Postanowienie KIO 5463/25 z 7 stycznia 2026 r.

Uzasadnienie

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Warszawie, zwany dalej „zamawiającym”, prowadzi postępowanie w celu zawarcia umowy ramowej, z odpowiednim zastosowaniem przepisów dotyczących trybu przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), zwanej dalej „ustawą Pzp” lub „Pzp”, którego przedmiotem jest umowa ramowa na rozwój Kompleksowego Systemu Informatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 14 października 2025 r., Dz.U. S: 197/2025 nr 674301-2025.

Wobec czynności i zaniechań zamawiającego w ww. postępowaniu 5 grudnia 2025 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, zwanej dalej również „Izbą”, wniósł odwołanie wykonawca Asseco Poland S.A. w Rzeszowie, zwany dalej „odwołującym”.

Zarzuty i żądania odwołania

Odwołujący wniósł odwołanie wobec modyfikacji Specyfikacji Warunków Zamówienia z 25 listopada 2025 r. w zakresie załącznika nr 1 definicje do załącznika nr 2 do SWZ – wzoru umowy ramowej o treści:

Incydent powodujący całkowity brak możliwości korzystania z Elementu KSI ZUS (w tym Oprogramowania Dedykowanego i Oprogramowania Użytkowego) albo takie ograniczenie możliwości korzystania z powyższego, że przestaje ono spełniać swoje funkcje. W szczególności dotyczy to Incydentu powodującego przerwę w działaniu lub obniżenie jakości usługi, zidentyfikowany jako: incydent dostępności, wydajności, niezawodności, ciągłości – sytuacja, kiedy w danej godzinie zostały zarejestrowane w Systemie Zgłoszeniowym incydenty i jednocześnie zarejestrowane zostały zdarzenia krytyczne dotyczące dostępności albo wydajności albo niezawodności albo ciągłości Usług IT, lub incydent powodujący całkowity brak możliwości korzystania z aplikacji, albo takie ograniczenie możliwości korzystania, że przestaje ona spełniać swoje funkcje biznesowe (takie, jak: rejestracja wniosku, dodanie dokumentu, opracowanie sprawy, weryfikacja danych, zapis lub podpis (w tym elektroniczny) dokumentu, generowanie pisma lub rachunku, emisja dokumentu), w szczególności uniemożliwiający realizację któregokolwiek z poniższych zadań:

a) obsługę wniosków krytycznych dla Zakładu, tzn. takich, które mają zdefiniowany biznesowy maksymalny czas realizacji do 7 dni, we wszystkich centrach obsługi wniosków z danego obszaru biznesowego (np. CWK, CSR, itp.), b) przygotowanie dokumentów finansowo-księgowych z operacji dziennych, c) dzienne przetwarzanie wsadowe, d) przetwarzanie list wypłatowych terminowych i dziennych, e) waloryzację roczną świadczeń emerytalno-rentowych, f) roczne rozliczenie podatkowe świadczeniobiorców, g) przyznawanie świadczeń w celu ustalenia wypłaty po raz pierwszy, h) zmiany świadczeń w celu ustalenia ponownej wypłaty, i) pracę w aplikacjach przez nieprawidłowe działanie ich kluczowych biznesowo funkcji na stacjach roboczych pracujących w obecności klienta Zamawiającego, dla co najmniej 1 Oddziału Zamawiającego, j) pracę w aplikacjach przez nieprawidłowe działanie ich kluczowych biznesowo funkcji na stacjach roboczych produkcyjnych w środowisku kwarantanny podczas pilotażu, wdrożenia, wdrożenia transzowego – w ramach realizacji Modyfikacji.

Incydent Krytyczny, w przekazywanych do Wykonawcy Zgłoszeniach w ramach Usługi Serwisowej UR20XX_ODI, jest oznaczany parametrem: Incydent Krytyczny Interakcja albo Incydent Krytyczny Pozostałe.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie 99 ust. 1 i 4 Pzp w zw. z art. 16 Pzp - przez opisanie przedmiotu zamówienia w zakresie dotyczących zobowiązań wykonawcy w sposób otwarty, niedookreślony, uniemożliwiający skalkulowanie oferty przez wykonawcę.

