Postanowienie KIO 3547/25 z 26 września 2025 r.

Uzasadnienie

Zamawiający, Minister Cyfryzacji, w imieniu i na rzecz którego działa Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – Państwowy Instytut Badawczy prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, pn. „ Dostawa Zestawów Wyposażenia Pracowni STEM (C13L) Część nr 1 i Część nr 2 ”, wewnętrzny identyfikator: ZWiDIT.2611.2025.341.RST[KPO]. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Suplemencie do Dziennika Urzędowego UE w dniu 11 sierpnia 2025 r., pod nr: 2025/S 152-525820. Wartość szacunkowa zamówienia przekracza progi unijne.

W dniu 21 sierpnia 2025 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wpłynęło odwołanie wykonawcy NTT Technology sp. z o.o. w Zakręcie (dalej: „NTT”) wobec treści dokumentów zamówienia, w zakresie dotyczącym określenia nierealnego terminu realizacji zamówień wykonawczych.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu

• naruszenie art. 16 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm., dalej jako „PZP”) poprzez określenie – zarówno w zakresie dotyczącym Części 1, jak też Części 2 – zbyt krótkiego, a przez to nierealnego terminu realizacji zamówienia (tj. terminu dostawy, rozumianego jako termin realizacji zamówień w ramach Umów wykonawczych, wynoszącego nie dłużej niż 60 dni od dnia zawarcia Umowy wykonawczej) w: § 2 ust. 3 Załącznika nr 6 do Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: „SWZ”) oraz § 2 ust. 1 Załącznika nr 3 do Umowy ramowej – Wzór Umowy wykonawczej.

Mając powyższe na uwadze, Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu zmiany treści dokumentów zamówienia, poprzez wskazanie, że terminem wykonania Umowy wykonawczej będzie 6 miesięcy od dnia jej zawarcia w miejsce obecnie przyjętych 60 dni.

Na wstępie uzasadnienia odwołania, Odwołujący wyjaśnił, że zakwestionowany odwołaniem termin realizacji Umowy wykonawczej jest abstrakcyjny i w sposób nieuzasadniony oraz nieproporcjonalny do potrzeb Zamawiającego ogranicza konkurencję, gdyż nie ma pokrycia w realnych możliwościach wykonania Umów wykonawczych przez wykonawców. Zamawiający określił bowiem obowiązek dostawy Zestawów objętych Umową wykonawczą w terminie 60 dni od dnia zawarcia umowy (§ 2 ust. 3 Załącznika nr 6 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy ramowej oraz § 2 ust. 1 Załącznika nr 3 do Umowy ramowej – Wzór Umowy wykonawczej). Odwołujący dalej wyjaśnił, że zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 1 do SWZ (dalej: „SOPZ”) przykładowo dwie pracownie, objęte jedną częścią zamówienia, zakładają dostawę ponad 21 000 szt. laptopów, natomiast zestaw do Pracowni Konstruowania Robotów obejmuje m.in. po 6 szt. laptopów i tabletów, co przy zakładanej ilości 7 zestawów oznacza dostarczenie po 11 946 szt. każdego z urządzeń, nie licząc pozostałego wyposażenia wchodzącego w skład Zestawu. Tym samym, zdaniem Odwołującego, wolumen świadczenia pozostaje na bardzo wysokim poziomie, nieadekwatnym do wyznaczonego terminu. Odwołujący jest zdania, że określając termin realizacji zamówienia publicznego zamawiający powinien uwzględniać skalę zamówienia, a w szczególności uwarunkowania techniczne i organizacyjne związane z realizacją dostaw. Natomiast – jak wskazał – Zamawiający zdaje się nie uwzględniać procesu, jaki przejść musi każde zamówienie, udzielone w ramach Umowy Wykonawczej, w tym konieczność złożenia zamówienia u producentów/dystrybutorów oferowanego sprzętu i fakt zlokalizowania zakładów produkcyjnych renomowanych producentów sprzętu poza Europą, następnie okres produkcji sprzętu komputerowego w fabryce (Chiny lub inne kraje Azji), kolejno czas transportu wyprodukowanego sprzętu do Polski (droga morska – okres 3 miesięcy) i czas realizacji dostaw sprzętu do Zamawiającego (1 miesiąc). Zatem, według Odwołującego, realny termin realizacji przedmiotowego projektu wynosi co najmniej 6 miesięcy. Wskazał również, że w przypadku wystąpienia czynników zewnętrznych (np. zatorów w portach, opóźnień produkcyjnych, braku komponentów), termin ten może ulec dalszemu wydłużeniu, np. w czwartym kwartale roku, będącym, jak wskazał, najbardziej obciążonym okresem logistycznym, a ponadto fabryki producentów posiadają ograniczenia produkcyjne i nie są w stanie zrealizować tak dużych wolumenów w krótkim czasie. Jak podkreślił Odwołujący, w świetle tak ustalonego terminu, wykonawcy zmuszeni są do podjęcia decyzji o produkcji i imporcie sprzętu jeszcze przed zawarciem umów wykonawczych, bez gwarancji, że ich oferta zostanie wybrana, co więcej, wobec zastrzeżenia dla Zamawiającego uprawnienia do odstąpienia od niezrealizowanej części dostawy, jeżeli termin bazowy zostanie przekroczony o 10 dni, mimo zamówienia i opłacenia dostaw, wykonawca nie będzie miał gwarancji ich sprzedaży. Odwołujący uważa, że takie ryzyko gospodarcze jest niewspółmierne i nieuzasadnione, szczególnie w kontekście potencjalnych strat, jakie mogą ponieść wykonawcy, w sytuacji gdy nie uda im się go dostarczyć w ramach zapytań wykonawczych i pozostanie niesprzedany.

