; f/ (Pkt 2.21 pkt a)) poprzez wprowadzenia technologicznych ograniczeń dla oferowanych systemów stanowi naruszenie 99 ust.1 i 4 w związku z art. 16 pkt 1), 2), 3) Ustawy; g/ (Pkt 2.23 lit. c) i d) poprzez nieuzasadnione ograniczenie możliwych programów OCR z uwagi na typ licencjonowania co stanowi naruszenie art. 99 ust.1 i 4 w związku z art. 16 pkt 1), 2), 2) Ustawy; h/ (Pkt 2.23 pkt q) poprzez wprowadzenie nieprecyzyjny i niejednoznacznych wymagań przedmiotowych co stanowi naruszenie art. 99 ust.1 w związku z art. 16 pkt 1), i 2) Ustawy; i/ (Pkt.2.23 pkt r), t), u) i v) poprzez wprowadzenie nieprecyzyjny i niejednoznacznych wymagań przedmiotowych co stanowi naruszenie art. 99 ust.1 i 4 w związku z art. 16 pkt 1), 2), 2) Ustawy.

Opierając się na przedstawionych zarzutach Odwołujący wnosił o:

1/ uwzględnienie niniejszego odwołania:

2 nakazanie Zamawiającemu zmiany OPZ w sposób następujący:

1/ Dla Urządzenia TYP 1: a/ (Pkt 4.1. OPZ, pkt 4): zmianę wymogu poprzez zastrzeżenie aby taca ręczna mieściła nie mniej niż 50 arkuszy; b/ (Pkt 4.1 OPZ, pkt 5): zmianę wymogu, poprzez ustalenie minimalnej długości przekątnej panela dotykowego wynosiła minimum 7”; c/ (Pkt 4.1 OPZ, pkt 5): zmianą wymogu, aby dysk twardy mógł mieć pojemność min. 128 GB SSD; d/ (Pkt 4.1 OPZ pkt 7) wykreślenie fragmentu „dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia”;

2/ Dla urządzenia TYP 2 a/ (Pkt 4.2. OPZ): zmianę wymagania poprzez jednoznaczne określenie czy urządzenia ma być urządzeniem monochromatycznym czy też kolorowym; b/ (Pkt 4.2 OPZ pkt 3): zwiększenia czasu nagrzewania do 20 sek. c/ (Pkt 4.2. OPZ, pkt 4): zmianę wymogu poprzez zastrzeżenie aby taca ręczna mieściła nie mniej niż 50 arkuszy; d/ (Pkt 4.2 OPZ, pkt 5) zmianę wymogu, poprzez ustalenie minimalnej długości przekątnej panela dotykowego wynosiła minimum 7”; e/ (Pkt 4.2 OPZ, pkt 5): zmianą wymogu, aby dysk twardy mógł mieć pojemność min. 128 GB SSD; f/ (Pkt 4.2 OPZ pkt 7) wykreślenie fragmentu „dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia”; g/ (Pkt 4.2. OPZ pkt 6) zmianę rozdzielczości z 1200x1200 dpi na 600x600.

3/ Dla Urządzenia TYP3 a/ (PKT 4.3.OPZ pkt 3): usunięcie czasu nagrzewania 4/ Dla Urządzenia TYP 4 a/ (Pkt 4.4 OPZ pkt 3): zmianę maksymalnego czasu nagrzewania na 20 sek. b/ (Pkt 4.4 OPZ pkt 7) wykreślenie fragmentu „dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia”;

5/ Dla Urządzenia TYP 5 a/ (Pkt 4.5. OPZ, pkt 4): wymóg aby taca ręczna mieściła nie mniej niż 150 arkuszy; b/ (Pkt 4.5 OPZ pkt 7) wykreślenie fragmentu „dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia”;

6/ Dla Urządzenia TYP 6 a/ (Pkt 4.6. OPZ, pkt 4): zmianę wymogu ze 150 na 100 arkuszy; b/ (Pkt 4.6 OPZ pkt 7) wykreślenie fragmentu „dostępna z automatycznego podajnika dokumentów i z szyby urządzenia”;

7/ Dla Centralnego Systemu Wydruku a/ (Pkt 2.10 b) -usunięcie b/ (pkt 2.11 j) -usunięcie c/ (Pkt 2.11 k) zamianę poprzez nadanie następującej treści „System musi posiadać możliwość wstrzymania prac drukowanych do momentu ich odebrania na urządzeniu MFP z wykorzystaniem funkcji wydruku podążającego.”

d/ (Pkt 2.15 e) i g)) zmianę poprzez dopuszczenie alternatywnego rozwiązania polegającego na udostępnieniu wspólnego zestawu przycisków skanowania widocznych dla wszystkich użytkowników, z mechanizmem kontroli dostępu realizowanym po stronie systemu;

e/ (Pkt 2.15 pkt c) i d)) – usunięcie;

f/ (Pkt 2.21 pkt a)) zmianę wyrażenia „aplikacji www” na „aplikacji wyświetlanej na panelu MFP lub „interfejsu użytkownika dostępnego na urządzeniu MFP”.

g/ (Pkt 2.23 lit. c) i d) poprzez dopuszczenie, aby oprogramowanie OCR mogło być licencjonowane z określonym limitem przetwarzanych stron – przy założeniu, że:

• limit będzie odpowiednio dopasowany do przewidywanego zapotrzebowania Zamawiającego,

• wykonawca zapewni dostępność funkcji OCR przez cały okres trwania umowy bez ryzyka niewydolności,

• rozwiązanie będzie funkcjonalnie równoważne z wymaganym przez Zamawiającego.

h/ (Pkt 2.23 pkt q) - usunięcie i/ (Pkt.2.23 pkt r), t), u) i v) - usunięcie

W wyniku wniesionego odwołania przez wykonawcę Sharp Business Systems Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie , Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie wniesionym do Krajowej Izby Odwoławczej pismem z dnia 10 lipca 2025 r. wnosił o oddalenie odwołania w części, w jakiej Zamawiający nie uwzględnił zarzutów.

Przed otwarciem rozprawy, oświadczeniem złożonym do Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 21 lipca 2025 r. (pismo z dnia 15 lipca 2025 r. podpisane w dniu 16 lipca 2025 r.), Odwołujący cofnął odwołanie wniesione w dniu 16 czerwca 2025 r.

Izba zważa, iż Zamawiający na posiedzeniu nie wniósł kosztów, o których mowa w § 5 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania.

W konsekwencji Izba, na podstawie art. 568 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, umorzyła postępowanie odwoławcze, orzekając w formie postanowienia na podstawie art. 553 zd. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 574 i 575 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz § 9 ust. 1 pkt 3 lit. b) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. 2020 r. poz. 2437), z którego wynika, że w sytuacji cofnięcia odwołania przed otwarciem rozprawy w dniu, na który został wyznaczony termin rozprawy lub posiedzenia z udziałem stron lub uczestników postępowania odwoławczego – odwołujący ponosi koszty, o których mowa w § 5 pkt 2, oraz zwraca się mu 90% wpisu; w takim przypadku Izba zasądza koszty, o których mowa w § 5 pkt 2, od odwołującego na rzecz zamawiającego lub uczestnika postępowania odwoławczego, który przystąpił po stronie zamawiającego, wnoszącego sprzeciw wobec uwzględnienia przez zamawiającego w całości albo w części zarzutów przedstawionych w odwołaniu, oraz orzeka o dokonaniu zwrotu odwołującemu z rachunku Urzędu kwoty uiszczonej tytułem wpisu, w wysokości stanowiącej 90% jego wartości;

Z uwagi na powyższe, Izba postanowiła jak w sentencji.