Odwołujący wniósł o nakazanie zamawiającemu dokonania zmiany definicji Incydentu Krytycznego, która w sposób jednoznaczny i wyczerpujący opisze zakres obowiązków wykonawcy za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń poprzez:

1) w zakresie otwartego i niejasnego sformułowania „ograniczenie możliwości korzystania” odwołujący wskazał, że nie chce narzucać zamawiającemu jednego możliwego rozwiązania. Niemniej jednak – wyprzedzając ponawianą przez zamawiającego instytucję blankietowości zarzutu w przypadku braku wskazania żądania zmiany – odwołujący wskazał, że poniższe brzmienie nie narusza postanowień art. 99 ust. 1 ustawy Pzp: incydent powodujący całkowity brak możliwości korzystania z aplikacji, albo takie ograniczenie możliwości korzystania, że dla minimum 70% aktywnych użytkowników przestaje ona spełniać swoje funkcje biznesowe (takie, jak: rejestracja wniosku, dodanie dokumentu, opracowanie sprawy, weryfikacja danych, zapis lub podpis (w tym elektroniczny) dokumentu, generowanie pisma lub rachunku, emisja dokumentu),

2) wykreślenie zwrotu „w szczególności” w nowej treści definicji i nadanie mu następującego brzmienia: incydent powodujący całkowity brak możliwości korzystania z aplikacji, albo takie ograniczenie możliwości korzystania, że przestaje ona spełniać swoje funkcje biznesowe (takie, jak: rejestracja wniosku, dodanie dokumentu, opracowanie sprawy, weryfikacja danych, zapis lub podpis (w tym elektroniczny) dokumentu, generowanie pisma lub rachunku, emisja dokumentu), uniemożliwiając realizację któregokolwiek z poniższych zadań:

3) zamieszczenie w SWZ listy wniosków krytycznych dla Zakładu, czyli takich, które mają zdefiniowany biznesowy maksymalny czas realizacji do 7 dni.

Kolejno ustalono, że po wniesieniu odwołania, 10 grudnia 2025 r., zamawiający dokonał następującej modyfikacji w zakresie załącznika nr 1 definicje do załącznika nr 2 do SWZ – wzoru umowy ramowej:

Incydent powodujący całkowity brak możliwości korzystania z Elementu KSI ZUS (w tym Oprogramowania Dedykowanego i Oprogramowania Użytkowego) albo takie ograniczenie możliwości korzystania z powyższego, że przestaje ono spełniać swoje funkcje. W szczególności dotyczy to Incydentu powodującego przerwę w działaniu lub obniżenie jakości usługi, zidentyfikowany jako: incydent dostępności, wydajności, niezawodności, ciągłości – sytuacja, kiedy w danej godzinie zostały zarejestrowane w Systemie Zgłoszeniowym incydenty i jednocześnie zarejestrowane zostały zdarzenia krytyczne dotyczące dostępności albo wydajności albo niezawodności albo ciągłości Usług IT, lub incydent powodujący całkowity brak możliwości korzystania z aplikacji, albo takie ograniczenie możliwości korzystania, że dla minimum 50% aktywnych użytkowników korzystających z aplikacji lub usługi w danej TJO lub Centrali ZUS przestaje ona spełniać swoje funkcje biznesowe (takie, jak: rejestracja wniosku, dodanie dokumentu, opracowanie sprawy, weryfikacja danych, zapis lub podpis (w tym elektroniczny) dokumentu, generowanie pisma lub rachunku, emisja dokumentu), w szczególności uniemożliwiający realizację któregokolwiek z poniższych zadań:

a) obsługę wniosków krytycznych dla Zakładu, tzn. takich, które mają zdefiniowany biznesowy maksymalny czas realizacji do 7 dni, we wszystkich centrach obsługi wniosków z danego obszaru biznesowego (np. CWK, CSR, itp.), b) przygotowanie dokumentów finansowo-księgowych z operacji dziennych, c) dzienne przetwarzanie wsadowe, d) przetwarzanie list wypłatowych terminowych i dziennych, e) waloryzację roczną świadczeń emerytalno-rentowych, f) roczne rozliczenie podatkowe świadczeniobiorców, g) przyznawanie świadczeń w celu ustalenia wypłaty po raz pierwszy, h) zmiany świadczeń w celu ustalenia ponownej wypłaty, i) pracę w aplikacjach przez nieprawidłowe działanie ich kluczowych biznesowo funkcji na stacjach roboczych pracujących w obecności klienta Zamawiającego, dla co najmniej 1 Oddziału Zamawiającego, j) pracę w aplikacjach przez nieprawidłowe działanie ich kluczowych biznesowo funkcji na stacjach roboczych produkcyjnych w środowisku kwarantanny podczas pilotażu, wdrożenia, wdrożenia transzowego – w ramach realizacji Modyfikacji.

Incydent Krytyczny, w przekazywanych do Wykonawcy Zgłoszeniach w ramach Usługi Serwisowej UR20XX_ODI, jest oznaczany parametrem: Incydent Krytyczny Interakcja albo Incydent Krytyczny Pozostałe.

(por. zmiana SWZ z 10 grudnia 2025 r., załącznik do wniosku odwołującego o umorzenie postępowania odwoławczego)

Ustalono także, że 16 grudnia 2025 r. odwołujący wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp. W uzasadnieniu wniosku odwołujący wskazał, że zamawiający dokonał zmian SWZ w zakresie definicji „Incydentu krytycznego”, a zatem obecnie nie istnieje już substrat odwołania, a tym samym ziściła się przesłanka określona w art. 568 pkt 2 Pzp.

(por. ww. wniosek odwołującego, w aktach sprawy)

Krajowa Izba Odwoławcza zważyła, co następuje.

Izba, działając na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp, postanowiła umorzyć odwoławcze, gdyż dalsze postępowanie stało się zbędne. Stosownie do art. 568 pkt 2 Pzp, Izba umarza postępowania odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne .

Zbędność postępowania odwoławczego wynikała z faktu, że po wniesieniu odwołania zamawiający dokonał modyfikacji postanowień SWZ zakwestionowanych przez odwołującego co spowodowało, że treść warunków zamówienia, wobec których odwołujący wniósł odwołanie już nie istnieje.

Dostrzeżenia wymaga również, że zgodnie z art. 513 ust. 1 ustawy Pzp odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania wykonawców lub konkursie, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania wykonawców lub konkursie, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;

3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego obowiązany.

R ozstrzyganie w przedmiocie zarzutów skierowanych wobec historycznych, nieistniejących na moment wyrokowania, czynności zamawiającego stało się zbędne.

W związku z powyższym Izba, działając na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy Pzp, postanowiła jak w pkt 1 sentencji.

Zgodnie z art. 557 ustawy Pzp, w wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania odwoławczego. Z kolei w świetle art. 575 ustawy Pzp, strony oraz uczestnik postępowania odwoławczego wnoszący sprzeciw ponoszą koszty postępowania odwoławczego stosownie do jego wyniku.

Jak wskazuje się w piśmiennictwie, reguła ponoszenia przez strony kosztów postępowania odwoławczego stosownie do wyników postępowania odwoławczego oznacza, że „ obowiązuje w nim, analogicznie do procesu cywilnego, zasada odpowiedzialności za wynik procesu, według której koszty postępowania obciążają ostatecznie stronę „przegrywającą” sprawę (por. art. 98 § 1 k.p.c.)” J.J., Komentarz do art.192 ustawy - Prawo zamówień publicznych, w: D.W.., J.J.., S.M.. Prawo zamówień publicznych. Komentarz, LEX, 2014, wydanie VI.

Izba, kierując się wynikiem postępowania odwoławczego, stosując przepis § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), postanowiła znieść wzajemnie koszty postępowania odwoławczego oraz zwrócić odwołującemu kwotę uiszczoną tytułem wpisu od odwołania.