W odpowiedzi z dnia 23 września 2025 r. na odwołanie, Zamawiający, Minister Cyfryzacji, w którego imieniu i na rzecz działa Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – Państwowy Instytut Badawczy (dalej: „NASK”) wniósł o oddalenie odwołania. Wyjaśnił, iż okres realizacji zadania jest ograniczony ze względu na źródło finansowania, jakim jest Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności (dalej: „KPO”), które wprowadza warunek zakończenia wszystkich zaplanowanych inwestycji i reform do końca 2026 r. Przedmiotowe zadanie jest zaś realizowane w ramach inwestycji C2.2.1 „Wyposażenie szkół/instytucji w odpowiednie urządzenia i infrastrukturę ICT w celu poprawy ogólnej wydajności systemów edukacji” w ramach Komponentu C „Transformacja cyfrowa” Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, wskaźnik C13L „Laboratoria sztucznej inteligencji (AI) oraz laboratoria nauk przyrodniczych, technologii, inżynierii i matematyki (STEM) utworzone w szkołach”. Podniósł, że nie jest w stanie organizacyjnie przyjąć realizacji wszystkich zamówień wykonawczych jednocześnie, stąd zamówienia wykonawcze będą udzielane sukcesywnie oraz odbierane odpowiednio w trakcie trwania umowy ramowej. W związku z tym, jak podkreślił, termin 60 dniowy na dostawę jest obiektywnymi okolicznościami, a jednocześnie nie jest terminem, który uniemożliwia realizację zamówienia. „Wykonawca po podpisaniu umowy ramowej może wstępnie przygotować się do realizacji zamówienia, tak by w przypadku uzyskania zamówienia wykonawczego niezwłocznie przystąpić do działań. Jednocześnie konstrukcja umowy ramowej pozwala wykonawcy na ocenę ryzyka niezrealizowania zamówienia w terminie oraz w przypadku negatywnej oceny nieprzystąpienia do ubiegania się o realizację zamówienia wykonawczego.” Do postępowania przystąpienie zgłosili wykonawcy:

• po stronie Odwołującego – Immitis sp. z o.o. w Bydgoszczy,

• po stronie Zamawiającego – MBA System sp. z o.o. w Warszawie.

Pismem wniesionym do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej dnia 25 września 2025 r., Odwołujący cofnął w całości odwołanie i wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego i zwrot części wpisu, Termin rozprawy w niniejszej sprawie został wyznaczony na dzień 26 września 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje.

Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że odwołanie nie zawiera braków formalnych, a także że zgłoszone przystąpienia do postępowania odwoławczego są skuteczne.

Jak wynika z akt sprawy, Odwołujący NTT oświadczył na piśmie, że cofa odwołanie, zaś oświadczenie to wpłynęło do Izby w dniu poprzedzającym dzień, na który został wyznaczony termin rozprawy.

Wobec powyższego, wobec brzmienia art. 568 pkt 1) PZP, zasadne stało się umorzenie niniejszego postępowania odwoławczego. Zgodnie z art. 520 PZP, odwołujący może cofnąć odwołanie do czasu zamknięcia rozprawy, zaś cofnięte odwołanie nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem odwołania do Prezesa Izby.

Podkreślić należy, że cofnięte odwołanie nie może być przedmiotem rozpatrzenia przez Izbę, zatem postępowanie odwoławcze podlega umorzeniu.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie przepisów art. 574 PZP oraz § 9 ust. 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. poz. 2437 ze zm.), z których wynika, że jeżeli postępowanie zostało umorzone na skutek cofnięcia odwołania przed otwarciem rozprawy najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, na który został wyznaczony termin rozprawy lub posiedzenia z udziałem stron lub uczestników postępowania odwoławczego – odwołującemu zwraca się 90% wpisu.